精心整理的7个Excel实用技巧,能够快速提高你的工作效率
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在职场上,很多人都会接触到Excel办公软件,每个人都有一套运行这个办公软件的方法,但是对于刚入职场的新人和小白来说,这就是一个新的考验,职场上,讲究的都是效率。
所以,今天主要分享的就是关于Excel的几个方法技巧,能够在基础上提高你们的效率。
一、核对数据,快速找不同
在工作中,我们经常需要核对数据,但是每次核对的数据交上去后都有错的地方,这到底该怎么办呀?别急,我来给你支招,
方法步骤:
选中相关的两列数据,然后按下快捷键【Ctrl+\】,标出来的部分就是不同的,选择比较显眼的颜色标记好,方便统计。
二、空白行隔行插入
我们在统计数据时,每天都会有不同的数据,每次都需要插入空白行填充数据,那我们应该如何批量插入呢?
方法步骤:
插入多行:鼠标移到左边,想要插入对4行空白行,就往下拖拉4行,按下鼠标右键点击【插入】。
隔行插入:鼠标移到左边,按住Ctrl键,然后一行一行的选,鼠标右键点击【插入】,就可以实现隔行插入了。
三、快速求和
你们每次求和的时候是不是都用函数或者点击菜单栏上的图标呢?这样是不是太慢了,这里教你们一个快速求和的方法。
方法步骤:
选中所需数据和求和求和的表格,按下【Alt+=】,就能一秒实现求和了,下次不要再去菜单栏上点了。
四、隔行填充颜色,一键筛选
当我们需要筛选数据,或者让表格看起来更清楚更美观,我们应该怎样做呢?
方法步骤:
选中所有数据,按下快捷键【Ctrl+T】,弹出弹框后点击【确定】,想要换其他颜色可以点击上方的表格样式,筛选按钮可以进行筛选数据、升序和降序,一键就搞定的事,以后不要再跟我说不会了。
五、同时打开多个Excel文件
当你需要打开多个Excel文件的时候,还在一个一个的打开吗?教你一键打开多个文件夹。
方法步骤:
按住快捷键【Ctrl】,用鼠标点击多个要打开的Excel文件,鼠标右键点击【打开】,这样多个Excel文件就能同时打开了。
六、恢复未保存的Excel文件
如果你在Excel表格中统计的数据忘记保存了怎么办?在这里我教你恢复的方法(注意:这里仅限于你从未保存过的文档恢复)。
方法步骤:
打开Excel表格,点击上方菜单栏中的【文件】,然后点击【信息】栏里面的【管理工作簿】,选择【恢复未保存的工作簿】,这样就可以恢复你从未保存过的文档数据。
七、给Excel文件加密
这是我今天要分享的最后一点了,如果你的文档里面有重要的数据,怕被盗取的话,就可以给文档加密,让你的文档更安全。
方法步骤:
点击菜单栏上面的【文件】,然后点击【信息】栏里面的【保护工作簿】,选择【用密码进行加密】,然后输入密码(注意:在这里输入的密码一定要记住,不然你的文档就打不开了)。