如何编写企业年鉴

《企业年鉴》是记载企业一年来发生的重大事件, 反映企业工作发展概况, 系统总结工作经验的资料性工具书。 它已日渐为企业档案部门所重视。《企业年鉴》 是企业档案编研工作的有效形式之一企业档案编研范围很广, 课题繁多, 选择什么样的编研形式, 才能达到事半功倍的效果呢?企业档案编研主要是为企业的生产经营和科技进步服务, 只有根据企业自身管理、 生产经营特点和实际需要进行开发, 编研工作才更具有现实意义, 编研材料才能发挥其应有的作用,取得一定的社会效益和经济效益。 而《企业年鉴》 不失为一种较好的编研形式。

其理由有三

一是《企业年鉴》 将企业经营管理各要素信息汇编成集, 全面记载了企业一年来的重大事件, 及时反映企业发展概况, 系统总结企业取得的成绩和经验。 每年一卷,逐年编制, 可系列成套。 既考虑了 企业档案编研的整体性、 系统性和连续性, 又兼顾了它的时效性、 实用性和指导性；

二是《企业年鉴》 编辑的是前一年的历史, 利用的是前一年的档案资料, 内容少且新, 编研人员比较容易掌握这些档案的形成背景、 特点及相互间的联系, 便于组织编写；

三是档案内容与企业当前工作有一定的联贯性, 能够直接为企业领导和业务部门提供查考、 借鉴、 比较、 服务, 从而提高利用价值。 由此看, 《企业年鉴》 既有史料文献价值, 又对企业现实工作具有指导作用, 企业档案部门可作为一种长期的编研课题。

编写《企业年鉴》 的主要步骤

1、 明确编写目的。 要明确编写《企业年鉴》 的目的是便于相关单位更系统、 全面地认识和了解本单位, 为企业领导总结经验、 借鉴历史、 提供决策服务, 为提高企业声誉、 促进横向联系提供宣传服务, 为职工提供资料检索服务。

2、 确定编写人员。 必须选择一个对企业情况较熟悉、 有一定文字基础、 具有较强工作责任心的专人编写。

3、 框定结构。 《企业年鉴》 涉及面广, 内容包罗万象, 需要足够的栏目和相应的篇幅。 虽然不同企业因编制目的、 服务对象的不同, 内容有所侧重, 但基本栏目应予保证。 《企业年鉴》 的基本框架应包括企业概况、 人事与机构、 各厂(公司)简介、 企业管理、 党群工作、 大事记等。 为使材料的收集、 选择更有针对性, 编写前要规定各栏列入的主要内容。

4、 收集、 选择、 加工资料。 因编研工作是建立在对档案资料的取舍、 研究、 加工、 综合基础上的, 材料的好坏将直接影响编研工作的质量, 因而, 编写《企业年鉴》 时, 要充分考虑档案材料的数量、 质量、 完整程度和利用价值等因素, 并根据确定的栏目和范围, 以室藏档案为基础, 收集有关部门保存的材料。 在此基础上, “去粗取精、 去伪存真” , 并对材料进行必要的文字加工, 使其精炼、 明确,符合编辑要求。

5、 附件工作。 附件是主稿的补充, 附件工作不容忽视。 主稿完成并不意味编写工作的结束, 还需要撰写编辑说明(或前言、 序言) , 编制目录等。 只有主稿和附件两者结合, 一本完整的《企业年鉴》 才算完成。

6、 编写体例灵活多样。 《企业年鉴》 总体上可采用分类编辑法, 以“部类” 为单元, “部类” 由分目和有关条目组成, 做到要而不繁, 疏而不漏, 便于读者检索。 具体表现形式上可采用文字式、 图表数字式。 如“企业概况” 、 “厂、 公司简介”等栏目, 以表格形式出现, “党群行政组织机构” 栏用示意图表示, 使人一目 了然;而“大事记” 则“以时系事” , 即按年、 月、 日时间顺序, 采用条目式, 逐条记述企业当年度发生的大事, 文字简明扼要, 便于通览和查找。

7、 审核工作。 为保证编研质量, 审核是很重要的一个环节。 在初稿完成后, 除档案部门领导审阅把关, 更重要的是要将《年鉴》 按内容分门别类, 下发至各归口部门, 由专业人员和主管领导就文字的表达方法、 资料数据的真实性和准确性等方面进行审核, 提出修改意见。 编写人员根据反馈意见及时修改、 调整, 再交档案部门领导审阅。

编写《企业年鉴》 应注意的问题

1提高编写人员的素质至关重要。 编写人员的素质和状态能否适应企业形势发展的需要, 直接关系到编研工作的质量和效率。 因此, 编写人员要全面熟悉室藏档案,熟悉开发利用知识, 了解企业生产经营状况和领导工作思路, 三者缺一不可。 熟悉室藏档案是编写《年鉴》 的基础。 通过室藏档案了解企业领导在思考什么, 业务部门需要什么, 才能在编写中注意这些问题, 使编写工作“对症下药” 。

2, 编写人员还要深入二级厂、 各处室直接收集企业生产经营活动信息, 掌握第一手材料, 掌握《年鉴》 的利用情况, 作为下一次编写工作的借鉴, 使下一部《年鉴》编得更好。 同时, 要提高自己的业务知识, 钻研档案编研理论, 总结编研规律, 使编研工作精益求精。对《年鉴》 本身, 一要注意详略得当, 主次分明。 重要栏目文字内容要详述, 而次要栏目可简略;

二要避免重复。 有些内容如同时可列入几个栏目, 就要选择其最佳位置。 即使确需多处列入, 则其中一处详述, 其余各处一笔带过;三要保持连续性。 由于企业某些工作需跨年度完成(如有的技改项目或重大改革活动等) , 因此, 对这些内容要分年度记述, 不能有上文而无下文, 失去连续性, 从而降低利用价值。

四是文字表达统一化, 内容取舍规范化。 如计算单位统一采用国际标准计量单位,统一用文字或字母, 日期、数字统一用阿拉伯数字; 荣誉一律从大到小即国家、部、省、 市级依次排列, 授予单位统一用“全称” , 获奖单位统用“简称” 。 “会议概况” 内, 凡遇会议换届的, 都写入“会议主席团成员名单” , 不换届的, 一概不写等等。 五是各类数据要以各部门提供的为准, 由主管部门核实、 查证。《企业年鉴》是记载企业一年来发生的重大事件, 反映企业工作发展概况, 系统总结工作经验的资料性工具书。 它已日渐为企业档案部门所重视。

《企业年鉴》 是企业档案编研工作的有效形式之一企业档案编研范围很广, 课题繁多, 选择什么样的编研形式, 才能达到事半功倍的效果呢?企业档案编研主要是为企业的生产经营和科技进步服务, 只有根据企业自身管理、 生产经营特点和实际需要进行开发, 编研工作才更具有现实意义, 编研材料才能发挥其应有的作用,取得一定的社会效益和经济效益。 而《企业年鉴》 不失为一种较好的编研形式。

企业年鉴的价值、 特色与编纂思考/张鑫

作为舶来品的年鉴， 20 世纪 80 年代以前， 国内虽有编纂， 但为数不多。 改革开放伊始， 1979 年 10 月邓小平同志提出“编辑出版年鉴， 很有必要， 这是国家的需要， 四化建设的需要”， 此后各种年鉴应运而生， 并且形成规模， 成为我国文献的重要组成部分。

在这样的历史背景下， 作为年鉴家族中的一种新品种， 企业年鉴也随之发展起来。 以我较为熟悉的中国钢铁行业为例： 《鞍钢年鉴》 、 《太钢年鉴》 、 《本钢年鉴》 、 《武钢年鉴》 、 《济钢年鉴》 、 《马钢年鉴》 等率先出现于 20 世纪 80 年代， 随后， 《重钢年鉴》 、《攀钢年鉴》 、 《广钢年鉴》 、 《新余钢厂年鉴》 、 《安钢年鉴》 、 《包钢年鉴》 等三四十种年鉴逐一加入到我国年鉴行列之中。 上海地区的企业年鉴发展得较晚， 除《上海长江轮船公司年鉴》 和《上海梅山冶金公司年鉴》 (首部年鉴于 1 987 和 1989 年分别问世)外，《上海第三钢铁厂年鉴》 、 《上海邮政年鉴》 、 《上海铁路局年鉴》 、 《上海铁路分局年鉴》 、 《上海远洋运输公司年鉴》 、 《中远集装箱运输有限公司年鉴》 、 《上海邮电年鉴》 、《上海市长途电信局年鉴》 、 《上海地铁年鉴》 、 《上海电话局年鉴》 、 《上海石化年鉴》 、《上海电信年鉴》 等都诞生于 20 世纪 90 年代。 宝钢的年鉴开编始于 1 994 年， 初是为了收集、 积累宝钢史料， 故采用年刊， 以年鉴条目体的形式编撰《宝钢史志资料》 (共刊印 1 2本)。 宝钢真正的年鉴是 2001 年编纂出版的《上海宝钢年鉴》 ， 迄今已出版 5 辑。

根据几年来的实践， 我认为企业年鉴是我国改革开放中产生的新文献、 新事物， 是以企业年度发展情况为主要记述内容 亦是一种新类型的年度企业史。 它是系统汇辑企业上一年度中重要的信息和文献、 逐年编纂并连续出版的资料性工具书， 以反映企业在体制创新、 管理创新、 技术创新等方面的新动态、 新经验和新成果。

企业年鉴强调反映企业管理、 生产、 经营的年度状况， 具有综合性、 连续性、 权威性和功能性四大特点， 在信息传播技术高度发达的当今时代， 人们仍然需要企业年鉴， 就是因为年鉴的内容丰富、 全面、 独到、 准确、 权威， 方便检索， 尤其是经过人脑对企业信息的系统化处理后的资料， 是松散的、 有时缺乏考证、 缺乏原始出处的综合性网站资料所不可替代的。 除存史和现实利用外， 年鉴也是系统宣传企业形象的一种刊物。 有利于企业以外的社会对企业的了解， 有利于相互间的投资和经贸往来。

美国《财富》 杂志连续数年将宝钢评为世界 500 强企业。 面对经济全球化的挑战， 宝钢正大步走向世界， 已经是一个国际化的品牌， 成为我国民族工业发展的“领头羊”。 宝钢管理， 即所有经营管理和工作均要达到国际一流水平。 《上海宝钢年鉴》 的办刊宗旨， 就是以全面、 系统记录宝钢发展的基本情况为己任， 为国内社会各界及海外企业和人士了解、研究宝钢提供基本资料， 同样追求世界一流水平。 除现实应用外， 企业年鉴还可为企业编史修志提供部分翔实的资料， 使企业的史、 志、鉴工作“长短结合”， 具有连续性、 系统性、 互补性、 科学性。 第二部《宝钢志》 ， 即宝钢续志的编纂出版， 就是在年刊、 年鉴的基础上， 增补综合性资料、 背景资料和典型性资料，是志鉴工作相结合的成功范例。 由于本来有一定的资料基础， 故续志编纂从动员大会至出版， 仅花费了 1 年的时间， 而第一部《宝钢志》 的编纂出版整整花了 5 年的时间。 在编纂队伍方面， 续志的参编人员也比首轮的《宝钢志》 编纂人员少了 三分之二， 而编纂首部《宝钢志》 的经费是《宝钢志》 续志开支的三倍。我认为企业年鉴具有自身的性质、 特点和功能， 与企业的发展密切相关。 企业年鉴与地方综合年鉴有共通的地方， 但又具有自身的特点。

一、 企业年鉴的地位和作用

1． 企业年鉴是企业在管理中不可缺少的一种独特系统的参考文献。

凡是一个企业的领导， 要管理好企业， 发展好企业， 他首先必须尊重企业的历史， 认真了解该企业从无到有、 从小到大的发展史； 其次， 企业的领导要善于从企业发展的历史中获得正反两方面的经验教训， 来指导、 领导企业做好各方面的工作， 以求形成各项正确的举措， 不断提高企业的市场竞争能力， 提高员工的工资和福利。 宝钢集团有限公司新任党委书记刘国胜于 2003 年 2 月到任， 通过《宝钢志》 、 《上海宝钢年鉴》 等了解宝钢的历史发展情况， 并亲自到各部门和子公司进行实地调查研究， 在较短时间内掌握了公司各方面的情况， 很快真正地进入领导角色。 2003 年 5 月， 刘国胜同志到宝钢史志编辑部调研时说： 史志工作是企业管理的一项重要工作， 因为史志工作是组织记述宝钢发展历史的一项工作， 所以很重要。 中国特色社会主义

2． 企业年鉴是反映企业历史发展的权威性资料性的工具书。

一般来说编辑年鉴的资料都是由企业上层下文或通知给企业各单位或部门， 进行组稿工作。 各单位的撰稿员根据组稿要求收集上一年度的相关资料和图表等， 经过加工形成资料稿件， 并经各单位或部门的分管领导审核以后， 送达年鉴编辑部汇总编辑。 再由栏目编辑对年鉴资料进行二审和加工之后， 报送主编进行三审和总编辑， 同时还报请企业保密委员会进行保密审查后， 才能付印出版。 从年鉴的编辑流程来看， 一部质量较好的年鉴， 一般都要经过“三审”， 这一做法， 增强了年鉴资料的准确性、 系统性和权威性， 使年鉴资料较为可信、 可用、 可读、 可鉴。

3． 企业年鉴是企业文化建设的重要组成部分， 是对外宣传、 展示企业形象的有力栽体。

企业文化表现于企业的管理、 产品销售、 售后服务、 工序衔接、 岗位职责、 职工素质等等方面。 企业年鉴内容的表述都反映了企业文化建设的内容和要求： 其一， 可以在年鉴资料的基础上， 编写各种教材， 对员工进行厂情、 爱国主义、 反腐倡廉等一系列精神文明和政治文明的教育。 其二， 企业年鉴是一种社会主义先进文化的体现， 可以资政、 教化、存史。 其三， 企业年鉴是企业对外宣传的一个窗口， 与国内外同行进行交流、 沟通， 使世界了解中国的企业， 让全国了解本企业的成就， 提高企业在国内外的知名度， 塑造企业的良好形象。 其四， 在企业内部的各单位和部门， 通过企业年鉴看到本单位或部门的历史记载， 相互交流工作经验和方法， 了解大型企业集团的整体面貌和状况， 以激发职工爱国、爱厂、 爱岗位的热情。

4． 企业年鉴发挥了 为现实服务的功能， 成为企业内外相关者可读、 可用的文献、 工具书。

企业年鉴记述、 记载了 上一年度企业的基本情况和基本数据， 将“大、 特、 要、 新”的事物、 将企业方方面面有价值的信息浓缩于几十万言之中， 并组成一个有机整体， 给社会各界提供了 了解、 研究该企业、 甚至以该企业为“麻雀”解剖现代经济的真实信息。 年鉴的编纂，可以促进多方位、 多层次地对企业档案等材料的综合验证， 使企业分散的馆藏、 部门藏文档资料进一步达到完整、 准确的要求， 真正为企业保存有价值的资料， 更好地为现实服务。世界上一些发达的国家在诸多领域广泛应用年鉴。 改革开放后， 不少国外、 境外的投资者通过企业年鉴记载的信息了解企业情况， 在中国寻求投资项目和合作伙伴， 就是一个很好的印证。 单从一个企业而言， 企业内的各级领导往往在决策前需要了解以前的相关情况， 离不开企业年鉴； 各综合部门要查阅有关资料和汇总数据亦离不开企业年鉴。 浦钢公司在成立时来查找宝钢机构的沿革情况。 钢管分公司成立十周年来寻找公司十年来的发展情况。 宝钢教育图书馆馆长五次到宝钢史志办公室， 商谈收藏有关史志方面的书籍， 他认为志书和年鉴真实、 准确、 全面反映了宝钢的历史， 应该在图书馆藏中占据重要的位置。

二、 企业年鉴区别于地方综合年鉴的特色和特点

1． 在内容上突出企业的特色和亮点。

企业年鉴之所以区别于其他年鉴， 主要在于其鲜明的企业自身特征和专业特点。 每一个企业的生存和发展无不与所处的时代大环境息息相关， 如计划经济时代的主要特征、 计划经济向市场经济转轨时期的特征， 市场经济时代的特征。 企业作为社会的一个经济细胞，其各项活动必然打上时代的烙印， 但时代特点往往是共性的。 企业年鉴之所以区别于其他年鉴， 关键在不同企业的自身特点和从属行业、 专业的不同特色， 即使同一类型的企业，在经营理念、 管理模式、 生产方式、 员工素质， 以及取得的成果、 业绩、 经验以及影响等方面也是各有特点， 这些应该是企业年鉴的主体部分。 宝钢作为我国现代化程度最高的大型钢铁联合企业， 一个“世界 500 强”之一企业， 在生产经营、 企业管理、 技术发展、 国际化、环保绿化等方面取得的成就与经验， 成为《上海宝钢年鉴》 特色所在。

2． 根据企业特点设计年鉴的框架。

框架是年鉴的宏观结构， 在年鉴的编纂中起着关键性作用。 一是有利统领年鉴的统一体例， 二是框定年鉴内容的谋篇思考， 三是明确具体内容的归属和结构层次。 因此， 框架设计的原则： 一要有较强的综合性； 二要突出自身年鉴的特色， 即突出反映编纂对象的特点； 三是每个年度要与时俱进不断创新， 使年鉴相对稳定的内容与创新的内容有机结合。

《上海宝钢年鉴》 每年根据企业年度运作的实际， 考虑宝钢该年度的生产经营、 企业管理、科技创新等方方面面的实际情况， 在此基础上， 力求设计出既能够体现出企业特色、 时代特色、 年度特色， 又能够在形式上吸引读者的框架结构。 《上海宝钢年鉴(2001)》 是史志编辑部经过调研后编纂的第一本年鉴， 共设特载、 大事记、 概述、 规划与战略研究、 科技与科研、 企业管理、 钢铁企业等 26 个栏目。 该辑年鉴出版后， 进一步广泛征询上海市史志界领导、 专家和学者的意见。 对栏目进行了适当归并、 取舍、 修改， 《上海宝钢年鉴(2004)》改设为 23 个栏目， 在内容上突出了 宝钢首次跻身世界 500 强、 防治“非典”确保生产、经营、建设， 海外事业、 海外往来与海外子公司等栏目的内容。 《上海宝钢年鉴(2005)》 再次改设为 22 个栏目， 强化了企业概况、 生产经营、 企业管理、 海外事业、 钢铁子公司等栏目， 突出了宝钢在保持原有发展的势头上向国际化经营发展的特色， 与宝钢提出的拥有自主知识产权和强大综合竞争力、 倍受社会尊重的“一业特强、 适度相关多元化发展， ， 的世界一流跨国公司的目标相吻合。

3． 选题选材紧跟企业发展， 要在条目创新上下功夫。

条目是年鉴基本单元和主要表现形式， 条目的设置是框架的细化， 条目的选题和选材对突出年鉴特色显得非常重要。 企业年鉴作为企业年度现实的真实记录， 其历史性寓于现实性之中， “新”是第一位的， 选题选材首先要考虑选择新， 然后才是记“大’’记“要’’突出特色。 这样才能体现年鉴的年度性、 时代性、 特色性， 实现年鉴“常编常新”的目的。 当然， 任何年鉴都有相对保持稳定的条目， 这是年鉴内容的系统性和连续性所决定的。 因此， 注意处理好题材创新与内容资料连续性的关系很重要， 其原则有二： 一是一般性的连续性资料尽可能在概况条目中集中反映， 以留出版面选收当年新颖、 亮点的题材； 二是某些需要连续记载的重大题材， 切人角度要与时俱进， 符合时代特色， 内容要及时更新， 更新条目的标题要因时因事而异， 使年鉴新信息从标题到内容资料都充满新意与时代特色， 从而不落“千鉴一面”的窠曰。

企业年鉴的编纂是一项比较大的系统工程， 也是一个不断完善创新的发展过程。 进入了 21 世纪， 我国的年鉴事业发展很快， 许多年鉴已纳入到正常的管理轨道， 出版质量得到较大的提高。 在第三届全国年鉴编纂出版质量评比中， 《上海宝钢年鉴》 荣获“中国年鉴奖”，令人欢欣鼓舞。 但是多年来， 年鉴的塞俘问题、 规范问题、 框架结构问题、 如何提高编纂质量问题， 对企业年鉴编纂者而言尤其是企业年鉴如何体现自身特点的问题， 依然需要年鉴界同仁、 包括企业年鉴界同仁的共同努力和不断探索， 要以务实进取的态度， 在中国市场经济的发展中记下企业成长与发展的历程， 使企业年鉴这个新文献在年鉴系列中不断发展并具有社会不可或缺的地位。