科研必备基本功，研究生必须掌握有效的英文电子邮件沟通
电子邮件有许多不同的用途，是联系朋友、与未来海外导师沟通、请求信息、申请海外工作和奖学金，甚至是求取SCI论文全文的必要途径。根据发送邮件的目的、形式、预期受众和预期结果上的不同，电子邮件也会不尽相同。然而，并非所有人都熟知这些细节。
什么时间发送电子邮件能够达到最有效的沟通？什么时候需要发送简短的邮件？什么时候发送更长、更专业的电子邮件？在特定的任务下，如何决定使用什么样的写作风格？请继续阅读，小编与大家一起寻找这些问题的答案。
在什么时候使用电子邮件，是合适的沟通方式？
在以下情况下，电子邮件是传递信息的好方式。
1. 想分享的信息没有时间敏感性。发送电子邮件的行为是即时的，但这并不意味着作者可以期待即时的回应。对于许多人来说，保持电子邮件通信是他们工作的一部分，但是他们只在正常的工作时间内进行。除非你的读者另有承诺，否则默认读者们可能需要几天时间才能回复你的信息。
2. 需要对沟通进行书面记录。如果你需要回溯某人在先前的信息中所说的话，提供某种证明（例如，证明你已经提供了项目的细节，对方应许加你为共同第一作者），或者回顾一个重要会议或备忘录的内容，那么保存重要的电子邮件会很有帮助。
3. 需要给某人发送一个电子文件。比如一门课程的PPT文档，一个充满数据的电子表格，或者你发给导师的SCI论文手稿。
4. 需要与很难通过电话联系到的人取得联系。不定期来学校的人，或不在同一个地区，甚至不在同一个国家。例如，小编有时候在学校的数据库里找不到某个论文的全文，就通过电子邮件与通讯作者联系，索要全文。
5. 需要快速地将信息分享给大量的人。例如，一份需要发给整个实验室人员的组会通知。
在什么情况下，电子邮件不是一种合适的沟通方式？
在以下情况下，电子邮件不是一种有效的沟通方式。
1. 需要传递的信息又长又复杂，或者需要额外的讨论，而这些讨论最好是面对面地完成。例如，如果你想从你的导师/老板那里得到关于你工作的反馈。如果你向导师提出问题，且该问题不仅仅需要一个 '是/否 '的答案或简单的解释，那么，你应该安排一次会议，而不是发送一封电子邮件。
2. 需要沟通的信息是高度保密的。电子邮件永远不会是私人的! 请记住，你发送的信息可能会在你不知情的情况下被转发给其他人。同时，你的电子邮件总是存储在服务器上，“感兴趣的人”可以很容易地检索到它，即使你已经删除了信息，并认为它已经永远消失了。
3. 传递的是情绪化的信息。电子邮件信息的语气很容易被误解。如果你犹豫要不要当着别人的面说些什么，就不要写在邮件里。
谁是你的受众？
不同的人对电子邮件有不同的看法，所以了解受众的期望总是很有帮助的。例如，有些人认为电子邮件是一种快速和非正式的沟通形式——一种打招呼（Hello）或问一个快速问题的方式。
然而，另一些人则认为电子邮件只是一种传递正式信件的便捷方式。这些人可能会认为非正式的电子邮件是粗鲁或不专业的。
像这样的信息可以发给你的朋友，但绝不能发给你的教授/导师。
显然，高情商的你不会给教授发这样的邮件，但让我们仔细研究一下这封邮件对读者和他们的期望做了哪些假设。首先，这封邮件的语气非常随意，它假设读者知道发件人是谁，并且与发件人有密切的个人关系。因为它包含了对 'thesis '的含糊提及，所以这条信息还假设读者熟悉手头的主题。作者还对读者对发送即时消息或短信时，经常使用的语言的舒适度做了一个隐含的假设。'U '可能会被一些读者认为是作者懒得打出 'you '字的信号。
对受众的期望做出假设，会增加你的信息或其语气被误解的风险。为了确保你的信息达到预期的效果，使用以下问题来帮助你思考你的受众和他们的需求：谁是你的受众？你的受众多长时间使用电子邮件进行沟通？你的受众与你是什么关系——例如，读者是你的老师吗？你的老板？朋友？陌生人？你对他们有多了解？在社交场合，你会如何与他们交谈？
你想让你的听众对你有什么看法或假设？你想给人留下什么样的印象？
一封有效电子邮件的重要组成部分
1. 主题行
电子邮件的主题行就像一篇文章的标题，应该传达即将发送的信息的要点，或你希望读者了解的想法。因此，要尽可能的具体。单词主题，如 '你好'、'问题 '或 '仅供参考'，没有信息量，也不能让读者了解你的信息有多重要。如果你的信息是有时间敏感性的，你可能需要在主题行中加入一个日期，比如 '1月7日星期四的会议'。思考一下你收到的电子邮件的主题行。你认为哪些是最有效的？为什么？
2. 称呼与结尾语
恰当使用一些称呼与结尾语是十分必要的。直入正题而不使用称呼，信件结尾不使用结尾语，都是不礼貌的。也许由于不了解你的受众，你可能会对如何称呼他们或使用结尾语（Best or Sincerely?）感到困惑。尽管如此，做出某些努力总是更好。小编的金标准是：在有疑问的情况下，对别人的称呼要正式一些，以免得罪他们。一些常见的称呼读者的方式有：
Dear Prof. Chen/Dr. McLean,
Hello, Ms. Woodcock,
Hi, Xiangdong,
如果你不知道你所要联系的人的名字，或者如果电子邮件所针对的是一个不同的群体，可以尝试一些通用的，但有礼貌的称呼。
To whom it may concern,
Dear member of the USUIC,
Hello, everyone,
Dear all,
在电子邮件的结尾处，可以使用一些简短但友好的“结尾语”。当然，对于大多数信件来说，只是书写你的名字也是可以的。
Thanks a lot,
Best wishes,
Have a good day/week,
Warm regards,
对于非常正式的信息，如求职申请，使用你可能在商业信函中看到的那种结尾:
Sincerely,
Respectfully yours,
你的结尾签名非常重要，因为它能让读者知道是谁在联系他们。在信息的结尾处一定要署上你的名字。如果你对读者不是很了解，你也可以考虑附上你的头衔和你所属的组织，例如:
具体例子：
如果你有任何问题，欢迎留言讨论。