公司总部乔迁项目引发的流程思考（上篇）：主题活动从策划到优化
一、背景
我所处的行业属服务业，是一家快速成长的高端美容连锁企业。整个组织的氛围就是：开放、创新、简单、高效。我们提倡去中心化的项目协作方式，所以，大到公司战略小到岗位赋能，都会以大大小小项目的形式推进，而且要求简单、高效，最具特色的就是项目执行过程中的迭代效率。
近日，公司总部涉及近200人的办公室搬迁项目，是个跨中心跨部门的大项目，同时关乎员工的幸福指数和对外的品牌形象，时间紧任务重，流程如何设计、方案如何制定、价值如何衡量……对项目组都是很大的挑战。
我临时被共享中心的头儿申请加入项目组，支持总部乔迁日主题活动策划、流程研讨及方案制定实施，但究竟要把这个项目做成什么样？起初是缺少画面感的。
一周时间深入项目组，从第一轮头脑风暴，到流程梳理、方案制定、预算核定、启动共识会、宣传海报制作、方案宣导、流程细节核定与现场各环节职责细分，终于得以面向总部全员公开发布。
看似高效顺利的推进，背后有不少一波三折的故事，项目从策划到优化，过程中我与团队小伙伴们能够及时的反思、与项目领导高效的沟通、对流程进行快速的迭代，让我体验到了团队解决问题的力量，也引发了我对流程优化的思考与改进。
我在整个项目策划的过程中，用到的流程策划逻辑是：
①What-想明白到底要做什么（明确价值和目标）；
②Why-为什么要做（深入项目背后的管理逻辑和价值深挖、了解做成功的资源和关键点、潜在风险及应对措施）；
③How-如何做成（实施路径和方法）。
下面给大家分享下我在项目策划过程中是如何运用以上几点并进行流程优化的。
二、流程现状与核心问题
1）公司总部乔迁项目流程现状
主题及子项目的基本方向已定，但具体要达成的目标及实施路径尚处模糊状态，需进一步探寻明晰。
2）我加入项目遇到的核心问题
第一，我们要做什么？——具体目标核定
第二，为什么要做？——探寻背后的老板期待和活动价值
第三，如何做成？——明确任务范围内的资源、权利、职责；做好风险控制。
前两者是为项目策划抛砖引玉，第三个核心问题是流程优化及风险控制。
三、从策划到优化的思路与方案
01．What - 我们要做什么？
当你被分配了任务却还不明晰目标是什么的时候，应快速地找到自己的团队和搭档很重要，然后面对面沟通、探寻、头脑风暴。我找到了项目中两个最具开放和创新特质的小伙伴，3人小组立刻组织起来，小圆桌会议开起：
1）整个项目的规划是什么？
--1月26日总部乔迁暨迎春嘉年华，分为两个子项目组：白天办公区专题活动+总部员工晚宴。
2）我们要做什么？
--我们小组主要负责白天从8：30-12：00的主题活动项目。
3）如何拆分这个时间段？每个时间段要做什么？
--上午时间拆成三个段，下午及晚宴由另一个项目组接棒（需要重点做好衔接）。
4）如何细分每个时间段？填什么内容？
--有时候人很有趣，时间一旦定下来了，内容就自然填上了。所以这个时间节点的划分很重要。我们经过近30分钟激烈的探讨，细分下来有9个时间段，环环相扣，内容竟然随着时间的细分自然填上了，包括每个时间段的控制、流程及事项说明，还有一部分人员分工竟然也被启发填上了。
5）我们要定什么主题？如何设置奖项？
--讨论已过60分钟，这个环节用上了三人组分工协作，发挥各自专长：
我自然负责流程及方案的初稿、游戏规则的制定与专业评审团的名单核对；
阿布负责工作人员的总体分工、主持人沟通、视频剪辑、活动预算及各中心接口人核定；
宝宝擅长品牌与广告设计、沟通、现场布置、物料、照片、奖杯准备。
当天，讨论结果快速形成了整体流程与专题活动的规则。
02.Why - 为什么要做这件事？
1月8日，早上大项目组碰头会，项目头儿MR.Tan出席，小圆桌围了快两圈儿，这样的仪式感和认真负责的态度，让大家明显感觉到本次总部乔迁的重要意义和对公司及员工的价值：公司从1989年的第一家店到第一个办公室，再到第二个、第三个一直到现代化的新办公区几百号人，国际范儿十足。这对公司对每一位员工都是极具鼓舞和激励的。项目会议及目标共识，是给流程注入灵魂的最好的方式，人与人之间最容易产生连接的地方就是面对面的真诚表达。
本次会后，我们给原来的流程又加入了新的活动主题：我爱伊家，注入了“认真工作，快乐生活”的公司理念，充分调动大家对新办公区布置的创新欲望和场景向往，并积极传达了总裁对员工创新的支持与激励。一次乔迁，折射出来的是一个公司的组织与文化的进化：工作、好玩、开放、创新、还有荣誉。
03.How - 如何高效去做？
在时间紧任务重要求高的情况下，应该如何应对，这恰恰是我们成长的最佳时机。短短三天，我们搞清楚了要做什么、为什么做，如何做就是细节碰撞了。这个阶段，我们遇到了几个问题，但很快共识解决了。
第一，各方对项目主题活动有分歧怎么办？
方案一出，即刻与项目头儿及上级高管核对，各方对主题活动有三种不同的意见：A-我爱伊家；B-创伊家；C-创e家
1月9日9：45，召集各中心对口人总裁办公室共识会，从大流程到小主题，公示、激发、举手表决，短短3分钟，创新出主题活动名称：『创E家』！这是开放包容、鼓励创新、激发群众力量的智慧结果！
第二，主题活动的奖励设置不合理，项目领导与团队伙伴发生意见分歧怎么办？
提到奖励，估计有90%以上的人都喜欢：现金！因为现金可以满足不同的物资需求，而实物可能只是一小部分人的需求。活动方案起初的奖励设置是诱人的现金，到了首席组织官那里被反馈：不同意。
我们原本自信满满想了好多理由和线下调研数据想来证实现金的合理性和激励性，自以为是地认为这是最好的方式，两轮核对和博弈后，我想通了：公司未来是向国际化大公司接轨的，对预算的申请和报销会越来越规范，而且最好是能将现金实物化，最大化地体现活动的意义和价值，达成公司与员工的共赢。比如，用同等价值的大礼包设置奖励。这样既能满足公司的报销规范化要求，又能满足团队奖项的激励性。完美！
第三，项目头儿上面还有领导，一盆绿植的规格都要他们说了算，该咋办？
项目预算来来回回核算了10次+，项目头儿反馈说他的头儿对绿植不满意，有新的建议。有小伙伴懵了：一盆绿植都要管呀？我们该怎么办？
我想了想，安慰积极的小伙伴，先思考一下为啥头儿的头儿对一盆小绿植都有不同的意见，说明我们有改进空间，与其想为啥这么大领导干涉这么点儿小事不如立刻行动去提解决方案。最后，小伙伴们干得很漂亮，很快找到了折中的解决方案：绿植不用了，还节约了一笔预算。
这个事情说明，解决问题的思维和高效的沟通很重要。
第四，项目领导没授权，大小事都需要请示怎么办？
这个问题阿布与我想到了一起，因为她是项目组中最操心的那个人，也是一位极具娱乐天赋和创意的小伙伴，项目组中的每个人除了本职岗位的工作，几乎都是身兼数职，若不明确各环节的负责人，每个人都有可能会出现“这个事情反正有人做”的想法，到时有可能会导致流程各环节衔接不顺畅，或现场出现“能者乱跑场”的现象，若不按照流程走，整个活动都会被打折扣，这个风险必须考虑在内。
而此刻项目头儿更是被其他各种事务缠身，无暇顾及细节，这个场景就好像是“皇帝不急太监急”。我预感如果不在细节上细致分工和分资源，当天很可能会有脱节的情况。
于是我们迅速组成四人组，拉入项目头儿，要求授权（如活动掌控的资源权限、可直接安排任务的人员等），哈！头儿是个心态很开放的80后，三言两语说明白为什么要授权，立马发授权！
阿布统筹整个项目的细节分工、指定负责人并组织会议。一切顺着计划走。被授权的阿布虽累也笑了。明白地做事，好像比做着明白的事更开心。
四、流程优化效果
1）降低成本，预算从原来的23万元+，降到14万元-。
2）明确权责，激励人心，初见成效。
五、我在过程中用到的方法和逻辑：
1）结构化拆解问题，共识目标：What，Why，How模型。
2）把文化及价值注入流程：抓到项目头儿，通过会议、不定时沟通等形式传达。
3）高效沟通的能力：团队伙伴、项目头儿、项目领导及时有效决策、沟通。
4）解决问题的思维：遇事先想解决办法和策略再去沟通决策。
5）预防风险的意识：把控关键环节可能产生的风险，比如人员的职责分工不清晰会导致负责任的员工不堪重负，可能会影响流程的执行效率。
六、对其他企业的启发点/亮点
1.将流程口语化，注入积极正向的文化和明确的责任。
2.采用项目思维做流程管理，重策划强执行。
3.在流程实施的过程中具备灵活应变、高效沟通、即时迭代的意识与职业化素质。
PS：公开课信息：
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