创业内幕：创始 CEO 前两年是如何管理时间的？（四）
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编者按：创业维艰。对于初次创业者而言，他们在创业初期可能还会经历各种意想不到的问题。在有限的时间内，如何才能实现做到最大化，这就对领导者的时间管理能力要求非常高。这篇翻译自First Round Review的文章，原标题是An Exact Breakdown of How One CEO Spent His First Two Years of Company-Building，文中分享了生物可穿戴设备公司Levels创始CEO科科斯在创业前两年的时间管理方法，希望对你有所启发。这是本系列文章的第四篇，主要讲述的是招聘、团队、信息处理和人际关系维护等方面的时间利用情况。
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招聘
花在招聘新团队成员上的时间，也是一个让我比较头疼的问题。如果让我来猜测自己在招聘方面花了多少时间，我会说至少占20%，但数据却与我的猜想不同。
通常情况下，我一个月花在招聘新团队成员上的时间不到10个小时（或者说每周大约只有2个小时）。
箭头指向的是团队急剧扩张而增加对招聘时间的投入
当我对比其他CEO的时间利用的相关数据后，我发现他们花在招聘上的时间百分比通常比这要高得多。这要么意味着，我花在招聘上的时间比普通初创公司CEO的时间要少（我认为情况并非如此），或者，这只能意味着其他CEO高估了他们在招聘上花的时间。
即使在我觉得我大部分时间都在招聘新人的时候，比如今年3月初工程团队急剧扩张的时候，我在招聘方面花的时间也没有超过14%。大多数情况下，这一比例甚至很少超过10%。
我从今年2月份开始做时间使用数据分析。在招聘方面投入的时间较少，这一点引起了我的注意。所以我在2月和3月加大了投入到招聘的工作力度，以确保我们能招到最优秀的人才。于是，今年第一季度有这样一组对比数据：
一月：38通电话，49个沟通对象
二月：34通电话，423个沟通对象
三月：60通电话，623个沟通对象
即使在3月份招聘工作量大增，最终也只花了我14%的时间。这足以可见，招聘工作的难度有多大！
小结：你在招聘上花的时间可能比你想象的要少得多。如果招聘对你来说是最重要的事情，那么你就应该仔细检查一下自己的时间分配，确保你在招聘上花的时间和你的预期一样。
团队
这个分类包括了我参加的所有团队会议，包括一对一谈话、全体员工大会以及团队协作等等。
有趣的是，这些数据显示我在这方面的投入基本上保持着稳定的趋势。2019年6月，公司只有两个人：我和联合创始人乔什（Josh）。然而，两年之后，我们的团队规模已经是两年前的10倍之多，并且我有更多的直接下属，但我花在团队相关任务上的时间比例仍然是趋于一致的。
我认为，这一项数据之所以能保持平稳，原因之一在于，我们在致力于避免不必要的会议。而且，我们的公司文化是，我们不支持反复召开会议。我们会不断地评估，某个会议是否有必要和价值，我们也总是根据谁在做什么项目而改变各项安排。
在很多公司，通常的做法是，领导层需要跟直接下属或者同事展开一对一谈话，并且频率建议在一周一次。但在我们公司却不是这样的，我和联合创始人乔什通常两个月才展开一次深入的一对一谈话。
小结1：要建立一种共同意识，让大家都知道像一对一谈话这样的会议会随着职责的变化而变化。我建议至少每个季度反思一次那些重复召开的会议。我发现，这样的做法也算是一种实验，从中也发现能降低情绪成本，有助于做出有关改变。例如，“让我们尝试将一对一会议的召开频率从一周一次改为每两周一次，持续一个月，然后再看看我们是否会发现什么不同。”
小结2：不要在会议过程中发布最新消息，最好保持异步。可以通过书面形式（比如电子邮件）完成，或者最好通过视频（我们一般都使用多功能视频录制软件Loom）的方式完成。您可能会惊讶地发现，通过录制的内容异步实现信息同步与更新，最终能实现很大的改善。此外，这种做法还有一个意想不到的好处是，整个团队都能看到这些内容，甚至还可以与第三方人员或团队分享，这也可以节省每个人的时间。
信息处理
这个分类包括很多东西，但主要是电子邮件。当然，也包括回复Slack消息（尽管我们不像大多数公司那样使用Slack）、回复推特私信，以及处理来自其他渠道的信息。但总的来说，大概90%的时间都是在处理电子邮件。
我强烈建议你提高电子邮件相关技能。擅于收发电子邮件（往大了说甚至包括沟通能力）是作为CEO必须掌握的一项重要技能。在长时间处理电子邮件 过后，我也总结了一些使用心得：
做到收件箱清零。你可以使用使用像邮件处理工具Superhuman这样的工具来提高邮件处理能力。每周，我至少会实现一次收件箱清零的目标。
多使用快捷键。当你在处理大量电子邮件时，每封邮件节省几秒钟的时间累积起来就能使你进一步提高效率。如果你只会用鼠标点击，你应该认识到，相应的快捷操作也能实现这些目的。
使用模板内容。如果发现自己多次发送相同的信息，你完全可以把它当作模版收藏起来，下一次使用直接调出。
下面的图表，显示的是我在每个月内平均每周花在信息处理（主要是电子邮件）方面的小时数。例如，在2020年8月，我在信息处理方面平均每周花34小时。
小结：许多CEO都不会重视电子邮件，甚至把它视为次要的事项，在完成其他任务之后才考虑挤出时间来处理，却没有意识到这会给团队其他成员带来多大的痛苦。因此，建议最好专门为沟通预留特定的时间。
人际关系维护
最后一个分类是花在维护人际关系网络方面的时间。这包括结识同行的朋友，认识相似或不同行业的人，以及从创业社区中尽可能多地学习。
在我们的融资期间，我花在人际关系网络维护上的时间减少了，但一般情况下，我会花很多时间做这件事，不仅因为它能够为公司带来很多价值，还因为它有助于实现个人成就感。
我的季度目标是与1000人保持联系。如果你想在人际关系维护方面做得更好，最好的方法就是列一张沟通清单。
这些电话、活动和会议通常还会涉及更广范围的内容，随着时间的推移，可能有些关系还会转变为投资者关系维护、团队以及招聘等分类的工作。今年7月，许多被归类为投资者关系维护分类的对外电话沟通，实际上最初都是在人际关系维护这一分类。
小结1：拥有强大的人脉，对初创公司CEO来说很关键，擅于跟进人脉关系并向合适的人选提出合适的要求是一种超能力。尊重他人的时间，并且要做到有条不紊。我基本上会跟所有交谈过的人保持后续联络，如果有人主动联系我，我也会专门发邮件感谢他跟建立人际关系。很多时候，都是这些后续联络，才让我们变得更加不同。这一点，正是许多CEO没有做到的事情。
小结2：准备好一份“请求”清单。在许多会议结束时，人们会问你：“我能如何帮上忙？”大多数人都是想真心帮忙。就我个人而言，我不擅长当场提出这些问题，所以在我的口袋里放一份请求清单是再好不过的办法。公司发展历程中一些最重要的偶然事件，都来自于在听到“我能如何帮上忙？”这个问题后的充分准备，即我提前准备好的请求清单。
写在最后
如果你阅读了前篇所有内容，你可能就是那种想要知道自己该如何做好CEO这项工作的人。
对此，我简单做一个总结。首先，你需要做的事是，根据自己对实际情况，创建对你和业务有重要意义的事项分类（建议不超过10个分类)。然后，通过日程安排管理自己的待办事项，在有限的时间内根据时间情况安排各项工作。
乍一看，这似乎是一项艰巨的任务。但事实上，通过这一套时间管理体系（包括严谨建立并持续维护），你会在未来几年发现这笔投资的重要意义，特别是对你作为CEO的工作效率和影响力方面产生的影响。
延伸阅读：
译者：俊一
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