上台前先去酒吧？一流设计公司IDEO教我们成功PPT报告的3个秘诀
每次PPT报告（俗称简报）时都无法成功吸引听众的注意吗？IDEO员工认为其实简报的关键在于讲者说故事的方式，学会说好故事的三大关键步骤，再加上简报制作的小技巧，人人都可以成为生动有趣的讲者。
创新点：PPT报告时利用IDEO「建立故事脉络」的三个技巧，确认简报重点，成功吸引听众注意。
1. 利用一个好故事帮助听众想像未来
（图片来源： Pixabay网站）
不论是要对一小群人推广自己的产品，或是要对全世界的观众分享自己的理念，如何成功让对方接受你的观点都非常重要。IDEO的艺术总监Jenn Maer就认为，一个好的故事可以帮助对方想像更好的未来，而这就是让所有改变发生的起点。
举例来说，2014年美国芝加哥的火焰足球俱乐部找上IDEO公司，希望推出新的行销活动企划来吸引更多球迷进场支持球队。然而要说服球队高层决策者改变行销方式并不容易，因此IDEO决定让决策者了解那些狂热粉丝对于球队的期待。
IDEO发现许多疯狂球迷愿意跟随球队南征北讨，便使用大型看板和激励人心的标语赋予球员英雄形象，抓住球迷心理，让球迷进场观战就像是在追星一样，而不是使用「2014年芝加哥火焰持续燃烧」等等的无聊标语。对粉丝来说，支持球队不只是一种嗜好，这就是他们的生活方式，IDEO帮助球队高层了解这个关键，帮助客户勾勒出球迷心目中球队未来的样子，成功说服他们改变行销策略。
（图片来源：IDEO官方网站）
Jenn Maer透过这个例子表示，如果想要听众去尝试他们从未做过的事情，就必须协助他们去想像更好的未来是什么模样。历史上许多著名的演讲者就用了相同的方式，用情感去感动听众，让他们能用全新的视野看待同一件事情。
举例来说，马丁·路德·金恩的「我有一个梦」演讲，先叙述当时美国社会普遍存在的种族歧视和不公平的问题，接着再解释他自己心目中的「未来」应该是什么样。美国前副总统高尔在其纪录片《不愿面对的真相》里也是先描述地球现在面临的状况，再解释如果人类不开始采取行动保护地球，未来我们会生存在什么样的世界。他们两人也都用了和IDEO相同的方式，在说故事时协助听众去想像未来，最后促使他们选择改变来实现或改变那种想像。
2. 「建立故事脉络」的三个关键技巧
（图片来源：Unsplash网站）
既然我们都知道一个好的故事对于传递信息的重要性，IDEO的专案领导Nicole Kahn则建议「建立故事脉络」(Build your skeleton)来协助想要精进简报技巧的人。这个方法主要分为以下三个部分：
A.利用酒吧练习找出报告的重点
Nicole Kahn认为每个人天生都是说故事高手，因为我们在和朋友聊天时都能自然而然地讲出生动有趣的故事，而Jenn Maer则说「人们很常犯的错误就是，误以为『为了娱乐而说故事』和『为了生意而说故事』之间有很大的差异」，因此我们可以透过和朋友说故事来练习自己的报告。IDEO的设计师都会在正式简报之前进行「酒吧测试」(Bar Test)，也就是邀请一个朋友或是陌生人到酒吧，请对方给自己十五分钟听自己的PPT报告。
（图片来源：Unsplash网站）
而在那十五分钟中，我们可以观察对方的小动作，像是他什么时候将身体前倾聆听、什么时候分心伸手去看了一眼手机，也留意对方什么时候出现好奇的表情，甚至发出「啊」的惊叹声。
这样的练习除了可以让自己更熟悉自己的PPT报告流程，发觉其中有趣和无聊的地方进行修改，更重要的是能够不断确认这份简报真正的重点为何。可以找不同的朋友重复练习，帮助自己找到简报的关键，也确定对方都能清楚了解自己想讲的重点。
B. 创造故事情境(“Put me in the room” anecdotes)
有时候在报告时告诉听众客观的事实和数据，会让自己看起来专业，但是对于一个好的故事来说，听众记得的是故事的细节，尤其是感官方面的细节。Nicole Kahn就表示，就算只是个无聊的小情境，里面完全没有任何重点，对于整个简报过程却会很有帮助。
Nicole Kahn就举了一个例子，「在一个星期三的夜晚，海浪在外头汹涌澎湃，四个讲者踩着吱吱作响的木头地板走进建筑物中」，虽然这个情境看似没意义，但是提供了这个故事之后，观众也瞬间和讲者一起掉入了那个有海浪声和木头嘎吱响的夜晚。
（图片来源：Unsplash网站）
而IDEO的业务执行总监Neil Stevenson也提过相似的建议。他认为藉由创造一个「抽象的空间」(Abstract space)，可以在说故事时让听众更投入，因为人们倾向用感官体验故事。然而要注意的是，讲者所创造出的故事情境要和演讲重点相符合。举例来说，如果接下来要讲的是一个乐观积极的故事，那么讲者提供的细节就应该是激励人心的。
C. 告诉听众你的感觉(Moments of reflection)
Neil Stevenson表示很多讲者会认为在PPT报告时表露情感是不专业的，因此他们将自己的情感隐藏起来，并用商业数据取而代之，然而Neil Stevenson认为一个故事之所以会被听众记得，就是因为故事中的情绪让人难忘，而且藉由自然和真实的表达，也能让自己显得更有自信。
同样地，Nicole Kahn也认为在简报过程中适时告诉听众自己的想法，能够吸引听众的注意，并拉近双方的距离。简单地说，让听众知道「这件事对我很重要」，就是在提醒听众这件事情对于他们可能也同样重要。
（图片来源：Unsplash网站）
举例来说，Nicole Kahn也分享她在和新客户开会报告时的技巧，藉由「嘿！这里就是我们过去的客户时常遭遇困难的地方」这句话，就能让听众很专心地听接下来的简报，同时也赋予讲者专业的感觉。
3. PPT报告重视视觉图片而非文字
在找到自己的故事之后，接下来的重点就是简报的呈现，IDEO公司也很常仰赖投影片来简报，而制作投影片时Nicole Kahn认为视觉图片往往比文字更有力量。因为当投影片上很多文字时，听众会忙着阅读文字而忽略讲者，甚至在阅读速度比讲者朗诵速度还快时，讲者就会瞬间失去魅力，因为他接下来要分享的观点，听众都已经知道了。
举例来说，Nicole Kahn做了一份和跑步有关的简报，重点是希望告诉观众跑步市场还很大，因为存在着许多不同类型的跑者，每个人的习惯并不相同。因此，Nicole Kahn选择用一系列的跑步照片，包含不同跑步环境、不同跑步习惯、不同时间点、不同穿着的跑者照片，来唤起听众的共鸣，再借机分享自己的论点。
（图片来源：Unsplash网站）
总结地说，在上台报告时之前可以先找朋友练习，确定自己的简报重点，接着透过创造故事情境，引起观众的想像和情绪投入，并适时地说出自己的想法提醒观众注意重点。最后在制作简报时，着重于图片视觉而不是文字，以掌握整个简报的主导权。只要掌握这些技巧，每个人在上台简报时都能像在跟朋友聊天一样的自然生动。
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