为什么你总是觉得自己“没时间”?
时间资源永远有限,精力可以不断补充,习惯才能成自然。
我们每个人的时间是非常有限的,无论你怎么计划安排,在你既要完成本职工作又要通过行动获得发展的生涯中,总是会有捉襟见肘的时候。
美国学者托尼·施瓦茨强调,人们应该把更多的注意力放在如何管理好一天有效工作时间里的能量精力上,从而提高单位时间的工作效能。他谈到要从身体、情绪、思想、精神四个方面着手来补充和开发我们自身的能量,使我们在一天中能够保持充沛的精力、高效的工作效率以及不容易被琐碎的杂事打扰的能力。
在我们辅导的领导力开发实践过程中,存在大量的“没时间症状”。很多时候,“没时间”变为我们放弃个人领导力发展机会的最好借口。为此,我们利用咨询的机会近距离观察了一些人一天的工作状况。以下是从其中一位被辅导对象一天的工作中抽取出来的片段。
这位被辅导者当天需要完成一份非常重要的报告(但在当时不算紧急)。这份报告的技术含量是比较高的,需要分析大量的数据和事实,同时还要查阅之前的资料、考虑领导的偏好和公司的战略。
我们头一天就建议他马上和领导做一个沟通,带着领导的指示先把历史资料的查阅工作做了,他反馈的是:“没问题,我明天来得及。”
到了第二天上午,他一上班就打开电脑开始撰写报告。据我们观察,在他开始工作的30分钟之内,窗口弹出各种即时通讯工具对话框12次,浏览网页5次(内容均与撰写的报告关系不大,甚至有一次仅仅是查看自己网购产品的物流信息)。按照这样的节奏,他上午仅仅完成了不到五分之一的篇幅,并且还不敢肯定里面的好多信息是否写对了。
在我们的建议下,中午他小憩了20分钟,下午一上班就是去领导那里沟通整个报告的思路,然后快速到资料室查阅了相关的资料。之后,我们把他“拖”到了一间比较偏僻的小会议室(无网络接入),让他在那里撰写报告。
离开工位前让他在桌面贴上了一个“若无紧急事情请留言”的小便利贴。整个下午他从14:30开始写作,到16:23就完成了报告的全部内容(但比我们给他设定的时间慢了23分钟)。他惊讶地说:“我知道自己有拖延的习惯,但不知道问题出在哪里,这个下午的工作效率真让我感到吃惊。”
对使用EASETM模式开发自己领导力的人,以下这些精力管理方面的建议,你不妨在实践中尝试一下。
【注:EASETM模式 | 自我评估(Evaluation)——认知自我找到行动方向(Awareness)——找寻成长伙伴或导师,建立支持系统(Support)——体验实践(Experience)——总结并再次评估——再次修订认知——再次体验实践并寻求反馈支持。】
与其管理计划,不如管理习惯。在头一天制订出明细的计划,并不有助于你第二天去执行它。我们的世界变化如此之快,以至于计划从来都没有赶上过变化。所以,与其管理自己的计划,不如管理自己的习惯。给自己建立一些诸如累了就站起来收拾桌面,或走动到需要沟通的同事那边去沟通的习惯。或者,用一些强制性的措施,把上面案例中习惯性“开小差”的习惯给扼杀掉。
找到自己的精力和工作节奏,两者匹配起来。一天中每个人都有自己的精力低谷期,在精力低谷期小憩一下或者做一些简单的事情。我和我的同事经常在全国各地讲授领导力、人才评估方面的课程,一般来说,中午刚开课那段时间往往是学员们的生理低谷期。因此我们养成了中午开课前一定讲一个笑话,播放一段搞笑又健身的体操让大家跟着做一下,之后再把核心的知识和体验带入课堂。
规定每日的阅读与休息时间。每个人方法各异,我自己更习惯在睡前用“听”的方法把事先录好或下载的书籍阅读一下,缓慢进入梦乡。这不一定是很好的方式,但至少对于我来说是一种放松过程,也是一种思想能量的补充过程。
不强迫自己集中注意力。当我在敲这篇文字的时候,经常做的一件事情是放开思绪,随窗远眺。当你无法百分百集中注意力做一项重要的工作时,不妨停一停,因为你的身体在告诫你需要适当休息了。
每一个时间段只做一件事情。如果你遇到了很大的任务,不妨把它拆成若干小任务。例如要发展系统思维,那么不妨给自己设定一个一年的周期(甚至更长),然后把各种行为放到自己会涉及的工作大项中。再把工作大项拆解为若干工作小项,一步步做起。最后再做一次完整的回放,能力就固化下来了。
关闭所有可能影响到你的系统,只留计时器。就像上述案例中,打扰被辅导者的系统可能是他的同事,也可能是互联网。在你专心做一件事情的这段时间里,如果你不希望被打扰,就要提前对可能干扰自己的情况做一下“管理”,例如告知大家你会在什么时间段“消失”一下,等等。
如果管理项目,把管理和技术分开。在领导力开发过程中,有大量的体验是要通过领导团队去历练的。在这样的工作中,合理的分工是非常重要的,这决定了你期望的方向和结果是否能够高效达成,以及所有跟随你愿景的人的内心体验。从我们大量的实践中得出的结论,要注意把你管理项目(任务)中涉及组织、协调、管理的工作和那些很耗费精力及脑力的技术性工作分开,不要全都压到自己或某个人身上。根据不同人的长处作相应的安排,会使这两类工作都能完成得恰到好处。
到这里,我们关于用EASETM模式去发展基于MAP®领导力框架中的各项领导力技能的介绍告一个段落了,接下来就需要读者在实践中全方位评估自己,然后尝试建立自己的IDP,并列出执行计划,找到支持自己的成长圈,利用好工作生活中的资源,去修炼和完善自身的领导力。
以上内容节选自《开发领导潜能—MAP领导力手册》连旭、胡炜、于学友著,经人民邮电出版社“普华经管”授权原创发布。