财务会计入门17讲（四）
原创：金算珠（四）13~~17讲第十三讲：会计分录和T形账户记账的理解和熟练会计分录上节我们学习了T形账户用来记录业务的发生，虽然很直观，但在日常的会计课程的讲授过程中，要全部用账户描述，用起来特别繁琐，因此，创设了会计分录这种简洁的经济业务列示方式，如下：借：账户名称 金额贷：账户名称 金额从上面可以看出会计分录包括三个要素：借贷方向、应借或应贷科目、对应的金额。后面章节中实际会计业务的核算，基本都是用会计分录的方式进行讲解的。好，下面我们分别用会计分录和T形账的方式，将前述章节的10项业务再次描述一遍，从而巩固会计分录和T形账的使用方法。业务① 2019年9月1日，金算珠和银算珠共同以银行存款出资100万元，注册成立了北京算珠教育科技有限公司（以下简称算珠公司）。其中金算珠出资80万元，银算珠出资20万元。分析：该业务会造成银行存款和实收资本增加，银行存款为资产类账户，资产增加记借方，实收资本为所有者权益科目 ，所有者权益增加记贷方。用分录表示为：借：银行存款 100贷：实收资本—金算珠 80贷：实收资本—银算珠 20说明一下，分录中银行存款、实收资本为一级科目，是由财政部指定，一般是统一规定名称和代码，比如 银行存款的科目代码是1002。大家网上百度《最新企业会计科目表》就可以查到所有的科目名称和代码。分录中在实收资本下，有两个二级科目（金算珠和银算珠），除个别特定业务外，财政部一般不限定这些二级及后续的更低一级其他科目。用T形账（图表2-23）表示为：
图表2-23业务② 9月1日，算珠公司为开展业务，从CBD商圈租用办公楼300平米，为此用银行存款支付1个月租金10万元。分析：该业务会造成银行存款减少和管理费用增加（管理费用，大家先简单理解为是公司管理活动发生的费用即可），银行存款为资产类账户，资产减少记贷方，管理费用为费用类科目 ，费用增加记借方（还记得前面视频的记忆方法么，费用是花钱的，和所有者权益记账方向相反）。用分录表示为：借：管理费用 10贷：银行存款 10用T形账（图表2-24）表示为：
图表2-24业务③ 9月5日，算珠公司购买办公桌椅设备，总计花费9万元，货已到，款项未付，公司打算30天后付款。分析：该业务会造成固定资产增加和应付账款增加，固定资产为资产类账户，资产增加记借方，应付账款为负债类科目 ，负债增加记贷方。用分录表示为：借：固定资产 9贷：应付账款 9用T形账（图表2-25）表示为：
图表2-25业务④ 9月8日，算珠公司为客户提供咨询服务，获得了6万元的咨询费收入（为方便学习，暂不考虑税收影响）已存入银行。分析：该业务会造成银行存款增加和主营业务收入（营业收入分主营业务收入和其他业务收入，按字面意思区分二者就行）增加，银行存款为资产类账户，资产增加记借方，主营业务收入为收入类科目 ，收入增加记贷方。用分录表示为：借：银行存款 6贷：主营业务收入 6用T形账（图表2-26）表示为：
图表2-26业务⑤ 9月16日，算珠公司为客户提供咨询服务，获得了7万元的咨询费收入（为方便学习，暂不考虑税收影响），客户尚未付款，客户承诺将在下月10日前支付。分析：该业务会造成应收账款增加和主营业务收入增加，应收账款为资产类账户，资产增加记借方，主营业务收入为收入类科目 ，收入增加记贷方。用分录表示为：借：应收账款 7贷：主营业务收入 7用T形账（图表2-27）表示为：
图表2-27业务⑥ 9月30日，算珠公司用银行转账支付物业管理及电费1万元。应该支付员工工资5万元，款项尚未支付，算珠公司每月10日支付上月员工工资。分析：该业务会造成管理费用增加，银行存款减少和应付职工薪酬增加，管理费用为费用类账户，费用增加记借方，银行存款为资产类账户，资产减少记贷方，应付职工薪酬为负债类科目 ，负债增加记贷方。用分录表示为：借：管理费用—物业费及电费 1贷：银行存款 1借：主营业务成本 5贷：应付职工薪酬 5说明：之所以人工费计入主营业务成本，主要是根据算珠公司为咨询业务类公司，与其主营业务咨询相匹配的成本，就是跟咨询直接相关的支出。这里，我们假设公司的这部分工资均为咨询人员的工资支出。因此，不用类型的公司，其主营业务成本的组成是会发生变化的。用T形账（图表2-28）表示为：
图表2-28业务⑦ 9月30日， 算珠公司的投资人金算珠花费50000元重新装修了自家的房子。分析：跟前面我们的判断一样，该业务为金算珠本人的个人业务，与算珠公司无关，因此我们无需进行账务处理。业务⑧ 9月30日，业务⑤的客户，把应付给算珠公司的咨询费用6万元，用银行转账的方式转给了公司，银行已收款入账。分析：该业务会造成应收账款减少和银行存款增加，应收账款为资产类账户，资产减少记贷方，银行存款为资产类科目 ，资产增加记借方。用分录表示为：借：银行存款 6贷：应收账款 6用T形账（图表2-29）表示为：
图表2-29业务⑨ 9月30日，公司又取得中介代理收入8万元，款项尚未收到（暂不考虑税费影响）。分析：该业务会造成应收账款增加和其他业务收入（这里我们假设中介代理业务不是算珠公司的主要业务，因此计入其他业务收入）增加，应收账款为资产类账户，资产增加记借方，其他业务收入为收入类科目 ，收入增加记贷方。用分录表示为：借：应收账款 8贷：其他业务收入 8用T形账（图表2-30）表示为：
图表2-30业务⑩ 9月30日，金算珠和银算珠召开董事会，决定分红，并通过银行存款支付给两位股东现金红利4万。分析：该业务会造成未分配利润（前面我们提到的留存收益的一种，是还没有分给股东或投资人的企业净利润）减少和银行存款减少，未分配利润为所有者权益类账户，所有者权益减少记借方，银行存款为资产类科目 ，资产减少记贷方。用分录表示为：借：未分配利润 4贷：银行存款 4用T形账（图表2-31）表示为：
图表2-31上述业务，前面我们用会计等式曾经分析过一遍，这次又用会计分录和T形账分析一遍，不在于业务的新旧，而重点在锻炼我们使用每一种会计处理基本方法的熟练程度。会计真的需要耐心和细心。因为一个公司，等你加入后，80%的业务类型，都是日复一日的重复，不能接受这个事实和“折磨”的人，不会走上高级会计岗位的。（下节说说经济业务记录怎么从原始单据变成账簿的。）第十四讲：从经济业务的单据到会计明细账的过程上节我们学习了会计分录和T形账的业务记录方式，需要告诉大家的是，这个是我们日常教学中使用的方法，在公司业务实践中，需要更详细的两个工具来替代会计分录和T形账的记录方式，那就是会计凭证和会计明细账。原始凭证：我们知道，会计的主要功能就是对公司的经营业务进行专业记录。那些公司发生的业务记录我们一般叫做原始凭证。就像我们前面提到的算珠公司的第一笔业务，两位投资人把资金投入到算珠公司，那我们会计人员收集到的原始凭证会有哪些呢？一般会有银行出具的资金到账证明（类似）及股东出资证明书（类似），如图表2-32、2-33：
图表2-32
图表2-33原始凭证，不同的业务有不同的证据类型。比如有收付款的银行回单，有买卖东西的各种发票，也有企业自制的工资单，领料单等，有企业内部的，也有企业外部其他单位出具给我们的。作为会计人员，尽快熟悉自己入职公司各类业务的证明单据——原始凭证，是新手入行的快速路径，希望大家将来自己入职新公司后，要多多训练自己这方面的原始凭证读取分析能力。收集原始凭证，最重要的是判断是否合适，是否真实，金额是否正确等等。这方面的研判也就是我们日常说的会计经验的一部分。需要日积月累、用心判别和理解业务实质。会计凭证，是会计人员第一次对公司各种原始凭证的加工整理。白话说，就是把原始单据反映的业务，用会计语言（会计分录）记录下来。先看一个样例如图表2-34：
图表2-34如上图就是一个会计凭证的样例，具体来说，一张会计凭证主要包括①表头区域，主要记录会计主体名称、会计凭证类型、日期、凭证顺序号码、凭证后面附有记账原始单据数等。②是表尾区域主要是会计凭证编制的相关责任人员签章。③是简要描述所记录业务。④是业务所涉及的科目。⑤是科目的借贷方向。⑥是业务发生的金额。⑦是大小写合计金额。其实，我们可以看出来，会计凭证就是会计分录的详细版本，两者的核心都是会计科目、借贷方向、业务金额。一般要求一笔经济业务，需要编制一个会计凭证，这样查找、追溯经济业务时会很方便。个别同类型的业务，可以合并计入一张凭证中。明细账：前面章节我们已经见过明细账的格式，下面我们看算珠公司的实收资本明细账如图表2-35：
图表2-35账户的正常余额：如图表2-35所示，实收资本账户的期末余额为200万元。除了损益类账户（就是收入类和费用类）没有余额外，其他类账户期末都有余额。账户的正常余额一般是在记录账户增加额的那一方，比如，实收资本是所有者权益账户，增加在贷方，因此，其正常余额一般就在贷方。如果一个账户的余额不在其正常的方向，那就要引起会计人员的足够重视，看看是什么原因造成的。通过上图来看，明细账和会计凭证提供的信息基本相同。是的，确实如此！因为明细账就是根据会计凭证的数据汇总而来，只是把一类业务放到了一起（同一个会计科目）。所有会计科目的明细账放在一起，就构成了算珠公司的明细分类账。大型公司，可能会有成百上千个明细子账户。会计凭证不会自动把相关业务信息传递到明细分类账，需要有人进行记账，财务记账软件需要主动操作，一般叫过账。也就是把会计凭证相关信息，按照一定的规则复制（手工帐是抄写）到明细账中。可以参考下面的示意图2-36：
图表2-36扩展：给会计专业大学毕业生的小建议小型公司业务少，一般一个会计人员就能处理公司的全部业务，这样的会计人员能力成长全面，但不深入，见到的业务类型也比较单一。待久了，一般后续发展没有后劲。大型公司的会计人员较多，分工也比较细，一个会计人员可能开始工作的几年，仅能接触少有的几个会计科目，甚至特大公司，仅仅应收会计，都有好几个。因此，除非自己的主观能动性特别强，愿意（也有时间）和其他同事交流沟通，否则会一直摸不到公司的全貌，这样会延缓以后进入高层次的会计岗位的进度，白话说，就是升职慢。金算珠给大家的建议是，可以先进入中型公司，然后尽快把财会类该考能考下来的证（初级、中级、注会、税务师、ACCA等）尽快考下来，这样实务工作比较全面，又有了复杂业务的最新理论基础（会计准则一直在更新，不学习跟不上时代呀！），然后去尝试进入大型公司，相对能升职快些。个人意见，仅供参考。（下节讲讲试算平衡和会计记账差错查找。）第十五讲：试算平衡表的原理及记账错误查找方法我们已经知道了，公司的会计系统是一个复杂的记录公司日常生产经营活动的记录系统，公司的业务越复杂，其记录的数据量越大，那不可避免，在记录的过程中就会出现这样那样的差错，尤其是以前没有财务软件的情况下，为了检测是否在记账的过程中是否出差，会计前辈们发明了试算平衡表来帮助发现部分错误问题。试算平衡表——是指某一时点（一般是月末所有账目记账完毕后进行）上的各种账户及其余额的列表。各个账户的余额都会反映在试算平衡表相应的借方或贷方栏中。试算平衡表是定期地加计分类账各账户的借贷方发生及余额的合计数，用以检查借贷方是否平衡及账户记录有无错误的一种表格。话说千遍，不如一见，看下面的图表2-37：
图表2-37注：上表案例中为新成立公司，所有期初没有余额，正常营业中的公司是有余额的。试算平衡表的主要目的是：1、检查每次会计分录的借贷金额是否平衡；2、检查总分类帐户的借贷发生额是否平衡；3、检查总分类帐户的借贷余额是否平衡。试算平衡，主要检查的项目和原理是：1.全部账户的借方期初余额合计数等于全部账户的贷方期初余额合计数，这个主要是根据资产=负债+所有者权益这一会计等式而来。需要说明的是：损益类的科目期末余额都是零，主要是在每个期末，我们都要进行损益结转，白话说，就是把收入类和费用类的科目余额，都通过做一个结转会计凭证，转到所有者权益类科目——本年利润里面去了。这个小伙伴们记得损益类科目没有余额就行，至于怎么转，后续会有专门章节来讲。2.全部账户的借方发生额合计等于全部账户的贷方发生额合计，其主要依据有借必有贷，借贷必相等这个借贷记账法的规则而来。大家想，只要我们每一笔分录的借贷相等，那么所有的分录合起来——借贷发生额合计数，也是应该相等的。3.全部账户的借方期末余额合计等于全部账户的贷方期末余额合计。这个依然是根据会计等式得出的结果。
理解了上面的原理，我们就知道试算平衡表可以发现的错误——借方和贷方金额不相等（比如，借方金额154,216,583.56，贷方金额手一抖写成了154,216,538.56,哈哈，是不是不容易看出来)，这在手工记账年代是常有的事情。好在现在电脑软件记账时代，如果一张记账凭证的分录不相等，你是无法记录下一张凭证的，因此，这类错误就很少发生了。但是，试算平衡表也有不能发现的记账错误，比如，科目记错、漏记一笔业务、重复记录一笔业务、科目借贷方向颠倒等这些错误是无法发现的。因此，这再次证明了会计人员职业素养要求——细心的重要性。另外，一个会计人员记录的会计凭证，最好有另一个人进行复核，能避免不少错误。在电子计算机记账时代，复核更显重要，因为，一旦记账凭证错误没有发现，那么后面的记账、过账、期末结转和出具报表都是系统复制完成，更发现不了错误。会计差错查找通过试算平衡表，可以查出许多不平衡情况（主要手工帐情况），可以通过下面的方法进行追查（虽然现在软件记账很普遍，了解这些方法，还是培养数据的敏感和会计思维）：1.查找缺漏账户的资料记录。比如试算平衡差额3265元，可能在编制凭证或过账到分类账的过程中出现错误。从记账凭证到分类账逐个反复追查每个账户，在所有分录中查找金额为3265元的交易。
2.将借贷方的不平衡金额除以2。若某个借方被错误地当作贷方处理，或者相反，会使差错金额翻倍。假设算珠公司在现金账户上增加而不是减少了300元，不平衡金额将变成600元，将此数目除以2，则刚好等于交易额300元。在日记账中查找这项交易并调整相关账户。3.将不平衡金额除以9。如果借贷方的差额可被9整除，则出现的错误可能是：错写（将400写成40）。在这种情形下，账户余额会不平衡，少360（400-40=360）。用360除以9，将得到40。然后在会计分录中查和40相似的400金额的所有分录。串位（将2100写成1200）。在这种情形下，账户余额会不平衡，少900(2100-1200=900）。用9去除900，将得到100。则错误的可能就是百位数的串位，可以缩小查找分录的范围。不过，金算珠还是觉得，加强做账人员的责任心和审核的认真严格，将大大减少后续查找错误耽误的时间。（第二章结束，下一章讲讲权责发生制和收入计量）第十六讲：权责发生制概念理解及其引起的待摊和预提权责发生制对于一个公司来说，管理者希望公司能投资于有利可图的项目，投资者寻求股票价格会上涨的公司，银行则希望寻找可以归还贷款的企业。会计人员为上述人士提供了进行决策的信息。会计可以以权责发生制为基础，也可以以收付实现制为基础报告公司经营数据。权责发生制：一项经济业务已经发生，会计人员就马上对相关影响进行记录。只要经营中提供了一项服务，实现了一宗销售，或发生了一笔费用，不管此时现金是否收付，会计人员都要记录这笔业务。收付实现制：只有发生现金收付时，会计人员才对一项业务予以记录，现金的收取记作收入，现金的支出记作费用。财政部要求全部企业使用权责发生制记录经济业务。这意味着企业在收入和费用发生时就要对其进行记录，而此时并不一定有现金的变化。我们以赊销交易为例。假设你拥有一批办公用品。这批货物是花费你500元采购的。现在打算以赊销方式卖掉——即你将在30天后收到顾客支付的800元。存货的销售与现金的回收是两项交易，哪项交易会导致你的财富增加？赊销800元？还是收回现金800元？
在扣除采购成本500元后，这笔赊销会使财富增加300元；应收账款同时增加800元。随后以现金形式收回800元的应收账款的这笔交易不会产生收益。因此，在权责发生制下销售产品会增加你的财富，而现金收回则不会引起财富的变化。收付实现制的主要缺陷是该制度下的会计记录忽略了许多重要信息，导致财务报表信息不完整，从而会导致财务报表使用者做出错误决策。假定你的企业以赊销的方式销售商品，按照收付实现制的规定，收到现金之前企业不能确认收入，这将导致至少有两个缺陷，一个是资产负债表的缺陷，另一个是利润表的缺陷。资产负债表的缺陷：如果不对赊销进行记录，在资产负债表中就不会有应收账款，这为什么不对呢？应收账款是一项真实资产，本应反映在资产负债表中。如果没有这项信息会使资产负债表中的资产被低估。利润表的缺陷：一笔赊销业务因为增加了企业的收入而增加了财富，如果利润表中不反映赊销，将会使利润表的收入和净利润被低估。既然权责发生制不以现金的收入和支出而以实际业务的发生为依据进行收入和费用的确认，这就避免不了会发生收付款和业务确认时间的差异。因此就会出现应收账款和应付账款，预付费用的摊销和应付费用的预提。应收账款：前面我们已经接触过了，其反映的就是实现了收入，暂时没有收到客户应该支付的款项，等实际收到款项时，双方两清，也就没有应收账款了（会计专业术语叫结平账户，金算珠一般称为把科目余额干掉了，后面会经常用到这个）。应付账款：同样道理，应付账款是已经取得的商品或服务，暂时没有支付给供应商的款项。等到支付出去款项后，应付账款也就不再存在了。
预付费用的摊销预付账款（曾经叫待摊费用，金算珠觉得这个更容易理解）：一般指的是我们预先支付一笔费用款项，但是该笔款项的受益期超过一个月，按照权责发生制，就需要在受益期内进行摊销。例3-1：算珠公司10月8日支付四季度房租30万元给甲公司。分析：根据权责发生制，很明显，该业务的房租受益期为10、11和12月，我们不能把30万元的房租全部计入10月份。因此，应该做以下的分录：借：管理费用——租赁费 10借：预付账款——甲公司 20贷：银行存款 30等11月的时候，我们还要计入管理费用——租赁费10万元（11月承担的费用中，确实应该有10万元的房租费），但由于已经付过款项，因此不需要再付款，而是将原来计入预付账款——甲公司的金额减少10万元（这就是预付费用的摊销）就行。其分录为：借：管理费用——租赁费 10贷：预付账款——甲公司 10这时，预付账款的余额就只剩下10万元了，这个在12月份按同样的分录摊销就行。12月份摊销后预付账款——甲公司这个科目，就被干掉了。
应付费用的预提例3-2：8月1日，算珠公司从建设银行获得一笔贷款100万元，年利率6%，期限为6个月（2019年8月-2020年1月），双方约定到期一次还本付息。分析：虽然算珠公司在8月份获得的贷款，需要在2020年1月份归还本金100万元和利息3万元，但根据权责发生制，3万元的利息费用我们不能仅仅计入2020年1月份，而应该从8月开始的每个月都应该承担0.5万元的利息费用。因此，在8月份，算珠公司的记账分录为：借款金额到账的分录借：银行存款 100贷：短期借款 100短期借款：为借款期限不超过1年的银行或其他金融机构贷款。预提利息费用的分录借：财务费用 0.5贷：应付利息 0.5财务费用：为公司为了资金筹措而花费的手续费、利息费用、佣金等这个分录，就是应付利息费用的预提分录，这样的分录需要在接下来的4个月重复4次(最后一个月不需要预提了)，合计应付利息的余额为2.5万元，而实际支付这笔利息的下年1月份，算珠公司需要做下面的分录：归还本金的分录借：短期借款 100贷：银行存款 100归还利息的分录借：应付利息 2.5借：财务费用 0.5贷：银行存款 3当然，企业还会有其他情况的待摊和预提费用，但基本的原理和上述情况类似。（下节谈谈费用配比原则）第十七讲：配比原则的深度理解和应用我们已经知道会计的最重要的一个职能就是核算，要想核算好，需要很多的会计核算方法和原则，今天讲到的配比原则就是其中一个。注意，我们不是考试，背下概念就可以了，是要深深的理解配比的思想，在我们日常考虑会计核算问题，在我们实际会计业务实践中都要时刻把握配比的思维逻辑。
配比原则：某个会计期间或某个会计对象所取得的收入应与为取得该收入所发生的费用、成本相匹配，以正确计算在该会计期间、该会计主体所获得的净损益。配比，可以从三个大的方面来进行把握：1.支出范围的配比白话说，就是你的收入匹配你的成本，举例来说，A部门的收入和A部门的成本费用相匹配。我们既不能把B部门的收入计入A部门，也不能把B部门的成本费用计入A部门。当然，我们这里的A、B部门，可以替换为事业部、分公司等等。其实，这也是会计主体假设的进一步引申理解，对吧？2.支出时间的配比白话说，就是今年的收入匹配你今年的成本费用。我们不能延后、也不能提前。这其实是权责发生制的延伸。3.支出对象的匹配白话说，就是甲产品的成本耗费，必须和甲产品的收入匹配。举例来说，如果某超市卖矿泉水和饮料两种产品，那我们购买矿泉水的进货成本就不能和饮料的互相混合，否则，就不符合配比的原则。
需要说明的是，由于最新的企业会计准则更强调资产负债，所以现在的配比原则已经没有以前在会计准则的规定中强调的那么厉害了。主要是为了不让资产负债表“虚胖”，表现在：《企业会计准则-基本准则》第三十五条，企业发生的支出不产生经济利益的，或者即使能够产生经济利益但不符合或者不再符合资产确认条件的，应当在发生时确认为费用，计入当期损益。企业发生的交易或者事项导致其承担了一项负债而又不确认为一项资产的，应当在发生时确认为费用，计入当期损益。在这两条表述中，就是出现了如果不能确认为资产和不能带来收益的情况，则直接确认成费用，而不再强调其与收入的配比。但在《企业会计准则-基本准则》中同样提到：企业为生产产品、提供劳务等发生的可归属于产品成本、劳务成本等的费用，应当在确认产品销售收入、劳务收入等时，将已销售产品、已提供劳务的成本等计入当期损益。由此看，支出对象的匹配还是必须保证的。
配比原则在日常会计学习和思考、实务操作、财务分析的应用也很广泛，比如我们对某项存货提取了存货跌价准备，在结转该存货的销售成本时，就要按对应比例匹配结转相应的跌价准备。比如我们部分处置了其他债权投资的时候，也要按处置的比例匹配结转相对应的计入其他综合收益中的相应金额。比如，一个上市公司连续3年的收入基本变化不大，但最后一年的毛利率却大幅提高，按配比原则，这肯定是异常情况，我们要进一步去追查原因，看是原材料价格真的大幅下降了，还是企业财务造假了。因此，一旦配比原则的精髓深入了我们的思维之中，很多会计准则规定的艰涩描述，我们就会很容易明白其规定的具体所指。这就是为什么同样一个新的会计准则（包括税法新规）颁布执行，有人能很快消化、吸收然后应用于自己工作之中，有人却老是看不明白这些新变化的规定是什么意思。