如何制定《人员管理文件》

前言

标准《质量管理体系 要求（GB/T 19001- 2016）》条款7.1.2人员，条文为“组织应确定并配备所需的人员，以有效实施质量管理体系，并运行和控制其过程”。虽然，标准未要求保持或保留成文信息，但组织人员管理过程会涉及到很多成文信息，都需要保留。

标准《质量管理体系 要求（GB/T 19001- 2016）》条款7.2能力的条文内容为“组织应：a）确定在其控制下工作的人员所需具备的能力，这些人员从事的工作影响质量管理体系绩效和有效性；b）基于适当的教育、培训或经验，确保这些人员是胜任的；c）适用时，采取措施以获得所需的能力，并评价措施的有效性；d）保留适当的成文信息，作为人员能力的证据。注：适用措施可包括对在职人员进行培训、辅导或重新分配工作，或者聘用、外包胜任的人员。”。标准就明确提出了保留适当的成文信息，作为人员能力的证据。

正文

首先，组织应确定所需的人员。组织应建立《组织架构图》，确定公司人员编制。公司给确定的每个编制的岗位建立《职务说明书》确定该岗位的职责、权限和要求。岗位要求就明确了该岗位所需人员的能力要求。

其次，组织根据岗位要求配备所需的人员。组织要配备所需的人员，其措施包括招聘；外包胜任的人员；对在职人员培训；辅导或重新分配工作。如果组织需要招聘所需的人员，则需要建立《人员招聘管理制度》。如果组织需要外包胜任的人员，则需要建立《外包人员管理制度》。如果组织需要对在职人员进行培训，则需要建立《培训管理制度》。如果组织需要辅导或重新分配工作，则需要建立《人员转岗管理制度》。当然，组织也可以将这些文件整合在一起，建立《人力资源管理文件》。

最后，将人员能力证明资料和岗位要求进行比较，证明人员符合岗位能力要求。特殊工种，需要持证上岗的，其证书就是能力证明资料。培训记录也是能力的证明资料，需要保留。如果组织人力资源管理做的好，每个人都应该建立个人档案，证明其胜任某项工作的能力。