Excel函数公式,20个常规操作都不会,那就真的Out了
在Excel的学习和应用中,80%的人使用着20%的功能,而在20%的功能中,一些常规操作技巧就显得尤为重要。
一、自动筛选。
目的:筛选“性别”为“男”,学历为“大本、大专”的员工信息。
方法:
1、选定数据区的任意单元格,快捷键Ctrl+Shift+L。
2、单击“性别”右侧的下拉箭头,选中“男”并【确定】。
3、单击“学历”右侧的下拉箭头,选中“大本、大专”并确定。
解读:
快捷键Ctrl+Shift+L的作用同【数据】-【筛选】的作用是相同的,都是添加筛选下拉箭头。
二、冻结行列标题。
目的:冻结“标题”行和“员工姓名”列。
方法:
1、选中“标题”行和“员工姓名”交汇处右下角的第一个单元格(即C3单元格)。
2、【视图】-【冻结窗格】。
解读:
根据不同的需求,可以【冻结首行】或【冻结首列】。
三、行列转置。
目的:数据表中的行变为列,列变为行。
方法:
1、选定目标区域并复制。
2、在粘贴区右键-【选择性粘贴】,打开【选择性粘贴】对话框,选择【转置】并【确定】。
四、给单元格添加提示信息。
目的:选定指定单元格或区域时,显示“说明信息”。
方法:
1、选定目标区域,【数据】-【数据验证】。
2、选择【输入信息】标签,完善“标题”和“输入信息”并【确定】。
五、将文本型数值转换为数值型。
目的:计算总“月薪”。
方法:
1、在任意空白单元格中输入“1”并复制。
2、选定需要计算的数值区域,右键-【选择性粘贴】,选择【运算】中的【乘】并【确定】。
解读:
除此方法外,还可以采用【分列】或【加】、【减】、【除】的方法来实现。
六、“全屏”显示选定数据。
目的:放大至“全屏”显示选定数据。
方法:
选定目标区域,【视图】-【缩放到选定区域】。
解读:
如果要返回原视图方式,直接单击【视图】下的【100%】即可。
七、一键插入图表。
方法:
选定数据区域,快捷键Alt+F1。
解读:
此方法插入的默认图表为【柱形图】。
八、插入链接。
目的:单击“员工姓名”,自动跳转到指定相应的图片。
方法:
1、选中目标单元格,如“孙尚香”,右键-【链接】。
2、选择需要链接的“位置”即“目标”并【确定】。
九、设置打印区域。
目的:打印前10行数据。
方法:
1、选定目标单元格。
2、【页面设置】-【打印区域】-【设置打印区域】。
解读:
也可以通过【页面设置】-【打印区域】-【取消打印区域】来接触设定的打印区域。
十、禁止重复。
目的:禁止“员工姓名”重复。
方法:
1、选定目标区域,【数据】-【数据验证】。
2、选择【设置】标签,选择【允许】中的【自定义】,在公式中输入:=COUNTIF(B:B,B3)=1。
3、单击【出错警告】标签,在【标题】中输入:“重复!”,在【错误信息】中输入:“信息重复,请重新输入!”并【确定】。
解读:
【输入信息】标签页的【标题】和【输入信息】的内容可以根据实际需要自定义输入内容。
十一、数值后添加单位。
目的:给“月薪”添加单位:元。
方法:
1、选定目标单元格,Ctrl+1打开【设置单元格格式】对话框。
2、选择【分类】中的【自定义】,并在【类型】中“G/通用格式”的后面直接输入:元并【确定】。
十二、文本添加后缀。
目的:给“学历”列添加后缀“学历”。
方法:
1、选定目标单元格,Ctrl+1打开【设置单元格格式】对话框。
2、选择【分类】中的【自定义】,并在【类型】中输入:@学历 并【确定】。
十三、文本添加前缀。
目的:给“学历”类添加前缀“学历:”。
方法:
1、选定目标单元格,Ctrl+1打开【设置单元格格式】对话框。
2、选择【分类】中的【自定义】,并在【类型】中输入:@学历:@ 并【确定】 。
十四、用密码保护工作表。
目的:禁止修改数据。
方法:
1、选择任意区域或单元格。
2、【审阅】-【保护工作表】打开【保护工作表】对话框。
3、输入密码并【确定】。
4、重复密码并【确定】。
十五、设置文档打开密码。
目的:正确输入密码,才能打开文档。
方法:
1、单击【文件】-【信息】-【保护工作簿】-【用密码进行加密】。
2、输入密码-【确定】,并重复输入密码-【确定】。
十六、两端对齐。
目的:使“员工姓名”所占宽度一样。
方法:
1、选定目标区域,快捷键Ctrl+1打开【设置单元格格式】对话框。
2、单击【对齐】标签,选择【文本对齐方式】-【水平对齐】中的【分散对齐(缩进)】并【确定】。
十七、快速设置下拉列表。
目的:选择“性别”。
方法:
1、选择区域。
2、【数据】-【数据验证】,打开【数据验证】对话框。
3、选择【允许】中的【序列】,在【来源】中输入:男,女并【确定】。
解读:
1、来源中除了直接输入内容外,也可以单击右侧的箭头引用单元格区域。
2、来源中的文本必须用英文逗号(,)分隔。
十八、快速输入11位以上的数字。
目的:快速输入身份证号码。
方法:
选定目标单元格,输入'(英文左引号),紧接着输入身份证号码。
解读:
在需要输入的目标值前添加英文左引号(')即可。
十九、数值排序。
目的:对“月薪”按照由高到低的顺序排序。
方法:
1、选定目标区域,一般情况下需要包括标题行。
2、【数据】-【排序】,打开【排序】对话框。
3、在【主要关键字】中选择【月薪】,在【排序依据】中选择【单元格值】,在【次序】中选择【降序】并【确定】。
二十、显示或隐藏【编辑栏】。
方法:
【视图】-选中或取消【编辑栏】。