项目经理：写好邮件≈不用背锅

不会写邮件的项目经理只能当个背锅侠。

01

你真的会写邮件吗？

很多项目经理，其实并不会写邮件，重点说不清，责任相关方不确认，最后一封糊里糊涂的邮件只能把自己彻底弄成一个背锅侠。下面我们整理了大家在写邮件时经常会犯的几个错误：

02

写邮件的一般格式

1.说明来意（直奔主题）

• 事情（关于X项目免费开发特批的申请）

• 结果（关于XX严重bug处理完毕的说明）

• 问题（关于XXX项目出现重大风险的说明）

2.背景说明（短小精干，突出重点）

对下方事件的说明背景要全面覆盖，确保认知是统一的，不要缺失信息，但不能冗长。

3.存在风险/事件分析

注意用 1 2 3来归纳，同样是结果优先。如：

• 资源投入风险：关于项目的外包资源无法及时投入项目

• 项目延期的风险：因为XXX原因导致项目延期

4.我方的解决建议/诉求

重点注意：

• 对于问题，特别要注意不要只抛问题，不提解决建议

• 解决建议要与上方的风险一一对应

5.注明责任人、DDL或行动计划（明确人和时间）

对于需要其他人负责的事项，需要有明确的责任人，明确的解决时间，或行动计划。

6.其他技巧

• 提醒收件人注意，如标题“重大风险”“重要事项！”“请务必关注”等；

• 善用字号及色彩，如风险事项红色标注，重点关注内容加粗加大，但需注意，不要满篇红色或加粗加大；

• 责任人及时间重点高亮标注。

03

邮件错误案例分析

▍案例一：没有落地责任人及时间等多处错误的邮件

背景：A项目是一个标准产品+定制的项目，定制部分为外包方式，产品也会做一点定制功能，客户在使用过程中产品BUG较多（以下邮件只提取关键信息，重点关注事项标粗）。

邮件

标题：关于A项目功能完善开发资源协调说明

收件人：商务（王某）、商务领导（李某），研发（张某），产品领导（郑某），外包负责人（孙某），PM直属领导（郭某），PM所在一级部门领导（刘某）

各位领导及同事大家好：

A项目近期整体情况为（省略），如下我会总结一下过去的工作总结及需解决的问题，具体如下：

一、近期工作总结：

1-3：总结情况（省略）

4.目前涉及新功能及功能完善部分，不在原本外协开发的合同中，需要从公司商务层面同外协协商好对应的合作和采购服务事宜。

5.目前外协解决问题的速度和态度有些怠慢，对需要修改的内容提出有偿服务的要求，这一点请领导一定要提前沟通好，并确定采购的事宜。

6.客户提出了以下问题需要急需解决，针对这些问题需要开发者（内、外）协同完成功能修改和完善。

二、需尽快协调与确定事宜：

1、需要尽快确定好本部分内容是由外部开发完成，还是由内部开发完成，如果是外部开发，需要尽快协调同开发确定好对应的开发内容和完成采购任务。

2、需要内部的产品和开发团队协助完成功能评估和天数评估，并同外协开发部门沟通好技术问题和开发的过程技术支持（当外协遇到问题时）。

注意：以上风险请领导和同事尽快协调和确认结果，请务必给出建议和协助推进，不要等到客户耐心不足时在行动，这是一个很大的风险。

错误分析：

1. 在不详细知晓项目的全景情况下，所有安排事项无责任人，需要做的事项没描述清晰；

2. 总结中的4/5/6点都是需要协调解决的事情，但是放到工作总结中；

3. 问题处理清单，无处理责任人；

4. PM没有明确的解决落地的建议，全程就在安排其他人，且需要收件人从这一堆事项中抽取自己要干的事项，并主动推动，否则项目风险自己看着办。

本次邮件导致的现实结果：

1. 商务领导回邮件艾特PM直属领导，请给与该PM更多的支持与赋能；

2. 商务领导回邮件，截图第二条需协调事宜，并问产品负责人，你的意见是怎么处理？

3. PM所在一级部门领导问PM直属领导，需要我做什么吗？

4. 其他人无一回复；

5. 特意找到PM问他到底要干啥？

下面是修改后的邮件，大家可以对比一下：

修改后邮件

标题：关于A项目重大风险事项及需推动事宜的安排

收件人：商务（王某）、商务领导（李某），研发（张某），产品领导（郑某），外包负责人（孙某），PM直属领导（郭某），PM所在一级部门领导（刘某）

各位领导及同事大家好：

A项目近期整体情况为（省略），如下我会总结一下过去的工作情况和需要解决的问题，具体如下：

一、近期工作总结：

1-3：总结情况（省略）

二、需尽快协调与确定事宜

关于外包费用的追加（先说要干啥，目的优先）：目前客户有新需求追加及外包商对本次合同内的超范围服务要求追加费用，请：

1）@商务（王某）与客户联系确定是否需要追加费用或免费给客户做。

责任人：王某

DDL：下周末前

2）@外包负责人（孙某）与外包商跟进新需求外包费用事宜，本期超范围部分建议免费或纳入新合同中。

责任人/合同落地：孙某

需求人每天确认：PM

DDL：本周末

2.关于客户提出的需求及遗留问题事宜，请：

1）@产品负责人（郑某）内部评估哪些需求内部消耗并给予我回复。

责任人：产品负责人（郑某）

DDL：本周末

2）@研发（张某）请针对目前给出的问题清单的遗留事项在限定时间内处理完成，如无法完成请及时给予我反馈。

责任人：张某

DDL：按list时间

特别说明：

A项目为公司的重点项目，目前来看项目时间非常紧迫，遗留问题多，项目本次风险的度过，需要各位的全力支持，并请各位大佬关注及推动，我会积极的推动项目，并尽量做好提前的风险规避与客户安抚工作。@商务负责人@产品负责人@交付负责人@交付负责人领导

▍案例二：一封需要让你猜表达重点的邮件

邮件

各位好：

XX项目，5月底提出问题【A】，6月3日对内已上线，6月中下旬对外上线，经与产品讨论可使用域解决方案解决该问题，产品排期为9月底。

因客户会较大程度影响到对外用户的体验，特此申请：

1、评估具体的工作量，期望完成时间本周三前；请@隔壁老王 将此工作量报与二期调优费用，一同洽谈；

2、提高优先级，客户明确表示最晚接受时间为7月底。

错误分析：What are you说啥嘞？

• 产品问题【A】？
• 6月3日对内已上线，6月中下旬对外上线？
• 经与产品讨论可使用域解决方案？
• 产品排期为9月底？
• 评估工作量？
• 提高优先级？

修改后邮件

标题：关于项目开发方案落地时间提前的申请（说明来意）

XXX客户，5月底客户发现一个问题【A】，客户认为会较大程度的影响用户体验，故需要我们出具解决方案解决此情况。（背景）

经我与产品讨论可以在9月底实现使用域解决方案解决该问题。（告诉大家已经有解决的办法了）

但是6月中旬客户已经内外部全面上线（之前邮件去扯几号对内上线，几号对外上线有啥意义？），客户无法接受9月底的时间，希望最迟在7月底实现，故申请产品提前工期，感谢！

另：评估具体的工作量，期望完成时间本周三前，请@隔壁老王 将此工作量报与二期调优费用，一同洽谈。

以上就是我们在写邮件的时候需要注意的问题和方法。

学会写邮件是项目经理必备的工作能力之一，除了能让你理清工作之外，最重要的是明确工作职责和责任人，不要莫名其妙被甩锅！

作者：郭万鹏，PM圈子大咖秀特邀嘉宾。