节省时间的6项终极工具，最后一种你每天都在用

在知识管理的过程中，有8种简单的工具能在最大程度上节省我们的时间，提高效率：
模板：形成可复用的内容；
时间轴：时间结构一目了然；
流程图：整理清晰的流程顺序；
思维导图：高效梳理思维框架；
桌面便签：常用信息提醒；
清单：任务管理。
最后一项“清单”最简单易上手，也最常见又实用。Dan Silvestre 在自己的博文中分享了自己的“检查清单”使用方法，一起来看看吧！
作者 | Dan Silvestre
来源 | medium.com
由大象翻译整理发布
转载请注明原作者

检查清单：平时省时间，关键能救命

清单是一种我们每天都在用的任务管理工具，但你可能不知道，制作检查清单“能救命”。
1935年10月30日，为了制造“下一代远程轰炸机”，美国军队为飞机制造商举办了一次飞行比赛，波音299型在比赛中获胜。波音公司的飞机速度更快，能够携带五倍于要求数量的炸弹，而且也更加复杂。
它有一个很酷的绰号：“飞行堡垒”。
但在首次试飞的过程中，飞机起飞后立即爆炸，并导致了2名机组人员死亡。
调查人员发现飞机坠毁的原因是机组人员忘记释放一个锁定机制。
尽管是人为错误造成的，但调查人员没有将坠机事故归咎于机组人员：尽管机组人员经验丰富，但记住安全飞行所需的所有步骤实在太困难了。
为了避免更多的人员伤亡，调查人员做出了一个简单而有效的解决方案：
一个飞行检查清单。
在清单被广泛使用之后，299型在接下来的180万英里航程内没有再发生任何事故。
大脑的记忆是容易犯错的。清单的功能就是补偿人类在记忆上的限制，确保在执行任务时不会忘记重要步骤。
例如：
如果过程中涉及多人按顺序工作，那么可以通过制作检查清单来节省很多麻烦。团队成员可以确切地知道该做什么以及已经做了什么。减少就项目状态进行交流的时间，并且不会犯太多错误。
「印象清单」小程序
此外，检查表可以将工作组织成整齐的标准操作程序（SOP）。
除了减少错误之外，检查清单还可以节省时间。
在开始成为一个视频博主时，我只是按照自己的步骤进行操作：记录，编辑，发布。
作为一个新手，有时我在花费很多时间完成视频之后，才发现视频中的错误，只因我忘记了一个简单的步骤。
但是后来我意识到：视频制作的过程是重复性的，并且始终包含相同的任务。
我不再依赖我的记忆，而是写下了所有步骤并为我发布的每个视频创建了一个清单，确保我不会跳过任何步骤。
我只需在完成任务时打个勾即可。

如何制作一份检查清单？

清单也分“好坏”。
好的清单不会包含每个微小的细节，因为它们不能替代执行操作的人员。它们是每个关键步骤的提醒。
通常，一个好的清单应该：
  • 精确
  • 高效
  • 包含要点
  • 便于使用
  • 足够简单
一份好用的检查清单，可以通过下面5个步骤完成：
步骤1：确定哪些关键活动本质上是重复的。
步骤2：观察并写下活动过程。
步骤3：检查初稿：
删除不必要的信息，使流程应尽可能简单；
添加细节，有些步骤可能需要更详尽的描述；
简化，清单应简单易行；
重新排序，尝试变换任务顺序找到更好的流程。
步骤4：测试脚本：严格执行写下的内容，确定工作流程和现实情况是否存在差距。
步骤5：如果有必要，和他人同步自己的清单。
“清单的制作过程”也是一张清单

如何使用检查清单？

很多情况下你已经使用了检查清单，但自己没有注意到。
例如：
如何在不忘记任何东西的情况下出门？
可以在外出时使用非常简单的清单来检查所需的所有物品。每次出门时，都在内心检查一遍清单。
电子支付还没有流行的时候，大象在出门前会默念一句“伸手要钱”：身份证、手机、钥匙、钱包
这是就是我们每天使用的简单检查清单。
通常，只要任务包含以下情况，就应该使用检查清单：
  • 可重复的
  • （因为太复杂或太简单）容易遗忘的
步骤越简单，就越有可能忘记并出错。
当你执行复杂的任务时，情况正好相反。当有很多要素同时作用时，很难记住需要做的所有事情。在这种情况下，清单将帮你完成整个过程，而无需依赖自己的记忆。
但并非所有清单都是一样的。
检查清单有两种典型的使用方法：
  • 核对清单。根据记忆和经验执行任务，然后根据清单一一核对。
  • 执行清单。根据清单内容一一执行任务。
“核对清单”在完成更简单的任务时效率更高，不会忘记任何项目。
例如每天的“出门清单”，只需要在出门前检查东西是否一一带齐，不需要按照清单一项一项装进口袋里。
对于任务较复杂的活动，应使用“执行清单”。有了分步骤清单，可以节省记住所有必需步骤的时间。
依旧以“物品清单”为例，出门旅行前就需要根据“旅行清单”把所需用品一项项装进行李箱。
有不适合使用检查清单的场景吗？
当然有。
清单是提高生产率的好方法。但是在我看来，它不适用于日常计划，因为清单不会带来最佳时间安排。
日计划的目的是通过确保我们始终知道应该做什么，在非生产性工作和切换任务上浪费更少的时间。
清单无法提供精确的时间分配，更适合用来提醒和检查。

“小投资大回报”的检查清单

最后来总结一下“小投资大回报”的检查清单：

#

好的清单标准？

精确；

高效；

包含要点；

便于使用；

足够简单；

#

如何制作一张检查清单？

步骤1：确定哪些关键活动本质上是重复的。

步骤2：观察并写下活动过程。

步骤3：检查初稿。

步骤4：测试脚本。

步骤5：如果有必要，和他人同步自己的清单。

#

检查清单的使用方法？

核对清单：根据记忆和经验执行任务，然后根据清单一一核对。

执行清单：根据清单内容一一执行任务。

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