实验仪器设备的管理（二）：仪器管理要求
仪器设备管理的目的：
确保设备的合理配置、有效使用和正确维护，确保设备的技术性能、功能和状态满足使用要求，以保障检测工作的质量。
仪器设备管理的内容：
采购验收管理、建档管理、标识管理、检定与校准管理、使用和维护管理、特殊处置(外借、借用)管理等。
一、采购与验收
1.采购
(1)明确采购要求：
仪器设备的型号、规格、精度、等级、图纸以及应满足的相应检测标准等内容。
(2)选择可靠的供应商：
供应商应具备长期稳定的提供合格产品的能力；实验室应对供应商进行评价，主要针对供应商的管理体系，同时最好要求其提供产品符合性证明。
2.验收
验收是仪器设备购置过程的结束，也是仪器设备常规管理的起点。
(1)核对凭证
根据合同，核对装箱单所述的生产单位、型号、规格、批号、数量等；检查其技术资料所描述的性能与所要求的技术指标是否一致；凭证核对完成后才能进行实物的验收。
(2)实物验收
数量点验和外观检查：检查设备、附件、配件的数量是否正确，外观是否完好，是否附出厂合格证和保修单；内在质量检查：重点在于计量性能是否满足要求，功能是否正常，由专业机构专业人员检定/校准，出具证书；对于大型、精密、贵重设备，通常由供方派出技术人员进行安装调试，调试完成后再由实验室现场验收。验收合格的设备由使用部门保管、使用，并指定设备保管人。
二、建档管理
按“一机一档”要求给每一台仪器设备建立完整的技术档案是正确使用和管理仪器设备、考核和评价其性能和技术指标的重要手段。仪器设备档案应包括从申购、安装、验收、投入使用，到报废处理的所有记录，应由专人负责督促有关人员认真填写相关记录，定期汇总统计，并由专人负责保管。
1.建档内容
档案内容至少包括：
(1) 设备及其软件的名称；
(2) 制造商名称、型号、规格、系列号或出厂号；
(3) 申购报告、论证报告、订货合同单、发票复印件、设备安装验收记录及随机技术资料，对设备符合规范的核查记录；
(4) 现在使用和存放地点；
(5) 制造商的说明书，操作规程或存放地点；
(6) 检定/校准报告或证书，下次检定、 校准日期；
(7) 设备接收/启用日期和验收记录；
(8) 设备维护计划和记录；
(9)设备损坏、故障、改装或修理记录。
2.建档要求
① 由设备管理部门负责仪器设备建档管理，经整理、立卷后按“一机一档”要求进行建档；
② 文字材料须使用规定书写工具填写、字迹工整，图样清晰；
③ 设备文字材料归档保存时原则上应为原件；
④ 重要和经常使用的文件材料应酌加副本。
⑤ 卷内的文件材料应按文字材料在前、图表在后的顺序排列；设备文件材料采用卷盒的保管形式。
⑥ 归档的案卷应填写卷内文件目录。
三、标识管理
实验室的所有检测仪器设备和检验辅助设备都应按照要求实施标识管理，包括唯一性编号和性能状态两种标识，每一台设备都应同时粘贴这两种标识。
唯一性编号标识的目的是给实验室名下的每一台仪器设备赋于一个唯一性编号名称，有利于设备的管理和检测工作的溯源，是仪器设备受控管理的措施之一。
2.性能状态标识
实验室仪器设备包括检测设备和检测辅助设备两部分，这两种设备均应有性能状态标识表明其性能状态，检测设备性能状态标识用“检定/校准状态标识”，辅助设备性能状态标识用“功能状态标识”。
标明每一台仪器设备的性能状态，是实验室规范化管理的要求，其目的是明确定期检查的要求，如实表示其状态，有利于正确使用设备，防止使用不正常设备，确保检测质量和人员(设备)安全。
检定/校准状态标识由计量检定/校准机构提供，以表明其仪器检定/校准状态。检定/校准状态标识上包括仪器设备编号、检定/校准单位、检定/校准人、检定/校准日期、有效日期等信息。标识状态分为“ 合格”(绿色标志)“准用”(黄色标志)“停用”(红色标志)三种。
实验室自校或核查的检测设备的状态标识应包括仪器设备编号、量值溯源单位、溯源方式、溯源日期、校准或核查人、有效日期等信息，其标识状态参照计量检定/校准机构的式样制作。辅助设备功能状态标识分“正常”(绿色标志)“不正常”(红色标志)两种，所有设备标识由仪器设备管理部门负责管理和更新。
(1)符合下列条件之一者，检测设备贴“合格”(绿色)标识，辅助设备贴“正常”标识：
①经校准、检定合格的设备；
②不必检定，经检查功能正常的设备；
③无法检定、经比对验证适用的设备。
(2)符合下列条件之一者，贴“准用”(黄色)标识：
①多功能检测设备，某个功能已丧失，但检测工作所用的功能正常，且经校准合格的设备；
②设备某个量程不合格，但检测工作所用的量程正常，且经校准合格的设备；
③降级使用的仪器设备。
(3)符合下列条件之一者，检测设备贴“停用”(红色)标识，辅助设备贴“不正常”标识：
①仪器设备损坏；
②仪器设备性能无法确定；
③仪器设备经计量检定不合格；
④检测设备超过检定周期。
四、检定与校准管理
实验室的检测设备须按要求定期进行检定或校准，以保证检测设备的量值准确并可溯源到国家计量基准。检定和校准都是测量仪器特性的评定形式，是确保仪器示值正确的两种最重要的方式。
仪器设备的检定是为评定计量器具的计量特性，确定其是否符合法定要求所进行的全部工作；校准是在规定条件下，为确定计量器具示值误差的一组操作，其目的都是为确保测量仪器给出的量值准确，实现溯源性。
实验室设备管理部门会同设备使用部门按计量器具检定/校准的法规制定年度检定/校准计划，组织法定(专业)机构完成检定/校准工作。
检定/校准工作完成后，将检定/校准报告送交使用部门，使用部门负责人组织对检定/校准的结果进行核实，并根据检定/校准结果确认设备的技术性能和测量不确定度能否满足检测要求或仅适用于限定的检测项目和测量范围，并按检定/校准结果的等级和确认的适用范围使用。
使用人员应按检定/校准结果的使用等级，在确认的适用范围内使用。
按照仪器设备检定/校准相关规程要求，检测设备检定/校准为周期性的检定/校准，大多数检测设备的检定/校准周期为一年，也有个别为两年的。为了检查检测设备在两次检定/校准期间可能发生的超过允许误差的变化，必要时须对仪器设备进行期间核查，核查的内容包括仪器的稳定性、精密度、分辨率、灵敏度、线性范围、准确度等，以确定其性能是否满足检测工作的要求。
五、使用和维护管理
仪器设备购置回来后，面临使用、保养、维修、管理等一系列的问题，为了保证正确使用仪器、延长仪器寿命、确保检测质量和人员(设备)安全，实验室须对仪器设备进行规范化的使用和维护管理，因此应制定设备管理维护程序和标准操作规程，并进行人员培训、考核和授权，只有获得授权的人员才能使用相应的仪器设备。
六、特殊情况管理
仪器设备特殊情况包括：设备故障维修、设备外借和借用外部设备等，实验室均应有相应规定，以确保规范操作，保证不对检测工作造成影响。
1.设备故障维修
设备故障或技术性能下降等需要维修时，使用人应报告设备管理部门安排维修。不具备维修资格的人员，不得擅自拆卸设备的重要部件或调整机内参数。修复后的设备需经检查或检定、校准确认满足使用要求后方可投人使用。
2.借用外部设备
实验室已配备开展检验工作所需的仪器设备，因特殊情况需要借用外部设备时，需报质量管理部门复核，确认外部设备符合要求并获得技术负责人批准，同时应保存外部设备性能证明材料。借用外部设备开展检测工作时，应做好以下几点工作。
(1)验证设备情况
必须有充分的客观证据证明租借的设备符合相关标准的要求，包括：检定校准、使用前检查、标识、记录、安全处置、运输、储存、使用和计划维护等方面的规定。
(2)要做好相关控制工作。
应对拟租借的外部设备进行类似新购置设备的验收，同时由借出单位对所借仪器设备的状态予以确认，之后将其单独建档。
(3)其他注意事项
在使用时应注意：①使用前应确保仪器设备运转正常，工作环境条件满足要求；②按照仪器设备操作规程及使用说明书使用和维护；③如果由借出方人员操作仪器设备时，实验室应有人在现场监读数据；④原始记录应对租借设备做说明，记录其名称、规格型号、校准证书号和校准日期。
3.设备外借
偶尔也存在外单位借用设备的情形，借出时应经设备管理部门审核、批准，并按规定，办理手续。对返回的仪器设备，应对其功能和校准状态进行核查，并记录核查情况。