黄志军：协同工具如何为企业真正提升效率
2020年是特别的一年，突如其来的疫情不仅改变了人们的生活方式，也改变了许多行业的运行规则。如今步入了后疫情时代，相信大部分企业都会把降本增效作为重点——实质上是企业通过对内的一种数字化工具或方法，为企业带来切实的利益。
在疫情期间我们就接触过这样的客户，在疫情前企业将业务重点铺在了市场对外扩张，通过广告投放获得了大量的客户，但随之而来的运营成本也开始明显变高。因此企业就把视线转向了内部，保持成本不变甚至降低成本的同时，提升企业经营效率，在大幅提升效率之后实现了存量客户的优化运营，进而找到了新的增长点。
一、打破信息孤岛 效率翻倍
具体来说，比如企业中办公文档处理和流转是最高频使用的场景，其中隐藏着员工时间与精力的反复和浪费，某种程度上来说是企业效率的慢性杀手。基于我们的产品和大量的使用实例，在这里与大家分享，如何能够通过协作的方式，让企业的效率得到提高，同时又保证安全可管控，这也是大部分企业关心的核心问题之一。
企业在进行信息化建设时，往往产生大量的文档，而大多数企业的文档都是分散在不同的地域的，这导致了企业进行项目管理时，在协作能力不强或协作方式不成熟的时候，效率会变得很低效，同时，沟通成本也会大大增加，信息的流失率、不对称性，很多时候就成为了项目推进频频受阻的头号元凶。举个很生动的例子：项目经理A在微信上与项目组内的成员传达客户需求，首先信息很容易被淹没，组内成员也无法实时对齐进展，而这时候项目经理A就需要逐一跟进、落地、汇总。原本1个小时就可以落地的需求，往往需要1天或更久。
因此，传统的信息数据集中往往需要设定一个总负责人，然后通过多层级多地域的数据回收来完成整个流程。但如果通过协作文档或者协作表格的方式来进行，那么文档就成为了一个项目管理的工具，由管理者列出所有相关地项目、进度明细和对应地负责人，所有项目参与者都可以实时看到每个环节的进度更新，把所有信息和所有相关的人员分享，极大的减少了个体、部门之间的重复信息询问，打破信息的孤岛。
根据实际的测算评估，这种协作的方式基本上都能达到10倍以上的效率提升。我们的一家制造行业客户，是广东的一家上市公司，在每个季度对外发财报前都会感到非常的痛苦。外发财报需要财务的三大报表，而这三种类型的报表数据，需要从6家分公司各自的系统中导出约24份科目的余额表，再整合为1份附注表，最终进行加工。整体流程需要10位工作人员共同工作10天来完成。
运用云端解决方案之后，通过线上按照一定的规则自动合并6个分公司80多个sheet至10个报表之中，同时保证数据查询使用的连贯性，按照财务的要求再计算为三大报表的最终结果数据。这样公司的人力从10人缩减为1人，极大的提升了报表效率。
二、打造轻业务系统 便捷协作
另一方面，企业中常见的系统，包括OA、CRM等等，能够完成企业大约30%-40%的流程管理，而其他60%以上都要以非结构化数据的沉淀来完成，这往往会带来一个问题，即如果通过一个传统的系统来完成这60%的流程，不定性会非常大，系统的维护周期也会很长。完成一个新需求的搭建或者去进行系统的优化维护，也都需要耗费一周，或者一个月的时间。特别是在一些中小微企业，很多业务都在摸索的过程中，是动态的，也就导致了系统的多变性。
拿电商行业来说，不同类型的活动层出不穷，产品组合以及相对应的销售流程要时常进行不定式的变动，并且要在短期内达到整个流程的适配，包括市场策略、订单跟踪、物流配送 、售后退换等等，非常需要在短期内调整工作系统，完成业务的闭环。这种环环相扣的工作模式，不论对部门内部协作还是跨部门协作，都提出了更高的要求。这种场景下如果企业运用一个标准化的程序去管理，那么系统的迭代速度往往会跟不上业务的发展。
文档在这里可以很好的支撑起业务的流转，快速解决问题。当文件由个体创建并且完成编辑，没有和其他团队成员或者其他事物发生关系的时候，那么这份文件就只是一份简单的数据沉淀。但当一个文档能够将各方团队人员串联起来，能够反映组织分工，那么一个文件就是一个灵活的轻业务系统，除了单次的项目管理，也可以复用并且在动态中进行沉淀数据。
因此，协同文档工具虽然能够很大程度上解决实际工作场景中的问题，但在工具的背后，也需要管理者系统性的思考和不断完善的管理流程。毕竟对于一家企业来说，一支高效的团队和有效的经营方法才是不断为企业创造价值的核心。
三、身份即密匙 安全溯源顾虑少
同时，数据资产对于企业来说，也是一种真实的资产。许多企业在资产上云的过程中往往对于安全性有顾虑，这也是做云服务的产商与客户必聊的话题之一。
其实企业的数据上云就像是将资产放在银行中一样，客户面临的情况可以类比为把钱放在自己手中打理更好，还是放在银行中打理更好？
在企业的数据管控中，作为云服务的厂商，有一个基本的出发点，就是企业所有的数据资产是归企业主所有的，企业主有高级的管理权限以及相对应的操作权限。在WPS+的产品中，我们会将用户的个人从属数据资产与企业从属的数据资产进行分离，企业主所对应的管理权限在企业从属数据之中，拥有企业数据完整的管理权限。
我们从文档的创建、到流转，再到追溯能够完全的串联起来，而市面上同类产品一般会把存储安全与文档编辑相分离。我们认为能够让用户真正感受到快捷方便，并且在编辑中无缝体验安全、储存、管理等，那么产品一定要能够覆盖整个生命周期。从文档创建的那一刻开始，就能够对文档进行加密，以及初始的权限设置。这样在文档进行流转的过程中也能够将权限很好的利用起来，并且进一步去丰富操作权限和保护权限。一旦文档面临着一些安全性的事故，也能够追溯到一个文档所有的操作记录来理清所有的步骤。
一个很典型的场景是员工离职后，核心数据资产的交接问题，有两个方面，一是离职材料交接不完整，另一个是核心文件的对外泄露问题。我们了解到，在员工离职交接的过程中，大多数情况下都是不彻底的交接，很多资产有折损。在这样的情况下，WPS+的企业主或超级管理员可以在后台，将离职员工在企业所创建的所有文档一键移交给新的员工，很顺畅的进行完整的交接。
另一种情况则是企业有很深顾虑的一种，经常有客户带着问题来向我们寻求解决方案，那就是核心员工离职以后文件面临着泄密的风险该怎么办？其实数据上云就可以解决这个问题，第一我们会把身份和文件进行绑定，对一份加密文件来说，解密的方式就是通过身份账号来解密；另外就是权限的设定，企业主可以在员工离职之后完全收回文件的权限，哪怕员工真的把文件带走了，后续也无法打开文件。
在安全保证的情况下，文档依旧要保持流转的便利。虽然在常识上来说，管理的安全性和便利性往往是矛盾的两面，一般的管控中，越是要保证安全，文档的受限就越多。而WPS+在安全、编辑、文档这三方面的解决方案实际上是一体的，并且都是自然产生和互通的产品，所以已经在文档的建立之初也保护了文档的便利。
相信在云成为趋势，文档承载了更多的数据、人员、业务关系之后，企业中慢慢会形成多个动态的轻业务系统，用高效的协作办公方式带来实际的业务增长。