说到数据处理，大家首先想到的是Excel，其实，Office中的数据处理软件除了Excel外，还有Access，它也是日常工作中常用的数据处理软件，那么，Excel和Access的主要区别是什么呢？

Excel重在数据分析，可以通过各种图表直观、形象地展现数据；而Access是一个数据库，重在数据的管理，可以帮助我们处理海量的数据，而且Access各个对象之间可以建立关联，方便我们快速查询和调用数据。多用于企业搭建管理系统，如库存管理、档案管理等。

另外，Access 还提供了内置的 VBA 编程语言、丰富的函数，高级用户也可以开发更为复杂的数据库系统。

所以，从数据管理角度来看，Excel在数据的存储、数据查询、报告生成上都远不及Access。

Access数据库系统由数据库中的六大数据对象构成，分别是表、查询、窗体、报表、宏和模块。今天将对数据库的这六大对象进行介绍。

1. 表

在Access数据库中，表是不可缺少的最基本的对象，是数据库中的数据仓库，所有收集的数据都存储在表中。

在 Access 的对象中，表处于核心地位，是其他对象进行操作的前提。表中的每一行称为一条记录。记录用来存储一个个相互关联完整的信息。每一条记录包含一个或多个字段。字段对应表中的列。

例如，用户可能有一个名为“产品信息”的表，其中每一条记录（行）都包含有关不同产品的完整信息，每一字段（列）都包含不同类型的信息（如产品名称、规格型号、计量单位、单价等）。必须将字段指定为某一数据类型，可以是文本、日期或时间、数字或其他类型，如下图所示。

2．查询

查询是数据库的核心功能，用户可以根据指定的条件从数据表或其他查询中筛选出符合条件的记录，还可以对记录进行修改、删除、添加等操作。查询通常是在设计视图中创建的，如下图所示。

创建查询后，查询结果则以数据表的形式显示，如下图所示。

查询有两种基本类型：选择查询和操作查询。

选择查询仅仅检索数据以供使用，用户可以在屏幕中查看查询结果、将结果打印出来或将其复制到剪贴板中，也可以将查询结果用作窗体或报表的记录源。

操作查询可以对数据执行一项任务，可用来创建新表、向现有表中添加数据、更新数据或删除数据。

3. 窗体

一个好的数据库不但需要高质量的数据管理，高效率的数据查询，而且还需要有一个美观的用户操作界面。精美的用户操作界面不但给用户带来舒适的视觉效果，而且还有效地引导用户对数据库进行正确的操作。

使用窗体可以进行数据的输入和显示，还可以查看或更新数据表中的记录，如下图所示。

用户还可以使用窗体来控制应用程序的流程，在窗体中添加各种控件后，只需要单击窗体上的各个控件按钮，就可以进入不同的程序模块，调用不同的程序，如下图所示。

4 . 报表

报表主要用来显示并打印数据。利用报表可以整理和计算基本表中的数据，报表的数据源大多来自于表、查询或 SQL 语句，与窗体不同，在报表中用户不能输入数据。

报表可以用来显示和打印一个数据表，或者查询中的信息，如下图所示。

创建标签报表，还可以制作标签，将标签打印后，裁剪成一个个的小标签，可以粘贴在产品的包装上，用来对物品进行标识，如下图所示。

5. 宏

在数据库中，各对象不能独立存在，只有将各种对象有机地组织起来，才能实现数据的复杂管理功能。使用宏对象是实现各对象协调工作的方法之一。

同样也可以将 Access 中的宏看作是一种简化的编程语言，可用于向数据库中添加功能。

例如，可将一个宏附加到窗体上的某一命令按钮，这样每次单击该按钮时，所附加的宏就会运行。

宏包括可执行任务的操作，如打开报表、运行查询或者关闭数据库。大多数手动执行的数据库操作都可以利用宏自动执行，因此宏是非常省时的方法。

宏的设计是在【宏生成器】中完成的，单击【添加新操作】下拉按钮，在弹出的下拉列表框中即可选择相应的操作命令创建宏，如下图所示。

6. 模块

和宏一样，模块是可用于向数据库中添加功能的对象。尽管用户可以通过宏操作在列表中进行选择，从而在 Access 中创建宏，但是用户还可以用 Visual Basic for Applications (VBA)［Visual Basic for Applications (VBA)：Microsoft Visual Basic 的宏语言版本，用于编写基于 MicrosoftWindows 的应用程序，内置于多个Microsoft 程序中］编程语言编写模块。

模块是声明、语句和过程的集合，它们作为一个单元存储在一起。模块通常分为类模块和标准模块。类模块中包含各种事件过程，它与某个窗体或报表对象相关联。而标准模块包含与任何其他特定对象无关的通用过程。

其中，过程是模块中最主要的组成部分，能够完成某项特定功能的VBA 代码段（如下图所示）是一个能显示出库的 Sub 过程。