Office办公软件各种神操作，看到第1个就傻眼了，建议收藏
01 word
从会用电脑开始，Microsoft Office Word就是我们最常用的软件。靠着它，我们写论文、写方案、写情书、写故事…
但是，你真的懂Word吗？
其实，这个软件背后，还有一大批隐藏技能你不知道。掌握他们，你将开启新世界的大门。前方高能，小伙伴们请站稳扶好。
1. 妙用Alt键，键盘之王
Alt是单词“Alter”的缩写，意思为“改变”。
在Windows操作平台下，Alt键可谓是键盘之王。熟练运用该键，能极大提高工作效率。
Alt键在Office里的秘密还远不止如此：
按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距，可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。
用Shift+Alt+上（或下）方向键能够调整文档中段落的顺序，也可以调整Word表格中的行序。
此外，Alt+F8 可显示用于运行、编辑或删除宏的“宏”对话框。
2. F4键，Word里的大神器
很多人都不知道，其实F4键是Office中的大杀器！Office中的“F4” - 重复上一步操作。什么意思呢？
比如我输入abc，按一下F4, 就会自动再输入一遍abc；
比如我刚刚为某一段文本设置好字体、颜色、缩进、格式。选择另一段文本，再按F4，就自动把刚刚设置的动作再重复一遍，应用到现在新选择；
还可以干什么？做表格时候，“在下方添加新行”这样的命令，全部都可以用F4重复！
最后，F4在PowerPoint也是同样的，可以干好多事！
3. Ctrl加字母，快捷键闪瞎双眼
Word是当之无愧的文字编辑神器，一些快捷键可以让你分分钟变身文字达人。
其实，绝大多数的快捷键都是和Ctrl键有关的，Ctrl+C就是Copy，P就是Paste，B就是Bold，S就是Save…
- 知道了如何用键盘选择，那接下来一定要知道F2的妙用！选择好一片文本之后，按F2，光标会自动变成虚线，让你可以不用按住鼠标左键拖动，而是用键盘的方式，将文本移动到任意位置！
- Ctrl + Z是撤销，那还原呢？就是Ctrl + Y，撤销上一步撤销！
- Shift+F3，英文全部大写，英文全部小写，首字母大写切换。
- Ctrl + Shift + C 粘贴格式，再用Ctrl + Shift + V将对应的格式粘贴到另一端文字里。
- Ctrl+Shift+Home/End，选中光标前后的所有文本
- 当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，则会显示“函数参数”对话框。
- Ctrl+B 应用或取消加粗格式设置，Ctrl+I 应用或取消倾斜格式设置
- Ctrl+V 在插入点处插入剪贴板的内容，并替换任何选定内容。只有在剪切或复制了对象、文本或单元格内容后，才能使用此快捷键。
- Ctrl+W 关闭选定的工作簿窗口。
- Ctrl+Y 重复上一个命令或操作（如有可能）。
- Ctrl+Z 使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除最后键入的条目。
- 显示了自动更正智能标记时，按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消”或“重复”命令撤消或恢复上一次自动更正操作。
- WORD中输入三个等号然后回车，出来就是双横线
- “显示/隐藏编辑标记”按钮，会显示段落标记和其他隐藏的格式符号
- Ctrl+1 设置当前段落行距为1倍，Ctrl+2 设置当前段落行距为2倍，Ctrl+5 设置当前段落行距为1.5倍
- 如何将PPT 的文字拷入WORD 里面：只要以.rtf 格式另存即可。
4. 巧用“文档比较”，解放你的双手
Word中的“审阅”功能大家可能都知道了。通过点击“修订”按钮，别人做的任何修改，都会留下痕迹。
如果对修改的内容无异议，即可选择“接受所有修订”，一键搞定。
然而很多时候对一份word文档进行多次修改，且很多人不善于使用“审阅”中的“修订”功能，导致文档被修改过很多次后想查找对哪些细节进行过修改比较麻烦。
当然word视图功能中有“并排查看”功能，但是比起“比较”功能还是逊色很多。
有一次审阅合同，对合同的很多处细节做了修改，修改的过程没有做任何标记，很多天后合同发给对方签署，对方要求将之前合同（word版）所有有过变动的地方都标记出来，以方便对方审核。
可是时间过去很久了，对方又要的急，所以就用到了“审阅”下的“比较”功能，很快的查找出了做过修改的各个细节，大大提升了工作效率。
这是“比较”功能的位置。
分别选择原文档和经过修改过的文档：
举一个简单的小例子，很快就检索出两份文档的任何区别：
5. 巧用“通配符”，Wildcard
有时候Word文档中有许多多余的空行需要删除，这个时候我们可以完全可以用“查找替换”来轻松解决。
打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，单击“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示“^p^p”，然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(一个“^p”)，再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除。
这个替换的意思就是，将所有空两行的地方，替换为空一行。
类似地，你还可以多种通配符交叉使用，比如将所有的分行（^p）替换为制表符（^t），如此一来，所有段落将变成一行，并且能直接粘贴进Excel的一行内，自动分为不同的列。
其他的通配符还有很多，可以使用通配符来搜索多个单词。
例如，使用星号 (*) 通配符来搜索字符串（例如，输入 s*d 会得出“sad”、“started”和“some other day”）。
- 如何使用通配符查找文本？
- 在“编辑”菜单上，指向“查找”，再单击“高级查找和替换”
- 选中“使用通配符”复选框
- 在“特殊”弹出菜单上，单击通配符，然后在“查找内容”框中键入任何附加文字
- 单击“查找下一个”
注意选中上方的“Use wildcard”（使用通配符）。
下面是通配符全攻略，使用的时候查看即可：
还有这些…
掌握了这些通配符，几乎可以搜索查找替换word里任意条件的内容。
比如，找所有句子与句子之间只有一个空格的地方（两个空格为正常）。
输入：[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]
6. 双击分屏炫酷小技巧
双击Word中右上角的小横杠，轻松将页面分为两屏！
写文章时同时看前面的内容，完全无压力。
其实，小编觉得：Word里你会准确地设置字体段落页面，会用页眉页脚，会分节，打印之前知道预览，知道怎么用宏，会生成目录，你已经打败了超过90%的人。
以上这些技巧，能让你的工作更加高效、锦上添花！
02 Excel
Excel是Office三大神器当中最神秘、但也是最能提高你效率的工具了。而我们中的太多小伙伴，却一直把它当做是个“电子表格工具”。
今天和小编一起涨姿势，学会下面这些神技，你的Excel分分钟超过90%的同事！
还在把Excel仅仅当成一个画表格的工具？
图样图森破。
看看下面这张图。
它显示的是美国纽约曼哈顿的24小时人口活跃图。
分析公司DarkHorse Analytics 从美国劳工统计处获得数据，并制作了这张二十四小时会唿吸的地图，显示曼哈顿的工作与在宅人口。
利用条件格式与小方块，地图便在 Excel 上被视觉化了。每个 GIF 图的框架就是一张 Excel 的萤幕截图。
什么？你说这还是专业设计师的工作，你用不着？
那下面这些技巧，你一定用得着。
1. 10个快捷键 - 10 Shortcuts
（1）快速求和？用 “Alt + =”
Excel的函数功能非常强悍，求和应该是最常用到的函数之一了。只需要连续按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字的和。
（2）快速选定不连续的单元格
按下组合键“Shift+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住Ctrl键不放。
（3）改变数字格式
Excel的快捷键并不是杂乱无章的，而是遵循了一定的逻辑。
比如你想快速改变数字的格式，比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把数字加上美元符号，因为符号$和数字4共用了同一个键。
同理，“Ctrl+shift+5”能迅速把数字改成百分比（%）的形式。
（4）一键展现所有公式 “CTRL + `”
当你试图检查数据里有没有错误时，<CTRL + `>能够一键让数字背后的公式显示出来。
“`”键就在数字1键的左边：）
（5）双击实现快速应用函数
同一个函数就不用一个一个敲啦。当你设置好了第一行单元格的函数，只需要把光标移动到单元格的右下角，等到它变成一个小加号时，双击，公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。
这是不是比用鼠标拖拉容易多了？！
（6）快速增加或删除一列
对于那些整天要和Excel打交道的人来说，这个窍门或许能为你节省一点时间。
当你想快速插入一列时，键入Ctrl + Shift + '=' （Shift + '='其实就是+号啦）就能在你所选中那列的左边插入一列，而Ctrl + '-'（减号）就能删除你所选中的一列。
（7）快速调整列宽
想让Excel根据你的文字内容自动调整列宽？你只需要把鼠标移动到列首的右侧，双击一下就大功告成啦~
（8）双击格式刷
格式刷当然是一个伟大的工具。不过，你知道只要双击它，就可以把同一个格式“刷”给多个单元格么？
（9）在不同的工作表之间快速切换
在不同的工作表之间切换，不代表你的手真的要离开键盘（可以想象如果你学会了这些酷炫狂拽的快捷键，你根本不需要摸鼠标）。
“Ctrl + PgDn”可以切换到右边的工作表，反之，“Ctrl + PgUp”可以切换回左边。
呃，不过Mac用户似乎与这个快捷键无缘了……
（10）用F4锁定单元格
在Excel里根据函数填充数据的时候，有时候你希望你引用的单元格下拉时随之变化，也有时候你并不这么想。当你要“绝对引用”——也就是锁定单元格的时候，你必须在行列前加$符号。想手动去打这些美元符号？简直是疯了…
其实有一个简单的技巧，就是在你选定单元格之后，按F4键输入美元符号并锁定；如果你继续按F4，则会向后挨个循环：锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定。
如果你觉得上面这些太基础，那么下面这些函数就专供进阶大神们享用了！
2. 10个让你“事半功倍”的函数，10 Formulas
函数（公式，Formula）是Excel区别于其他软件的神奇之处，然而我们中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。
（1）NETWORKDAYS和WORKDAY函数
如果你的老板问你，今天距离元旦还要工作多少天？
你难道真的要对着日历一天天去数、一月月去算吗？
太年轻。
Excel里的networkday 函数返回起始日期（start_date）和结束日期（end_date）之间完整的工作日数值。工作日不包括周末和专门指定的假期。
可以使用函数 NETWORKDAYS，根据某一特定时期内雇员的工作天数，计算其应计的报酬。
而如果你的老板有一天忽然开始思考未来，他抓住你，问你，从现在开始再工作1000天，是哪年哪月哪日？
别哭。
有这样的老板不是你的错。丢给他这个GIF图：
没错，这个函数返回的常常是个数字，不是Excel算错了，是你的数字格式有问题，按下Ctrl+Shift+3，就能显示日期啦！
（2）IF函数
If函数的意思就是“如果”啦，如果满足某个条件，就返回一个值，如果不满足，就返回另一个。
If函数的语法是这样的：
IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])
其中，logical_test 是要测试的条件。value_if_true是这个测试的结果为 TRUE 时，您希望返回的值。
比如，下面这个GDP表格里，小编根据数值是否高于500万来给对应的国家打上“poor”或“rich”的标签。
（3）SUMIF 函数
Sum的意思是“加和”，再加上“IF”，意思就是对范围中符合指定条件的值求和。例如，假设在含有数字的某一列中，需要对大于 1000000 的数值求和。请使用以下公式：
（4）Trim() 函数，处女座福音1
这个函数可以轻松把单元格内容里的空格去掉。例如=trim(A1)，如果A1单元格里有空格，这个公式会只显示其中非空格的内容。
（5）Clean()函数，处女座福音2
Clean函数可以用来删除文本中不能打印的内容。其他应用程序或者其他格式的数据导入到Excel里，经常会有一些莫名其妙的乱码和字符。现在，只消一个神奇的Clean函数你的数据就立马变得干净整齐啦！
比如下面这个函数应用之后，莫名其妙的多行空格就不见了。
（6）SUBTOTAL函数
SUBTOTAL函数其实是个函数组，就是返回一个列表或数据库中的分类汇总情况。
SUBTOTAL函数可谓是全能王,可以对数据进行求平均值、计数、最大最小、相乘、标准差、求和、方差。
想算什么算什么有木有！
（7）SUMPRODUCT函数
这个函数的功能是在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。
SUMPRODUCT函数的语法是：SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...) 其中Array1是必需的，其相应元素需要进行相乘并求和的第一个数组参数。Array2, array3……都是可选的。
比如，下面这个里面的函数目的就是把两组数字对应乘起来再加和。
（8）Text函数
Text函数能够将数值转化为自己想要的文本格式。
TEXT 函数还可以使用特殊格式字符串指定显示格式。要以可读性更高的格式显示数字，或要将数字与文本或符号合并时，此函数非常有用。
例如，假设单元格 C 中包含一组数字。要将此数字的格式设置为美元金额，而且保留两位小数，您可以使用下列公式：
=TEXT(C1,'$0.00') & '每小时'
Text函数的语法为：=text(value,format_text)。Value为数字值。Format_text为设置单元格格式中自己所要选用的文本格式。
（9）SMALL & LARGE 函数
SMALL函数可以用来找到一串数据中的第n小的值。例如SMALL(B2:B20,3)能够找到B2到B20的范围内第3小的数字。
同理，LARGE函数就是用来找最大值的啦。
看看下面这些国家里排名倒数第三的国家GDP是多少？
（10）INDEX+MATCH函数
INDEX+MATCH函数堪称是Excel里的神器，很多人甚至将这个函数的使用熟练程度作为判断其Excel掌握情况的标准！
这两个函数有些复杂，搬好小板凳，我们来慢慢说。
index（r,n）是一个索引函数，在区域r内，返回第n个单元格的值。
而 match(a,r,t)是一个匹配函数，t为0时，返回区域r内与a值精确匹配的单元格顺序位置；t为1时返回区域r内与a值最接近的单元格顺序位置（汉字通常按拼音字母比较，数字按值比较，数值符号按位值比较）。
通常可以将两个函数联合起来进行表间关联关系查询，通过match函数找到匹配单元位置号，再用这个位置号，通过index函数找到与匹配值对应的关联值。
还是不懂？
没关系。
现在小编得到这么一组零件的规格数字（不要问小编要零件做什么用，小编本来就是搬砖的，今天为了你们也是蛮拼的）。
……
这个表格还很长，估计有个……100行吧。意思就是，左侧的规格，对应右侧的重量。
现在小编拿到一大堆这样的零件，经过千辛万苦，终于把这些零件的规格都搞清楚了，并且列出了下面组数字。
现在，老板忽然走过来：
小编，对，就是你！再对照表格，把每个零件的重量给我标记出来！
……
100多个你让小编一个一个填！那要是1000多个呢！？
小编想摔桌子，凭什么让我搬砖！
但是我忍住了。
因为小编早已看穿了一切。
我留了一手，Index+Match刚好配上用途！
通过在前面的那组数字中查找规格，我很快得出了对应的重量。
我们来看看到底怎么算的。
=INDEX($B$2:$B$100,MATCH(D2,$A$2:$A$100,0))
这个公式里，MATCH(D2,$A$2:$A$56,0)的意思是在A2到A100的区域里查找和D2（也就是你的零件）规格“严格匹配”的那一行，“0”的意思就是严格匹配。
找到这一行的数字之后。Index函数的功能就是在B2到B100的区域内找到这一行，并且返回相应的重量数字。
于是你的零件重量不就出来了？
之所以都加了“$”是为了让这个区域“绝对引用”，不管我怎么下拉，这个区域都是固定的。
老板满意了，小编也放心了。
还不会？
没关系，复制这里慢慢学：
https://support.office.com/zh-cn/article/使用-VVLOOKUP、INDEX-或-MATCH-查找值
-7144ef3f-e322-4f95-9e96-f1d743270438
3. 其他神奇功能，Amazing facts
（1）你知道吗？Excel可以插入截图！
目前很多软件都提供截图插件，比如QQ和微信都有快捷键。但是有时候在用office编辑文档的时候需要截个图，那么这个技巧就是很方便的。
Office（包括word excel ppt）的插入选项卡下有一个“屏幕截图”选项，这几个字下面有一个小三角，点击小三角会出现一个“可用视窗”，点击“屏幕剪辑”，稍等2秒，等屏幕变模糊，就出现了十字形的截图光标，选择区域即可截图。
或者直接点击可用视窗下面的窗口（下图中有两个窗口），即可完成全屏截图）。
（2）条件格式让你的数据可视化起来
条件格式（Conditional formatting）是指当指定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式，例如，单元格底纹或字体颜色，或者给单元格前面加上一个红绿灯。
使用条件格式最大的好处就是可以为你突出显示你想要找的数据，如果再结合使用公式，条件格式就会变得更加有用。
例如，我想在以下数字中用显著的格式体现出各个国家的GDP情况。
你可以做成这样：
或这样：
以及这样：
很酷炫吧！
条件格式还可以和上面的函数共用，当满足某个条件时呈现某种格式。所有上面这些内容都是可以融汇贯通的。
为什么别人做事总比你快？这下明白了吧。如果你也学会这些神技，放眼望去，你的Excel已经超过90%的同事了。
03 PowerPoint
经常做PPT的人们，都会用这句话自嘲：Most people who make PowerPoint have no power and no point（大多数做PowerPoint的人既没有力量也没什么观点）。
今天来自清华大学的妹子就把自己精心珍藏的PPT制作宝典给我们投过来了。快来一起学习吧，把PPT变为你职场上的加分利器！
范潇晓，清华大学外文系2015届毕业生，曾任清华大学视觉中心组长，曾在花旗银行、China Daily和万博宣伟实习。
Office家族里，最“用户友好”的似乎就是PowerPoint了。
似乎隔壁老王都能随手做出几页。
但是，如果你把PPT做成这样：
或者这样：
有人说做PowerPoint的人既没有Power也没有Point？
一派胡言！做不出Power和Point只能怪你们自己做砸了PPT。
Power（在这里我们叫它“冲击力”）得益于精巧的排版、抓人的配色、合适的字体以及锦上添花的图片。
Point（在这里我们叫它“要点”）来源于得体的形式、你的想法、你表达的方式，以及各要素的组织形式。
下面我们就从这些方面来一个一个说说，如何做出高超的PPT吧！
1. 打开软件前…Think as a whole
在开始做PPT之前，你就要想清楚，你需要的最终呈现效果是怎么样的？是一丝不苟的学术分析？是抓人眼球的商业报告？还是可以充分夹杂各种私货的个人展示？
先把握结构和骨脉，才能丰满内容。
磨刀不误砍柴工。
比起打开PowerPoint胡乱拼凑几页，你更需要的是一个全局的想法。这要根据你的演讲流程走。
2. 珍爱生命，远离默认，No Built-In Theme
打开PPT时，不少人都会忍不住去点软件里默认的主题。但我要告诉你：珍爱生命，远离默认主题！
不知道MS默认主题做出来的PPT啥样？
喏，就是这样了▼
3. 只展示最核心信息 - Blah…blah..blah...
你不需要把所有的信息全部放在一页幻灯片上，你需要的是简明有力的标题和最吸引人的核心信息。
切忌把一整段话放在PPT上，你以为这可以在展示时帮到你，但照着念只会让听众觉得你是个傻帽。
在每一页幻灯片中，哪些是核心信息，哪些是次要信息，你应该用字体、字号和颜色等元素有效区分出来。
4. 排版，实用干货来了 - Layout
PPT排版的四大法则：
- 对齐 alignment
- 对比 contrast
- 集中 assembly
- 统一 coherence
- 关于对齐
对齐有几种？相信你们都能给出正确答案。三种：左对齐，右对齐和居中对齐。
但你知道每种对齐方式都有什么优缺点么？（都在图里了）
巧妙运用各种对齐方法，你的文案能迅速散发出高大上的光环。
- 关于差异对比
要么完全一样，要么完全不同。比如下图这两个文字块，每一个部分内部都是相同的，但两个部分之间是完全不同的。
- 关于集中
要么靠的很近，要么离得很远。比如下面三首神曲的歌词，每一首歌曲内部排得都很近，而不同歌曲之间保持一定的距离。
- 关于统一
让你不用模板，但你也别每页都换一种style。
勤俭节约的精神就不用发扬到做PPT上了。注意！你有的是空间！有的是版面！不要费尽心机地把每一页幻灯片都填满。
更不要故意调大字体 ：）
5. 配色 - Color
你以为只有东北大妈才能hold住红配绿么？
并不是！如果控制好色相、亮度和饱和度，红配绿也能配出时尚范儿！
什么？你说你有21世纪新绝症——直男癌？！
好吧，那就记住这条傻瓜口诀：一页幻灯片不要出现三种以上的颜色。
一些我觉得好用的配色方案：
- 经典——黑白灰
- 酷炫——黄黑 红黑
- 和谐——深色配浅色
- 活泼——酸橙配果绿
- 沉稳——深蓝配浅蓝
- 现代——黄蓝
如果你还是对颜色不感冒，这里有小工具可以帮助你：
Adobe Kuler（color.adobe.com）是在线色彩工具的典范。有数千个出色的预置色彩模板可供选择，你也可以利用这款既先进又好用的工具来生成自己的模板。
其他类似的工具还有Piknik （color.aurlien.net），Piknik是地球上最基本的色彩工具之一，只需轻轻移动鼠标去改变颜色，滚动一下改变亮度，然后点击复制数值到粘贴板上，大功告成矣。
做网站的时候，我每天都用它来为颜色选用找感觉，包括它看起来会如何、如果覆盖整个屏幕效果会怎样、做幻灯片用哪个颜色好等等。
0to255（www.0to255.com）也是我的至爱之一，是寻找颜色变化的一款非常震撼的工具。这让它在设计网站的边界和悬浮（hover）效果时表现出色，但你同样可以用它来为PPT的排版或其他要素寻找重点色。
6. 字体 - Fonts
最基本的一条建议是，做PPT请选择不带衬线的字体，例如英文中的Arial或中文里的黑体。
在Word里好看的字体不要用于PPT，反之亦然。一个PPT里最好不要出现三种字体，以及，不要艺术字。
7. 有关图片 - Pictures
非主流、渣像素以及水印，你好，再见！
如果有一组图片，你可以尝试稳重的矩形排版，以及稍微活泼一些的圆形剪裁。
相信我，在某一页插入一张全景图片，你可以收获非凡的逼格！
高清图片全屏显示，再配上一句加框的文字，时尚大片有没有！！
8. 数据可视化 - Graphs
别用Office自带图标配色，如果非要用的话，请改一改。
除了饼状图、折线图、柱形图……你的数据还有更多光彩照人的可能。
如果你在用Office 2013，恭喜你，你已经赢在了起跑线上。
最后，PPT是最有创意的工具之一，以上这些规则并不是用来严格遵守的，而是需要聪明的你来打破的。
毕竟，大众的审美永远不是最美的。你的才是。
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