如何提升自己一天的效率
作者 / 静静教主
排版 / 静静教主
文章字数 / 2622
阅读时长 / 4分钟
大家好，我是教主。（静静也行）
前段时间，我感觉自己的工作有些混沌，不知道自己每天都在忙什么、都完成了什么、都有哪些成果和进度。
于是就在某宝买了一个todolist小本本。
心里想着：我要把自己之前「写每日工作计划、按部就班执行计、然后一条条划掉」的好习惯捡回来。
但没想到，这小本本用了没几天，我就深感焦虑了…
要么，当天列下的计划太多，我根本做不完，到了晚上就是一顿懊悔
要么，就是小本本上写下的计划太少了，就一两件事，根本感受不到「划掉」的快乐
好几天的时间，我都在这两个「太多」和「太少」的极端来回游走。
但幸好！
在反复琢磨、看书、研究、实践之后，我找到了更适合自己，或许也会超级适合大家的：todolist的新用法！
此刻，我真的是像老母亲一样拍着胸脯跟大家说：
所有觉得自己每天没效率，没成就感；觉得自己超级拖延；甚至是不喜欢现在的工作和生活的胖友，都可以去尝试一下这个新用法！
它不仅可以提高我们一天的效率，更可以提高我们一生的效率！
直接讲用法吧～ 后面再解释这么做的原因哈。
在每天自己开始投入工作之前，先预留1个小时的时间出来。
比方说，作为自由职业者，我大部分时候是上午9点开始工作。那8点-9点这段时间，我就要留出来「备用」。
或者，对于上班族而言，大部分胖友的上班时间是上午10点，那9点-10点这段时间，大家也要预留出来做「备用」。
「备用」的这1个小时要干什么呢？
把它拆分成两个部分。
前30分钟用来写当天的todolist；后30分钟用来做todolist上对自己而言「重要但不紧急」的事情。
直接拿我自己来打个例子哈：
今天上午我9点钟要开始工作，那8点-9点就是我预留给自己的「工作前1小时」
前半个小时我做了这样几件事：
第一，先拿出一张A4纸，然后一股脑地把自己今天想干的所有事情都写下来，不束缚自己的那种写，心里想做什么，都直接写在A4纸上。
第二，看着这些「事项」，把必须在今天完成的事情勾出来。
第三，用红色的笔在「重要不紧急」的事项下面划线；蓝色的笔在「重要紧急」的事项下面划线；灰色的笔在「紧急不重要」的事项下面划线。
第四，把这些事情中，所有看起来复杂的任务，都拆分成更细致，更具体的步骤。
第五，拆分完之后，基本半个小时就要过去了～ 最后把拆分好的事件，都一一写在todolist小本子上。（当然，还是要用它们自己的颜色来写哈）
而后边个小时呢，找到todolist小本子上面，用红色的笔写的「重要不紧急」事件，在这半个小时里，就全心全意做这件事就OK了。
1个小时过去之后，就开启一天的正式工作，对着todolist上拆分好的事项和步骤，按部就班去完成，完成一项划掉一项。
看到这里，胖友们的疑问可能就要来了：这样做的奥妙在哪里？
不要慌，静下心来听我的解释。
疑问一：为什么要把花半个小时的时间，把todolist上的任务拆分的那么细？
一个原因是：方便执行，拒绝拖延。
「把某一个任务拆分到具体可执行的步骤」这个理论，是GTD时间管理的核心。
人，之所以会拖延，会不想做事情，没有别的原因，就是因为这件事在自己的想象中感觉太大，太难，太复杂了，不知道该从哪里入手。
就像，当我看到自己的todolist上写的是：写一篇文章或拍一条视频的时候，首先冲击出来的感受，也是觉得“难”，觉得“费劲”，觉得“无从下手”。
而当我在写todolist时，顺便回想一下自己以往写一篇文章的步骤。
把自己都需要做哪几道工序都一一写明白之后，脑子里就顿时感觉轻松了许多：嗯，只要按着这些步骤一步步去做就好了。
「拆分到具体可执行的步骤」其实从某种程度上来说，是把一件比较复杂的事情「机械化」了，而大脑呢，就比较容易接受这些「简单的、机械化的」东西。
另一个原因是：能让自己清晰地看到这件事的进度。
还是我写文章的例子哈，当我的todolist上只有「写一篇文章」这一条的时候，todolist就失去了它的意义。
因为我写文章至少需要1天的时间。
大家想想啊，假设我早上写了一条todolist，到晚上睡觉的时候才能把这仅有的一条划掉。我就真的“划了个寂寞”？
而且很多时候，我到了晚上还写不完一篇。
这就会导致我的焦虑感慢慢上线：嗯？我写了一天，啥也没写完？？？
所以，把所有关于这件事的步骤都拆出来，完成哪个步骤就划掉哪个步骤，才能让自己真正的、时不时的、感受到「这件事确实在推进」。
也能让自己清晰地看到，这篇文章我已经完成90%了，就差最后一步。
疑问二：划分重要紧急和重要不紧急的事，这不就是四象限法则吗？直接在本子上画个四象限，把对应的事件填进去不就行，有必要用3种颜色的笔去写？
有必要，而且是超级有必要。
用一句话来说，拿颜色来区分，可以加快我们对事情的判断速度。
而且，如果我们用这个方法用了很久，已经习惯了。那就不用一再地跟自己强调：这个表格里是重要紧急的事，要先做。
而是形成了一种类似条件反射的作用：看到todolist里红色字体，就直接开始瞄准它们做事。
这点我是真的亲测有效！
我只写了两三天，现在已经有这样的条件反射了。每天打开本子，第一眼就是冲着红色字体的条目去的，目标就是先把它做完，然后给它划掉。
疑问三：为什么后30分钟要做「重要不紧急」的事情，而不是做「重要紧急」的事情。
第一，为了避免我们把所有「重要不紧急」的事情拖成「重要又紧急」的事情。
这是我之前经常会犯的错误，相信很多胖友也深有同感…
本来「重要不紧急」的事情是可以慢慢做，最后拿出高水准的作品来交差的，但因为自己太拖，所以把它硬拖成了「重要又紧急」，最后只能草草地交出一个连自己都不满意的版本。
第二，为了让自己找到新的发展可能。
可能有很多胖友，每天到公司之后都是按部就班地干活儿，领导交代什么就做什么。对现在的工作没太大的感觉，但是也不知道自己应该去做什么，去喜欢什么。
这时候呢，就可以把「这后30分钟」的时间留给自己，去尝试对自己而言「重要不紧急」的事情。
打个例子：
小红公司是干短视频运营的，但是她不喜欢现在的工作，她也不知道自己喜欢什么，想换但是没有思路。
如果一天天就这么郁闷下去，那可能这辈子都不知道自己喜欢什么。
所以这时候的小红，就可以有意识地、每个月给自己一个体验新项目的机会。
比如，3月份看看自己对写文章感不感兴趣、4月份看看自己对策划感不感兴趣…每天都用这后30分钟的时间，挨个体验一下，总能找到让自己激动的职业～
除了按部就班的职场工作，每天都有30分钟是留给自己的，可能才会找到属于自己的最棒的人生吧～
最后，很真心地建议大家，写这样的todolist最好不要用电子版软件，要用纸质版。而且，也不要把每天的todolist写在便签上，做完就撕掉或者扔掉，毕竟这是自己奋斗过的汗水。
每天、每次都翻开看的时候，看到满满当当的「已完成」，都可以感受到来自自己的精神鼓舞～
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PS：
可能有些胖友还会有疑问：上班前的1个小时我在路上，怎么可能用这个方法？
灵活一点哈，第一，这件事可以在地铁上做，第二，你也可以比平常早起1个小时，在家里做。
PPS：
最近收到一条特别特别温暖的留言：
喜欢这句话，不是因为后面的表白和笔芯，而是这位集美写的前半句，让我感觉到了：
嗯，这个定位概括做的好棒！！！她比我更懂我！
说句真心话啊，我在公众号的内容创作上，其实总会有一点点担心。
担心自己写的东西会不会太杂了？有时候写学习方法，有时候写职场心得，有时候又写一堆七七八八的人生感悟…
直到在这个留言出现的那一刻，我才明白：
嗯！我所分享的内容，把共同点抽离出来，其实都是有关「提高效率」的问题～
爱你们。♥️
参考书目：
《起床后的黄金1小时》 [日]池田千惠 / 北京日报出版社 / 2021-1
《终身学习》罗振宇 / 北京联合出版社 / 2017
《搞定》[美]戴维·艾伦 / 张静 / 中信出版社 / 2010