企业内部控制规范之费用报销管理
费用报销管理在企业内部管理中同样不可忽视，企业任何形式的经济活动都离不开费用支出。因此良好的费用报销制度，可以有效为企业费用的真实性、合规性保驾护航。下面，我们将对费用中几个具体项目的内部控制基本要点作简单介绍。这三类费用属于日常消耗性必要支出，公司每年度可以对各部门核定费用总额，由部门自行按月编制预算，定期考核，若有异常变动及时预警。对于部分非日常消耗品，需向外采购的，必须经由部门主管、财务主管和总经理等审批。由费用申请人填写《费用申请单》，内容需包含招待时间、地点及原因、公司出席人员、客户人员信息和预期费用，经由部门主管、财务主管和总经理等审批。招待结束后，填写《费用报销单》，同时附上原始发票；若涉及大额开支，另需提供菜单明细、住宿身份信息、行车记录等单据。一般经主管、领导批准后，在公司考勤员处办理出差手续，车票、酒店由公司行政预订购买或由合作票务公司、机构代订。具体餐费额度、出差补贴金额，公司根据自身情况制定相应标准。大额咨询支出，需签定并获得包含具体咨询内容的合同或协议；具体咨询工作开展情况、咨询过程及咨询结果报告等。会务费为正常召开会议所发生的一切合理费用，包括会议场地租赁费、资料费、餐费、茶水费、交通费、住宿费等。会务费一般分两种情况：①本单位召开业务会议，发生的费用应为剔除从参会者收取的所有金额后的余额；②参加其他单位组织召开的会议，向会议组织者支付的参会费。对第一种情况所发生的费用，会议场地租赁费、资料费、交通费等应列为“会务费”，而餐费、茶水费、住宿费等应列为“业务招待费”；对第二种情况所发生的费用，凭会议组织者开具的“会务费”发票据实报销列支，和“业务招待费”就没有关系。财务人员应当对会议活动相关资料进行甄别判断，其中前期准备涉及的资料有：举办会议的申请报告（包含原因及目的）、预算报告、审批资料（包含会议名称、受邀群体、日期、场所地点等）。举办结束后，检查参与人员分工、签到表、现场照片、物品领用记录等资料。1、费用报销时，对于部门经理、总经理等高层管理人员的报销申请，必须由级别更高或最高的公司人员审批。比如分、子公司的财务经理的报销费用，需由总、母公司财务部审批。当多人参与同一业务活动时，必须由最高级别人员报销费用，避免“自己审批自己”，严格遵循权签等级制度。2、对于原始票据遗失，需由申请人说明遗失原因，并注明发票内容、金额、发生原因，并交由部门经理签字确认后，方可使用其他发票代替报销。关于费用的报销，部门经理因最清楚业务发生的真实、完整性，审批后应作为连带责任人，如有隐瞒、舞弊，一同进行处罚。
