如何审核“成文信息”
前言
标准《质量管理体系-要求 GB/T 19001-2016》条款7.5成文信息的内容为“7.5.1 总则 组织的质量管理体系应包括：a）本标准要求的成文信息。b）组织所确定的、为确保质量管理体系有效性所需的成文信息。7.5.2 创建和更新 在创建和更新成文信息时，组织应确保适当的：文件标识和说明（如标题、日期、作者、索引编号）；形式（如语言，软件版本，图表）和载体（如纸质的、电子的）；评审和批准，以保持适宜性和充分性。7.5.3 成文信息的控制 7.5.3.1 应控制质量管理体系和本标准所要求的成文信息，以确保：a) 在需要的场合和时机，均可获得并适用；b）予以妥善保护（如防止泄密、不当使用或缺失）。7.5.3.2为控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动：a)分发、访问、检索和使用；b) 存储和防护，包括保持可读性；c）更改控制（如版本控制）；d）保留和处置。对于组织确定的策划和运行质量管理体系所必需的来自外部的成文信息，组织应进行适当识别，并予以控制。对所保留的、作为符合性证据的成文信息应予以保护，防止非预期的更改。”
对于条款7.5.1 总则的审核。首先，要确定好审核对象。对于本条款的审核对象为组织的文件管理部门。其次，审核方法。本条款的审核方法是文件查阅和现场检查。最后，审核内容并做出审核结论。第一、询问和查阅组织的成文信息，看其确定了哪些成文信息？第二、查阅组织所保持的成文信息是否包含了标准《质量管理体系-要求 GB/T 19001-2016》所要求的成文信息？第三、除了标准《质量管理体系-要求 GB/T 19001-2016》所要求的成文信息外，组织还确定了哪些成文信息？
对于条款7.5.2 创建和更新的审核。首先，要确定好审核对象。对于本条款的审核对象为组织组织文件管理部门。其次，审核方法。本条款的审核方法是文件查阅和现场检查。最后，审核内容并做出审核结论。第一、查阅组织的成文信息，看其是否有文件标识和说明？第二、询问组织文件管理部门的人员和查阅文件，组织成文信息的形式和载体都有哪些？第三、询问组织文件管理部门的人员，组织成文信息的是否经过评审和批准？如果是，其评审和批准流程是怎么样的，并查看有关成文信息予以确认？第四、通过查阅文件，确认组织的成文信息是否适宜和充分？
对于条款7.5.3 成文信息的控制的审核。首先，要确定好审核对象。对于本条款的审核对象为组织组织文件管理部门。其次，审核方法。本条款的审核方法是文件查阅和现场检查。最后，审核内容并做出审核结论。第一、通过询问和查看，确认组织的是否对其质量管理体系和标准《质量管理体系-要求 GB/T 19001-2016》所要求的成文信息予以控制？第二、通过在不同岗位抽查其成文信息，确认其成文信息能获得并可适用？第三、通过询问和观察，组织的成文信息是否得到妥善保护？特别是密级以上文件是否得到妥善保护？第四、通过询问和查阅文件，组织是如何对成文信息的分发、访问、检索和使用进行管理？第五、通过询问和查阅文件，组织是如何对成文信息进行存储和防护？第六、通过询问和查阅文件，组织是如何对成文信息的更改进行管理？第七、通过询问和查阅文件，组织是如何对成文信息的保留和处置进行管理？第八、通过询问和查阅文件，组织是如何对外来文件进行管理？第九、通过询问和查阅文件，组织是如何对其所保留的成文信息进行管理？
总结
通过五天时间，将如何审核“支持”分享完毕。第一天分享了如何审核“资源”；第二天分享了如何审核“能力”；第三天分享了如何审核“意识”；第四天分享了如何审核“沟通”；第五天分享了如何审核“成文信息”。标准之所以将资源（人员、基础设施、过程运行环境、监视和测量资源以及组织的知识）、能力、意识、沟通和成文信息放在“支持”条款，就是因为这些内容是最根本、最基础的东西。一个组织只有把这些基础提供好了，才能有效建立、实施、保持和持续改进质量管理体系。