现代企业如何定岗定编
主讲人：赵磊，华恒智信合伙人、资深人力资源顾问、高级咨询师
来源：华恒智信（ID：chnihc）
导读
定岗定编是企业岗位管理中的一项基础性的工作。
定岗定编是人力资源管理的基础性工作，定岗是定编、定薪的前提，同时，最复杂的也是定岗。考虑到在这里是陈述如何定岗而非如何设定部门,定岗定编主要涉及企业业务目标的落实、员工能力和数量的匹配，从而影响到企业运营成本的降低和效率的提高。那么，定岗定编在新的经济环境中的内涵是什么？定岗定编的基本形式有哪些？企业需要什么样的定岗定编？ 华恒智信顾问团队根据多年来人力资源咨询服务的经验，为您做出解答。
一、企业定岗定编的内涵
定岗定编是包括岗位确定和岗位编制的确定，岗位确定是设计组织中承担具体工作的岗位，而岗位编制的确定是设计从事某个岗位的人数。然而实际生活中，这两者是密不可分的，当一个岗位被确定之后，就会自动有人的数量和质量的概念产生，定岗定编由此产生。
具体而言，定编包含定员。我们可以将定编定员理解为采取一定的程序和科学的方法,对确定的岗位进行各类人员的数量及素质配备。定编定员是一种科学的用人标准。它要求根据企业当时的业务方向和规模,在一定的时间内和一定的技术条件下,本着精简机构,节约用人,提高工作效率的原则,规定各类人员必须配备的数量。它所要解决的问题是企业各工作岗位配备什么素质的人员,以及配备多少人员。
因此，华恒智信顾问团队认为定岗定编是企业岗位管理中的一项基础性的工作。它涉及企业业务目标的落实、员工能力和数量的匹配，从而影响到企业运营成本的降低和效率的提高。在中国计划经济时代，定岗定编是由国家有关部门来承担的，随着企业面临日益激烈的市场竞争，定岗定编已经成为企业自身经营管理的重要内容。
二、定岗定编的基本形式
定岗定编中的“定岗”也即是岗位设置工作，在具体设计中可用的形式有很多，归结起来常用的有三种：基于任务的岗位设置、基于能力的岗位设置和基于团队的岗位设置。
1、基于任务的岗位设置即是将明确的任务目标按照工作流程的特点层层分解，并用一定形式的岗位进行落实。基于任务的岗位设置使得岗位的工作目标和职责简单明了，易于操作，到岗者经过简单培训即可开始工作。同时，它也便于管理者实施监督管理，在一定时期内会有很高的效率。在这种形式下，企业内部的岗位管理主要是采用等级多而细的职等结构，员工只要在本岗位上做到一定的年限而不出大错就能被提级加薪。但是这种形式操作工在长长的流水线旁日复一日不停地重复同一种动作，时间一长，员工的积极性往往会一落千丈。
2、基于能力的岗位设置，是将明确的工作目标按照工作流程的特点层层分解到岗位。但区别在于岗位的任务种类是复合型的，职责也比较宽泛，相应的对员工的工作能力也要求要全面一些。这种设置的使得岗位的工作目标和职责边界比较模糊，使员工不会拘泥于某个岗位设定的职责范围内，从而有发挥个人特长的余地，进而使企业具有应对市场变化的弹性。在这种形式下，企业内部的岗位管理常常采用的是“宽带”管理，即各岗位之间的等级越来越宽泛。但另一方面，这种设置也会因为员工的灵活性加大而带来工作成果的不确定性上升。同时，由于对员工的能力要求高，劳动力成本和培训费用也会相应增加。这种形式在第三产业占主导的时代很显著：许多第三产业的行业是高度依赖于人的。
3、基于团队的岗位设置，更偏重于更加市场化、客户化的设置形式，最大特点是能迅速回应客户、满足客户的各种要求。同时，又能克服企业内部各部门、各岗位自我封闭、各自为政的毛病。对在岗者来说，在一个由各种技能、各个层次的人组合起来的团队中工作，不仅可以利用集体的力量比较容易地完成任务，而且可以从中相互学到许多新的东西，也能经常保持良好的精神状态。与此相对，这种形式对企业内部的管理、协调能力要求很高，否则容易出现打乱仗。目前它的应用还不够普及，更多的是在那些“项目型”的公司中应用，如软件设计、系统集成、咨询服务、中介服务、项目设计、工程施工等等。这种岗位设置形式的人员确定往往也是采用根据客户要求特点进行组合的方式。在人力成本方面也往往采用预算控制法。
三、有效地定岗定编流程
一提到流程优化很容易被人们认为是一件复杂的工作。其实流程只不过是完成任务目标的方法和过程，它根据目标的繁简程度可采用的优化方法和程度也可以不同。具体而言，我们可以将定岗定编流程进行如下分析：
1、成立工作分析的工作组
包括数名人力资源专家和多名工作人员。工作组首先需要对工作人员进行工作分析技术的培训，制定工作计划，明确工作分析的范围和主要任务。同时，配合组织做好员工的思想工作，说明分析的目的和意义，建立友好的合作关系，使员工对工作分析有了良好的心理准备。其次，工作组还要确定工作分析的目标和设计职位调查方案。先确定工作分析所获得得资讯的使用目的。工作组对资讯调查的方案进行设计，根据不同的组织特定的情况，采用不同的调查方案和方法。如能把工作分析的任务和程式分解爲若干工作单元和环节，那就更有利於工作分析的完成。
2、 收集与工作分析相关的资讯
工作分析所须资料包括：企业组织结构图、生産状况、各部门的工作流程图、各岗位元办事细则等。
组织已有的"定岗、定编、定员"的具体规章制度能帮助工作分析人员进行有效的清岗工作，即对组织当前所有部门的岗位进行清理。在此资讯的帮助下，通过与该组织的人事部门工作人员进行讨论，分析人员能够清楚了解组织各个部门的岗位以及各岗位上的人数和大致的工作职责，并可用一个标准的职位名称来规范各岗位。
3、 收集工作分析的资讯
职位调查爲正确地进行编写职位说明书提供依据。这个阶段的任务是根据调查方案，对组织的各个职位进行全方面的了解。收集有关工作活动、职责、工作特徵、环境和任职要求等方面的资讯。在资讯收集中，一般可灵活运用访谈、问卷、实地观察等方法来得到有关职位工作的各种资料和资料。职位调查是工作分析中十分必要的准备工作，它的真实程度以及准确性，直接关系到工作分析的质量。
4、 整理和分析所得的工作分析
工作分析并不是简单机械地积累工作的资讯，而是要对各职位的特徵和要求做出全面说明，在深入分析和认真总结的基础上创造性的揭示出各职位的主要内容和关键因素。整理和分析过程应该包括以下三个措施：
（1） 整理访谈结果和调查问卷，剔除无效的访谈资讯和调查问卷，并按照编写职位说明书的要求对各个职位的工作资讯进行分类。
（2） 把初步整理的资讯让在职人员以及他们的直接主管进行核对，以减少可能出现的偏差，同时也有助於获得员工对工作分析结果的理解和接受。
（3） 修改并最终确定所收集的工作资讯的准确性和全面性，作爲编写职位说明书的基础。
5、编写职位说明书
职位说明书由工作说明和工作规范两部分组成。工作说明是对有关工作职责、工作内容、工作条件以及工作环境等工作自身特性等方面所进行的书面描述。而工作规范则描述了工作对人的知识、能力、品格、教育背景和工作经历等方面的要求。
定岗定编设计的是否合理对于激发员工的工作热情、提高工作效率具有巨大的影响。除此之外，定岗定编的岗位设计把整个业务战略以及业务目标分解到每个员工的不同层次，如果说系统或流程的变革中没有对岗位进行相应的改变，这种变革注定不能成功。当然，定岗定编是企业所有部门的事情，而不是人力资源一个部门的事情，因此，企业需要的时一个大家在人员反面能自我约束、自我控制的机制，而不是一套生硬的定岗定编规定。
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