谭勋晖：糟心的报销流程会让人有辞职的冲动（附优化方案）

一、背景

小李是某公司的业务员，经常出差，出差的费用报销让他非常头疼。

有一次，因为刷卡酒店名称同发票名称不一致，导致财务不能报销，同客户吃饭没有拍照报销被打回，送礼没有客户签名又被打回，发票贴的位置不对报销也被打回，更可气的是就算所有手续一点问题都没有，他从报销申请到拿到报销金额也要等一个多月。

另外，经常因为报销不合规，还会被审计质询，虽然每次都有惊无险，但是他实在是不堪忍受报销流程的繁琐，多次因为这个报销问题想过辞职。

在你的工作中是否也遇到过同小李一样的报销问题呢？

二、问题分析

我们一起来分析下这个报销流程案例：

1. 流程太长

很多公司的报销从发起到最后拿到钱，要经历几个月，最少都要一个月，我们一起来分析下流程是怎么拉长的：上图中案例总共12个节点，每个节点平均1天要花十二天，但是高层领导特别忙，有几个关键瓶颈节点延误一周以上是比较常见的，还有工作量大的问题，比如，所有的纸质单据都要一一核对，导致积压多天的情况难以避免。

2. 重复审批

这是典型的人治思维，因为不放心，或者为了强调领导权威，层层审批。经理批了不放心，总监再批，财务经理批了也不放心，财务总监必须看。经管看了单据不放心，财务再核对一下单据。财务内部工作很严谨，专员，经理，总监层层把关，单据一定要过最高领导才放心。

3. 逻辑不合理

报销行为已经发生，部门直属领导一般都会同意，所以前面都会非常顺利，到了财务审核票据的时候很多情况会被打回，所以造成流程不断反复，重复提交。所以，票据审核应该放在申请人后面，避免流程重复返工。但是财务一定会说，我看了你的票据，你部门领导又打回来，我不是白看了吗？其实财务打回的情况要远大于部门领导打回的情况，从整体效率来设计流程，票据审核应该放在前面。

4. 标准不清晰，不合理

因为报销的场景很多，比如审计发现了有虚假报销的情况，就要求所有报销要有凭证，比如请客户吃饭，要拍照作为证据，这样的情况就很麻烦了，因为操作起来实在不方便，客户一定会反感。这就涉及到流程标准的制定，一定是可执行的。还有些标准不清晰，比如票据的粘贴，大小，位置，顺序等，财务都有严格要求，但这些标准又没有公开，在财务不断的打回沟通中，报销人才明确了标准。新来一个员工又要折腾很久才明白。

这些糟心的流程，最后造成的结果是员工不愿意报销，不愿意报销当然就不愿意做相关工作了，本来要出差的，不出差，能躲就躲，能拖就拖。这样的情况下，公司整体上的利益是否受损呢？

三、流程优化

优化流程要细分场景，去掉不增值的流程活动，让流程在满足风险的前提下，尽量简洁高效，优化后的流程方案如下：

为什么要这样优化，优化后的流程合理吗？我们来分析一下：

1. 差旅报销

差旅报销的前提是出差是合理的，是真实存在的，这一点可以通过出差流程规范，然后统一对接到报销流程，这样就可以简化报销流程，又确保风险了，所以差旅报销流程去掉直属领导审批是没有风险的，只要单据合规就可以报销；

2. 话费报销

话费报销的前提是额度合理，然后话费票据一般都非常简单，基本不会出错，所以不需要财务审批，可以先付款，后面如果再抽查到单据不合规的情况就扣除报销人的信用分，由于话费报销的额度一般很小，即便单据出错，也在可处理的范围内，所以可以免审报销；

3. 特殊报销

在这里我将所有其他的报销统称为特殊报销，各位读者朋友可以根据实际的业务场景设置其他类别的报销流程。特殊报销的流程要求要高一点，增加了内控部门的审批，保障风险可控，同时根据金额大小增设了审批层级，这样还是为了风险控制，所以，特殊的报销流程就是要注意风险，因为可能金额大，或情况特殊，是需要特别关注的。

四、流程优化成果

以往的报销流程平均30天才能走完，现在优化后7-15天之内即可可以完成报销，同时内部员工满意度得到了明显提升，有效支撑了正常的业务运作。

五、总结

不知道大家是否感受到了流程无处不在。报销流程是每个公司的基本流程，这个流程的设置就可以看出一个公司的管理水平，如果不能把握流程管理的原则，要么出现一些奇葩的流程规定，要么风险无法控制，有人钻空子，其实这些都是可以通过规范流程管理来解决的。

2018，新一年，学习充电，正当其时！