为多个表创建数据透视表

我们的数据可能来源于多个表,在分析时,我们希望使用数据透视表同时对这些表的数据进行分析。在使用传统的数据透视表时,我们需要将这些不同表的数据合并成一张表,然后进行分析,工作比较麻烦。

我们可以使用Power Pivot完成这个操作。

数据

我们面对的数据如下图:

分别有3个表格,记录了订单数据,订单明细数据,客户清单数据。其中,订单和订单明细通过合同号建立联系,订单和客户清单之间通过客户名称相关联。

如果我们希望对这个订货数据进行分析,就必须建立一张表,通过Vlookup将相关数据汇总到一张表上。例如:

我们以订单明细为基础,在右边分别添加订单相关列和客户清单相关列,

如上图,黄色部分是直接拷贝自订单明细表,红色部分(客户名称,订货日期)需要使用公式从订单表中关联,而紫色部分(H列,省份)需要从客户清单表中关联过来。

这样我们就可以在这个表上进行数据透视了。

这其中我们就需要使用函数Vlookup或者Index,Match等查询函数。

而使用Power Pivot,就可以不用这一步了。

前提

只要是Excel 2010 以后的版本,都可以使用Power Pivot。激活方法参见这里。而对数据的要求,不过就是将我们所用到的数据从区域转换为表格。(转换方法:选中数据区域中的任意单元格,按Ctrl+T,具体可以参见这篇文章
其他的要求就没有了。基本上可以这么说,如果你原来是使用VLOOKUP整理源数据,并且用数据透视表分析源数据,那么使用Power Pivot一定可以帮你省很多事。毕竟,Power Pivot翻译过来就是“超级数据透视表”!

如果你还没有用过Power Pivot,建议你从现在开始用起来!

建立数据模型

数据模型是Excel管理相互关联的表格的一种新方法。实际上就是一组表格的集合(可以是一个表格,也可以是多个表格)。关于数据模型的更多信息,请参加这篇文章

首先将订单表添加到数据模型。

选中订单表的任意单元格,然后点击“Power Pivot”选项卡中的“添加到数据模型”,

会出现一个新的窗口

这个窗口与Excel传统上有些相似,但是菜单项完全不同,名称也有“Power pivot for Excel”的字样,说明这里是一个独立的,专门处理数据模型的地方。你可以选择关闭这个窗口,并且随时通过“Power Pivot”选项卡的“管理数据模型”按钮打开这个窗口。

这里的“表4”实际上是前面的订单表代表的表格在Excel中的名称。

回归线经验:很有必要为每一个表格起一个有意义的名称,比如就叫做“订单”

然后添加订单明细和客户清单到数据模型。

继续对订单明细表和客户清单表进行同样的操作,将它们也添加到数据模型中。

可以看到,所有的3个表格都添加到数据模型中了。

刷新数据模型

在表格添加到数据模型后,如果数据发生变化,可以随时刷新数据模型,保证数据模型的数据是最新的。

刷新方法是:点击数据模型窗口的“主页”选项卡中的“刷新”按钮(可以刷新一个表,也可以选择全部刷新)。

建立关系(Relation)

关系是数据模型的核心,两个表之间是通过关系进行关联的。

所谓关系,粗略的比如的话,可以看作是我们原来使用VLOOKUP函数时使用的第一个参数。如果两个表都有一个相同的列,就可以用这一列来建立关系。

在“数据模型”的窗口中,点击“设计”选项卡的“创建关系”按钮,

然后,在弹出的“创建关系”对话框中,左边选择“客户表”(表6),右边选择“订单表”(表四)(可见,为数据表起一个有意义的名字是很重要的,否则根本不知道表格是干什么的)。然后在左边的列中选择“客户名称”,右边的列中也选择“客户名称”,然后点击“确定”即可为表订单表和客户表创建关系。

关系不一定是一列对一列,也可以是一列对多列,或者多列对多列。多列的情形相当于VLOOKUP函数中使用多列作为查询条件。

同样,为订单表和订单明细表创建关系。

关系创建成功。你随时可以点击“设计”选项卡中的“管理关系”按钮来管理你创建的关系。

这些关系在“主页”选项卡的“关系图视图”中看的更加清晰

创建超级透视表(Power Pivot)

在数据模型窗口的“主页”选项卡下,点击“数据透视表”,

与传统的透视表创建对话框不同,这个窗口比较简单,只有选择透视表显示位置的选项。

点击确定,新的工作表就创建成功了。

需要注意的是,这个透视表并不是在“数据模型”那个窗口,而是在我们的原来的Excel表格中新建了一个工作表。

同时,这个超级透视表与原来的透视表相比,没有特别明显的区别,除了“数据透视表字段”面板中的上半部分的字段列表。

使用超级数据透视表进行分析

我们可以使用这个超级数据透视表进行分析了。
你可以任意选择将不同表的字段放在任意透视表区域进行分析,就好像在原来你使用Vlookup将多个表整合进一个表并建立数据透视表后那样进行分析了。

总结

超级数据透视表(Power Pivot)是一个非常强大的分析工具,利用它,我们不仅仅像今天展示的那样可以整合多个表进行分析,而且可以分析以前我们我们很困难或者不可能分析的角度。我们会在后续的文章中继续为大家介绍

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