远程办公时代提前到来 管理技术如何随之升级 | 高瓴 Recommend
远程办公方兴未艾
现在，处于远程办公状态的员工数量已经达到了史无前例的水平。根据盖洛普调查采集的数据，从2019年10月到2020年9月，那些之前已经在远程办公的美国企业员工，远程办公时长足足翻升了一倍还多，从平均每月5.8个工作日增加到了11.9个工作日。即便计入全美所有企业员工，平均每月远程办公的时长也从2.4个工作日增加到了5.8个工作日。
此外，盖洛普的研究报告还显示，有26%的美国企业员工表示，他们现在已经是百分之百远程办公了，“与此同时，51%是完全在家庭之外的地方工作，每五个人当中就有一个是在地和远程混合办公”。那些拥有大学以上学历的员工，远程办公的比例要比其他人群来得更高，为38%，这当然不难理解也不难想见。
远程办公下企业的挑战和机遇
这种前所未有的远程办公大普及之下，企业同时面临着挑战和机遇。当劳动力“虚拟化”，就意味着企业必须具备比以往更为强大的领导技巧，才能有效地让这些线上员工们团结协作，完成相应项目，让整个团队即便不是身处一间办公室，也依然能够保持凝聚力。
具体而言，要管理远程工作的团队，以下领导技巧的重要性正得到了极大的凸显：
·为工作项目和目标建立合适的度量指标，并确保达成
·对目标和方向完全了然于心，持续专注于大局
·能够从容应对高度复杂的局面
·促进组织认同感
也许可以说，这种虚拟办公环境其实是对领导者提出了全方位的要求，让他们在每一个侧面都必须有所进步——更多了解相应的技术，更擅长团队协调，更好的沟通技巧，以及，更有耐心。
企业的挑战
企业当然需要确保员工持续拿出高效率的表现，维持和提升销售额和利润率，这是关乎企业生死存亡的大事。为此，必须时刻注意员工的士气、积极性、满意度等，唯有如此才能创造出一个积极的工作环境，留住最宝贵的人才。要做到这些，必须处理的主要挑战包括：
·对于那些过去从未经历过远程办公，也没有相应的必要技能的员工，必须给予有效的监督和管理
·利用笔记本、手机，以及远程会议软件等技术手段，发展出远程管理所必须的通信和技术技巧
·在确保沟通的透明度和专业性的同时，必须确知该在何时，通过何种手段，以怎样的频率去满足员工的情感需求
·通过会议、活动和各种其他全新创造去促进员工之间的联系，提升大家的士气，进行远程团队建设
·学会帮助自己的员工在远程办公当中达成工作与生活的平衡，照看好他们的情绪
管理者应该为员工提供各种建议，帮助他们按照可持续的每天工作日程行事，在工作过程中设定必要的休息时间，按时用餐等。如果企业有什么既有的心理健康计划可以帮助到员工，也要记得知会他们。
当员工们分散在各自家中工作，企业只要能够有效应对员工的需求和愿望，这种安排其实是可以为他们带来巨大的好处的。
运营成本降低
当员工都纷纷回家办公，企业自然就可以节省下不小的水、电、网络开销，同时由于客户的远程化，客户服务工作所需的人手也会减少，这些对于企业而言显然都是好消息。如果企业确信哪怕到了未来，局面正常化了，远程办公也会成为自己员工的首选，他们便可以放心地缩小租用的写字楼面积，减少办公家具和用品的购买等，这些又能够省下一大笔钱。
效率提升
远程办公意味着企业的员工可以将过去用到通勤当中的时间节省下来，而且他们还可以更加专注于自己的任务，而不必担心受到同事的打扰，这一切的变化自然会带来工作效率的提升。
有效管理窍门
在员工远程办公时，按照下列方法行事，就可以进行有效的远程管理。
提高会议频率
应该比往常更频繁地安排会议，这样你才能够有更充分的时间，在与团队进行全体会议之外，也与每一位团队成员进行一对一的交流。当大家都不在一起办公了，在固定的时间将团队集结在一起就变得更加重要。
持续跟进
和团队成员共同确定长期的沟通时间表，这样就可以在工作期间持续进行必要的交流，就像以前经常在办公室里所做的那样。
这当中可以包括欢乐时光、茶歇等，乃至于大家在团队和企业取得特定成就时，大家还可以进行视频虚拟聚餐。
明确目标
在为员工和团队分派任务时，要详细说明每个人的工作目标，让他们清楚地知道你要求他们完成怎样的任务。明确说清楚你最终要的是什么，不必刻意规定他们需要怎样去做，得到充分授权的员工完全可以自己找到合适的路径。
共享工作进展
建立一个共享追踪系统，记录团队和所有个人的可交付成果、最后期限，以及目标。这样的系统有助于在员工之间，以及员工和经理人之间建立信任，让大家都知道其他人正在像自己一样努力工作。
保持视频互动
虽然大家已经散在各自家中，但是经理人必须想办法让团队成员产生依然同在办公室的感觉，而电脑的摄像头和视频通信程序可以帮上大忙。大家一起办公时，人与人之间互动频繁，并没有谁会觉得这特别了不起，但是真的开始远程办公，这就变成了“稀缺品”。在这种新局面下，老到的经理人当然会想办法尽可能让大家可以看到彼此的面孔，密切沟通，增进关系。
表扬和奖励
必须让团队成员觉得自己是有价值的，是被赏识的，因此企业和经理人的表扬和奖励总是必不可少的，而当大家是在一个并不熟悉的环境当中工作时，这一点尤其重要。经理人必须确保在自己的表态当中，庆贺、感谢和赞扬的成分要超过批评或者建议改进。经理人每天都要抽出时间来，通过邮件或者电话至少对一位员工的工作表示赞赏。
重视员工健康
经理人必须时刻把握团队成员的脉搏，确知他们当下的感受，以及他们是如何处理远程工作环境当中那些不利因素的。
比如，经理人可以组织健康小组，进行员工调查，要求人力资源部门与员工进行谈话等。当然，也可以办一份内部健康通讯，安排线上瑜伽课程，每天都分发健康小窍门，或者创造机会让大家可以在确保安全距离和佩戴口罩的情况下聚一聚。一种简单可行的办法是，为所有员工和家人订午餐，请大家到办公室来取，这样他们就可以安全地见到彼此了。
远程管理的风险
经理人在学习有效进行远程管理时，必须意识到，若是自己犯下错误，则他们与团队成员之间的关系可能受到的损害还会大大超过平时。在这种人们之前都鲜有尝试的新环境当中，经理人尤其需要避免坠入微观管理等错误，不然就会严重影响大家之间的互信。
如果经理人频繁地监控团队成员投入了多少时间，以及完成了多少工作，其实就等于是在告诉对方：我不信任你。
遗憾的是，正如高德纳的调查研究所发现的，2015年以来，员工监控倾向正在经理人当中持续强化，而在今年的疫情期间，预计有80%的管理者都会使用新的工具和数据手段去监控自己的员工。
微观管理破坏信任
千万不能让员工觉得自己不被信任。一旦他们真的这么想了，就可能不再专注于自己真正需要完成的工作，而是去想办法欺骗系统。埃森哲在调查研究当中发现，多达52%的劳动者都认为，企业使用新的劳动力数据来源，其实是在冒破坏员工信任的风险。不必说，这也会使员工丧失动力，不再致力于自己的本职工作。经理人必须铭记，真正重要的是员工最后到底能够交出怎样的成果，而不是他们完成工作的时间表。
当经理人们无法实地看到团队成员的工作进展时，他们就会尤其容易被微观管理的倾向所左右，犯下错误。这从根本上说当然是对员工不够信任，但是缺乏工作经验也是一个非常重要的因素。在远程工作环境当中进行管理时，领导者确实更容易在与员工的互动当中展现出控制性行为。
战胜远程管理风险
在对远程办公的员工进行管理时，千万不要忘记他们的个人和专业发展。比如，当经理人注意到一位员工工作强度不足，或者是无法有效应对远程工作的局面，这时就需要帮助对方确立明确的工作目标，引入明确的工作标准，鼓励其努力。当这些问题迅速得到了完美解决，经理人和这位成员，乃至整个团队之间的信任也就上了一个新的台阶。
让团队成员能够有机会成长，发展自己的各种技能，在任何时候对于鼓舞士气，提升积极性，都是有着巨大促进作用的。经理人必须时刻确保团队成员在需要时，随时都可以触摸到线上课程、辅导会议、生涯发展规划，乃至于更高阶岗位等等机会。
确立合适的指导方针
即便是在远程办公的条件下，经理人也可以，而且应该就团队成员的工作环境制定明确的指导方针。只有制定了这些明确的指导方针，才能够确保有效管理，让大家人各司其职。
·要求参加会议：经理人可以要求大家参加部门每周线上例会，或者是公司线上全员大会。在会议上，还可以让团队成员们彼此分享各自的日程表、具体项目、时间线、目标，以及相应的需求，这样就可以促成项目的高效率协作。
·明确工作时间：之所以要确定工作时间，是因为每天必须有一个核心时间段，在这段时间里，员工们要确保都可以随叫随到，投入与同事的合作。那些没有远程，而是在地办公的员工也必须确保自己在这一时间段同样如此。
·解决员工个人的具体问题：经理人必须确保对远程员工的具体个人情况给予足够关注。在远程办公时，许多员工都可能会产生孤独感和孤立感，而且他们在工作当中还常常不免会因为身边的家庭成员，或者宠物而分神。
·规划远程会议：对自己主持的远程会议，从召开前，到进行中，乃至结束后的一切，经理人都必须提前予以适当的规划。会议要有确定的议程，清晰的目标，以及预期的成果，规划工作在大家远程办公时尤其重要。
为了确保员工在远端的工作效率最大化，以及照顾好自己的生活和身体，应该鼓励他们：
·与家庭成员做充分沟通，让其明白自己的边界和预期，确保工作不会被打扰
·在家庭中央生活区之外建立一个独立工作站
·制定一份可持续工作日程
·制定和执行一整套自我管理守则，比如定时用餐、与朋友沟通、锻炼身体、确保睡眠等
·在必要时随时沟通，以确保工作效率
由于疫情的爆发和持续，诸多企业和经理人都遭遇到了此前根本无法想想到的挑战。不过，这挑战也伴随着机遇，让大家可以重新思考，重新构思团队成员合力工作的架构——也许，大家并不真的需要全天都一起坐在办公室里。从这个角度说来，疫情的挑战也未必就一定是坏事，经理人完全可以抓住这个机会去设计和磨练出一整套全新的技巧，用于远程管理。其实，工作远程化，乃至全球化正是大势所趋，疫情只是让这个新常态提前到来了而已，因此，认真思考远程管理，开发全新工作世界的潜力，原本也是题中应有之义。
原文：
https://www.thebalancecareers.com/how-to-effectively-manage-remote-talent-5079690