债权人如何邮寄书面通知才算有效送达？｜金融争议FAQ
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债权人邮寄书面通知之实务问题分析
一、书面通知在实践中的寄送困境
通知的送达与否，关系着当事人之间民事权利义务的产生、变更和消灭，且与诉讼时效之间辅车相依。然在实践中，不论是向自然人送达还是向法人或其他组织送达，以邮寄方式传递的书面通知在邮件签收方面均有诸多不规范之处或无法完全满足诉讼中的举证要求。例如，签名潦草难以认定是否为收件人本人亲自签收；非本人签收情况下，投递人员并未核对签收人的身份信息及与收件人的关系；在收件人是自然人的情况下，由收件人所在单位的门卫、办公室、甚至是同事转交的情况下，能否视为有效送达收件人本人。因无法成功证明书面通知的送达而被法院认定为通知未对债务人、合同相对人生效的案例屡见不鲜。
（一）因非本人签收且双方并未约定文书送达地址而被视为通知没有送达
案例1：【（2020）渝05民终5893号】合同履行过程中，原告以被告拖欠租金为由向其发送解除合同通知书，但根据原告提交的快递物流信息显示，该通知书并非被告本人签收，且双方并未就合同的相关通知文书送达约定地址，原告向被告的户籍地邮寄解除通知书的行为不能视为解除合同的通知已经到达了被告，原告要求法院确认双方的租赁合同已于通知送出之日解除，法院不予认可。
（二）因收件地址不详，且发货证明没有快递公司负责人或经办人签字而被认定发货证明无效
案例2：【（2018）渝01民终4496号】原告向被告发出《解除劳动关系告知书》，以快递邮寄单作为证据举示。法院认为该快递邮寄单仅能证明原告委托快递公司发出该通知，且从形式上看，快递公司出具的发货证明仅有公司盖章，并无经办人或证明材料制作人的签名或盖章，不符合《最高人民法院关于适用〈民事诉讼法〉的解释》第115条关于单位出具的证明材料的形式要求；从内容上看，该证明上的物流信息显示收件地址不详，经联系寄件人，仍提供面单上的地址，续送，并未显示收件人收到文件，故不能证明原告将解除通知送达至被告。
（三）向公司寄送通知，物流显示为“快速签收”，非公司法人或员工签收而视为没有送达
案例3：【（2017）鲁0684民初1815号】债权人向债务人邮寄债权转让通知书，收件人为债务人的法定代表人，物流信息记载的收件人为快速签收，并非法定代表人本人或债务人的员工，债权人主张债权转让协议已经通知了债务人的诉讼请求不能成立，法院对债权人提供的快递存根的效力不予认定。
二、《民法典》中关于“通知”与“生效”的部分规定
《民法典》第137条规定“以对话方式作出的意思表示，相对人知道其内容时生效。以非对话方式作出的意思表示，到达相对人时生效。”当事人进行通知，通常就是要向相对人进行意思表示，《民法典》第137条第2款规定了在以“数据电文形式”进行意思表示时，如何认定意思表示是否到达相对人。
通知一方若要证明书面通知中的意思表示对收件人具有约束力，根据谁主张谁举证原则，必须向法院提供相应的邮寄文件原件、快递单存根、物流信息、签收证明等。
三、关于物流信息的取证期限——以邮政和顺丰为例
（一）中国邮政
不论是EMS还是挂号信，通过邮政渠道寄送的快递，其物流信息的查询期限均为一年。一年内寄送的邮政快递，通知一方可以通过中国邮政官网或电话客服查询到相关物流信息。一年期满后，邮政后台将会逐步清空保留时效外的信息。此时，虽有部分订单仍能通过客服查询到妥投结果及签收情况，但完整的物流信息无法再获取（例如，查询到的信息在后台仅显示“妥投，他人签收”），并且邮政平台将不再对外提供该信息的查询界面。
（二）顺丰速运
通常，三个月以内寄送的快递可通过顺丰速运官网或电话客服查询到物流信息。而三个月以上至两年以内的物流信息，则需以收/寄件人其中一方的手机号拨打顺丰客服电话，提供物流单号、收/寄件人双方的姓名、电话、地址（可只精确到城市-区）后查询。查询结果将在两个自然日内通过电子邮件反馈，此时能获取到的只有签收及快递面单信息，即收/寄件日、收/寄件人、物品名称、重量、运费等，并无中间站点信息。
个别情况下，签收日期和签收人签名可能会遇到乱码无法显示的情况。
此外，若非收/寄件人一方的手机号拨打查询，顺丰客服会先与收/寄双方核实查询人，待收/寄人一方同意后再向查询人反馈信息。
四、从举证角度对文书邮寄的建议
（一）收件人名称、地址及联系方式填写清楚、准确、完整
收件人为自然人的，应填写与有效证件姓名一致的具体名称以及有效联系电话；收件人为法人的，因通知内容要达到的目的是引起法律关系的变化，一般具体收件人应为公司的法定代表人，除填写收件人姓名外，还应当填写收件单位全称。收件地址按照省、市、县（乡）、街道（村）、门牌号码的顺序填写。
案例4：【（2018）冀01民初281号】债权人以EMS方式通知债务人债权转让事宜，虽然邮件被退回，但邮件填写收件人名称及地址无误，包括法定代表人姓名，结合物流信息，法院确认债权转让已对债务人生效。
（二）订立合同时明确通知的送达方式、送达地址及联系方式
江苏省高级人民法院《关于当前商事审判若干问题的解答》第12问中回复到：“当事人在合同中约定法律文书送达地址的，是当事人依法对自己诉讼权利的处分，应当予以认可，有关法院向当事人事先约定的法律文书送达地址送达的，即视为送达。”根据该回答，当事人在订立合同时约定了法律文件送达地址属于对自己民事权利的处分，向该地址寄送文书后被签收应为有效送达。
案例5：【（2020）黔01执异107号】债权转让中，债权人与债务人先期签订的借款抵押合同中明确约定了债务人的联系方式和送达地址明细，并约定按上述地址寄送文件，不管债务人是否实际收到，均视为债务人已收到，法院最终认定债权转让对债务人生效。
（三）收件人为公司时，提供有效办公地址或工商信息中载明的注册地
依据江苏省高级人民法院《关于当前商事审判若干问题的解答（二）》第5个回答，债务企业工商登记地址具有公示效力，债权人向该地址邮寄债权催收函被退回的，应认定属于“信件应当到达对方当事人”的情形，并产生诉讼时效中断效果。
案例6：【（2019）辽02民终5262号】通知的收件地址为受送达人企业工商登记信息上的地址，双方对各企业工商登记信息的真实性无异议，且快递及物流信息能够验证，视为有效送达。
（四）因收件人应诉而被视为送达
通知的收件地址和法院文书送达地址一致时，在收件人成功签收法院文书或者应诉的情况下，视为收件地址有效，通知已送达。
案例7：【（2020）闽09民终36号】债权人向法院起诉要求债务人履行偿还借款义务，债务人能参与诉讼，即已知悉了该债权转让的事宜，本案债权转让对债务人已发生效力。
案例8：【（2018）豫01民终1028号】一审法院认为签收人为门卫，无法确认门卫是否转交给了收件人，无法认定通知送达。二审法院认为物流显示通知被正常签收，且一审法院亦按相同地址成功送达文书，应视为通知送达收件人。
（五）快递面单上或网页下单时写清内件名称
寄件时注明信封内物品的具体名称、具体数量，若有编号应同时标注于内件名称上，使通知文件特定化。
案例9：【（2015）佛中法民三终字第98号】债务人提出邮递单显示邮件的内容是“文件资料”不能证明是《催告函》的主张，但法院认为由于《催告函》也属文件资料的一种，不能因邮递单上勾选“文件资料”一项推定邮件的内容非涉案《催告函》，债务人辩称收到的快递非催告函应提出相反证据予以反驳。
（六）邮寄文书后与收件人/快递员电话联系
通话的目的一是为及时了解到文书邮寄的进展，二是在必要时可保留通话录音作为证据留存。
案例10：【（2021）鲁14民终2191号】一审法院认为债权转让通知非本人签收，且无证据证实签收人为收件人的代收人，通知未到达。二审法院认为收件地址为送达地址确认书中的地址和联系电话，且电话收件人使用至今，投递物流显示快递员曾和该电话联系过，现有证据能印证，认定通知送达。
（七）及时保存快递单存根及物流信息
根据《民事诉讼法解释》第115条规定：“单位向人民法院提出的证明材料，应当由单位负责人及制作证明材料的人员签名或者盖章，并加盖单位印章。”因此，快递单最好含快递员签名、快递公司公章，根据快递单号及时查询物流信息、下载查询单（或EMS回执），同时还应保存好缴费凭证、与邮寄内容一致的原件，若是退件应当原封不动地妥善保存。
案例11：【（2016）粤13民再10号】债务人变更地址未告知债权人，债权人向债务人原地址邮寄快递，有快递单据、快递员签名及快递公司公章认可的，视为通知送达。
（八）尽量使用邮政快递，而非使用民间快递
最高人民法院《关于债权人在保证期间以特快专递向保证人发出逾期贷款催收通知书但缺乏保证人对邮件签收或拒收的证据能否认定债权人向保证人主张权利的请示的复函》中提到：“债权人通过邮局以特快专递的方式向保证人发出逾期贷款催收通知书，在债权人能够提供特快专递邮件存根及内容的情况下，除非保证人有相反证据推翻债权人所提供的证据，应当认定债权人向保证人主张了权利。”网友戏言“凡是在中华人民共和国领土范围内，中国邮政都能到”并非空穴来风，中国邮政基于国家、社会、全国人民对中国邮政的信赖，具有更强的公信力。
案例12：【（2020）辽06民再80号】债权人提供的特快专递邮件存根以及整付零寄交寄清单可以证明其已经履行了催收行为并邮寄送达至债务人，且在本案庭审中，债务人亦承认没有证据证明债权人未向其催收。据此，应当认定债权人已经向债务人主张权利。
（九）邮寄送达公证
公证是保存证据、加强证据证明力的手段之一。但由于公证程序步骤繁琐、耗废时长且收费不低，建议在以上措施都不足以证明送达的情况下再予以考虑。
案例13：【（2018）京0105民初12513号】原告表示已向被告送达《债权转让通知书》，并提交了送达回证、送达照片、邮寄送达公证书，被告表示未收到。法院认可该债权转让现已通知被告。
马济勇
合伙人
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马律师专注于商事与金融争议解决，在金融资管、融资租赁、商业保理、跨境融资、公司股权等案件领域具有丰富代理经验。马律师的成功代理案例包括某金融衍生品纠纷案件全面胜诉、香港法院判决获内陆认可和执行、代理质权人向质押应收账款项下债务人主张付款获法院支持等。