从世界银行报告学习专业商务表格的制作
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世界银行前不久发表了《全球经济展望(2019年6月)》,里面有一些图表和表格,值得我们借鉴学习,本文以其中的一个表格为案例来介绍商务表格的制作。
链接:
http://www.worldbank.org/en/publication/global-economic-prospects
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在本报告(中文版)的示例文件中,表1.1实际GDP如下图:
如果让我们来做上面的表格,大部分人做出来应该是下面这个样子:
两个表格一比较,高下立现。
下面我们来看一下世界银行的表格哪些地方值得我们学习。
一、不同层次的数据用不同的缩进量来区分。
二、第一层级的数据字体加粗
三、不同的数据用不同的填充色
E列2018年是估计数据、F列到H列(2019-2021年)是预测数据,与前面2015-2017数据不同,故用不同的填充色以示区分。
四、标注数据来源和注释
在表格的底部标注数据来源,以及需要说明或解释的事项
世界银行这张表格的做法与《“偷懒”的技术:打造财务Excel达人》的表格美化理念不谋而合。在《偷懒的技术》一书的第七章”锦上添花:典雅商务气质表格的美化教程“中第二节“层次分明让结构更清晰”我们介绍:
何谓结构清晰?就是表格使用者在较远处就能一眼看出表的层次。量化一点说,就是把表格缩小为30%甚至10%时,仍能看出表格的层次结构。
我们可通过设置表格的各种设计元素以凸显表格的结构:
1、归类
将同一类的事项放在一起。
2、间距
将不同类别的记录或字段增加间距、拉开距离,以从物理空间上区分不同类别。
3、边框
边框有以下作用:结构化表格、引导阅读、强调突出数据、美化表格
可以用单元格边框的有无、边框线条的粗细来区分数据的层级(对比原则):重要层级可添加边框,明细级数据可不添加边框;同一层级应使用同一粗细的线条边框(重复原则)
4、字号
与边框同理,使用不同的字体和加粗与否来区分不同的层级
5、底色
与边框同理,使用不同的底色来区分不同的层级(对比原则),同层同色;还可用底色进行突出强调。
6、缩进
明细级的项目应该与上一层级保持一定的缩进,以凸显各项目的逻辑层次。同级的项目保持同样的缩进距离。
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世界银行的表格并不是十分完美,比如:
1、缩进时,使用空格来排版,而应该使用缩进功能。
2、第36行以下的数据与前面的数据不是同一组别,可加一虚线上边框以示区分。
3、E列标题写为2018e,可使用批注或数据验证功能,加一提示。
4、第11行“不包括中国的其他EMDEs"可使用较浅的颜色,以示区分。
5、表格尾部的备注信息可使用较浅的字体颜色。
下图为龙逸凡修改完善后的表格: