会议活动策划需要注意哪些细节？

作为MICE人，一年中总是少不了有几场甚至多场的会议活动策划执行，虽然活动的形式和玩法有很多种，但是千变万变离不开一些套路。那么策划执行一场活动需要注意哪些细节？伍方会议服务公司小编和大家一起过一遍。

▲活动周期图

一、活动策划案

在活动正式开始之前，要经历一个筹备期和执行期，在此期间，我们要对活动的整体有一个构想，先做一份策划案。

一份合格完整的活动策划案，包括以下几点（如图）。

▲活动策划方案内容组成

好的开始是成功的一半。做活动策划案的目的，不是为了形式，而是要让人明白你策划的是个什么样的活动、可以达到什么样的效果、如何控制风险，这有利于我们更好地去把控整场活动。

二、时间进度推进

确定活动策划方案后，就要开始推进了。在此期间，要保证全员配合默契，井井有条，把控好每一个时间点，Deadline前必须把东西给到。可参考下方思维导图。

▲活动时间进度表

三、PPT方案制作

对于线下活动来说，招商是必不可少的环节。活动的前期应准备好方案PPT，用以获取资金或资源的支持。

这里注意，PPT的制作一定要简洁、精美，这是商务合作的基础和前提。PPT的内容里，要能让你的招商对象了解到以下三点：

（1）这个活动是什么

（2）我能给你什么

（3）你能给我什么

四、场地和嘉宾

对一场线下活动来说，场地和嘉宾是非常重要的。这两者要在活动筹备期就确定好，不然会影响活动的节奏。

对于活动场地的选择，一般会考虑以下几个因素：

空间：要选择能够容纳活动预期人数的场地。

价格：场地的价格一般都是比较昂贵的，这个成本要控制好，最好能以资源置换的形式获得。如果不行，也要以搭载资源置换的形式去获得一个比较低的价格。

交通：交通便利很重要，不要增加参会者出行的负担。试想一下如果活动都已经开始了而嘉宾还在路上堵车会怎么办？

设备：看场地是否能提供音响、话筒、LED屏幕、桌椅等一些活动必备的设备。

我们最终确定的场地，应该是以上几点因素综合后的最佳选择。

对于活动嘉宾的选择，重要性不必多说。一个活动的嘉宾或演讲者，不仅是吸引参与者的重要因素、生动的营销材料，同时还构成了你的活动基调。所以邀约合适的活动嘉宾就显得尤其重要了。

动用一切你可动用的资源，去寻找那位合适的嘉宾。

五、活动文案

好的活动文案，可以吸引更多的客户，比较流行的活动文案有两种，一种是硬广，一种是软文。

硬广：简单粗暴版的文案，一般阅读量都不太高，但胜在清晰明了，转化率高。

软文：引入型文案，一般是由故事、鸡汤或者干货引入，结尾再猝不及防给你个活动报名的链接和海报。

不管用这两种文案里的哪一个，一篇合格的活动文案都要包含以下几个内容（如图）。

▲活动文案组成内容

六、活动物料

活动的各个环节、各个时期内都需要做图制作物料。一般会根据会议活动类型和规模做出物料的删减和扩充，必不可少的是活动海报、现场易拉宝和邀请函。大致如下图。

▲活动物料

七、参会者维护

活动快开始的时候，需要进行参会者维护。一来可以让活动的到场率变得高一些，二来可以对这些参会者更加了解。目前比较普通运用的一种维护方式，是将参会者拉进一个微信群里，进行统一维护和管理。

八、宣传与推广

宣传推广有两个大作用，一是吸引更多的人报名参加活动，二是提高知名度。可以从以下几个角度出发（如图）。

▲活动宣传推广途径

九、现场执行

活动现场执行包括前期和后期（活动当日）。

现场执行前期：

（1）了解现场

需要执行人员提前去现场了解规划一下，比如调试音响、测试PPT、测试话筒、了解洗手间等位置在哪里等，这些细节需要在踩点时都要把控到，做到心中有数。

（2）布置现场

对现场进行适当的布置，可以提升现场的气氛和专业性。

（3）分工与执行

一场活动，需要负责指引的人、负责签到的人、主持人、控制气氛的人、摄影师、速记员、执行人员等。

要提前进行明确的分工，各司其职，确保活动顺利进行。

活动当日：

（1） 维持活动秩序

活动期间容易出现现场嘈杂的情况，需要一个把控现场秩序的人去不断维护。

（2） 现场氛围要活跃

做活动很讲究互动，要想产生互动需要有一位能调动气氛的主持人，还需要活动开始前要做指引，方便大家能快速找到场地；上一个嘉宾讲完后，要及时调出下一个嘉宾的PPT；遥控笔要提前教会嘉宾使用等。

细节决定成败，这些细节都需要我们注意到。

十、活动总结

活动结束后，不代表就可以放松了，还要进行复盘和总结，这是十分关键的一步，能帮助你在日后做其它会议活动时更顺畅。

可以和同事们开会讨论一下活动成功和失误的地方，也可以咨询参会者，听听他们的意见。