结构化思维 清单管理，每天10分钟提升工作效率

朋友的团队年初招了2个毕业生，因为是社群运营的岗位，新人们每天的工作经常被各种琐碎的事情打断，如救火队员一般处理各种临时的需求，经常是到了临下班前，才能开始做原本打算今天完成的工作。

看起来充实，但每天都在不断的处理临时的需求，下班后发现其实没干什么，这样的状态，是两个新人最初最真实的表现。

从重要紧急程度四象限来说，他们主要的工作在紧急的两个象限：重要且紧急、不重要且紧急。

从每天工作的实际情况来看，大部分是不重要且紧急的事情。这类工作，也正是职场中被吐槽最多，且低效的事情。

朋友所在公司的业务处于创业初期，一直在快速的试错和迭代阶段，势必会走一些弯路。两个新人在经过了初期的“忙茫盲”之后，也开始尝试不同的应对方法：

新人A踏实一些，习惯把每件新安排的工作都写到纸上，处理完手头的工作之后，一件件去处理，虽然效率没有明显提高，但从来没有遗漏过事情。

新人B平时更加聪明灵活，习惯立刻去做安排的事情，可以立即把结果反馈给其他部门的同事，但有时候难免会遗漏掉一两件工作任务。

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不同的处理方法，有着完全不同的结果

两个人处理事情的方法，最初在结果上差别不大。不过2个月之后，变化就慢慢发生了。

新人A逐渐改变自己的习惯，在接受到工作安排之后，会进行分类，很紧急的事情就最高优先处理，不那么紧急的就商定一个交付时间，延后去做，力求每件事都会有结论。

新人B力求快速的响应和反馈，接受的工作越来越多，越来越忙，整个人也越来越暴躁。一段时间下来，提升很慢，而且很多的杂事都渐渐堆到了她头上。

朋友之前希望多考察一下两个人，观察了一段时间之后，在事态变得两个人无法处理之前，才插手到两个人的日常工作管理中。

两个新人在职场初期，都犯了一些错误，最核心的问题是：当不能把时间更合理的投入到有输出的工作上，价值会越来越低，进步也会越来越慢。

两个人被安排了很多工作之后产生的问题，不只是刚毕业的新人，对于工作很多年的职场老鸟来说，处理起来也有些棘手。

新人A看似踏实不灵活，但走的是一条更加稳健的道路，一旦找到正确的方法就会快速的提高效率。新人B则有一些被动，虽然也很负责任，但方向并不对。这时候朋友插手到管理里面，对两个新人来说，也是很合适的时机。

尤其是当我们进入了一个新的工作环境，新公司的业务内容和风格可能千差万别，我们需要根据实际的状况，不妥协不抱怨，去拥抱变化，灵活调整。

此外，也可以借鉴一些好的思维和方法，帮助我们在这种情况下更加高效的适应、执行和输出。

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一个思维，一个方法，每天10分钟，让你效能翻倍

1、一个思维：结构化思维

结构化思维，也有人叫做金字塔思维。本质上，都是用更加系统化的思维，对信息进行整理、提炼、发散和创新，并落地到行动上去。

结构化思维其实是让你在接手立刻去做的A任务之后，去思考背后的B任务，以及这个任务可能有哪些具体的或者潜在的可完成目标的项目。

对于成熟的工作内容来说，有着相对健全的结构化工作安排和分工。但对于新的业务模式或者刚进入市场的行业来说，B任务和具有XX目标的项目是肯定需要去不断的死磕，从而探索出方向和结果的。

结构化思维，如上图一样，是一个好的思维习惯，可以自上而下或者自下而上，基于目前的信息进行更加深入的思考。把一堆零散的想法，整理归纳成结构化的内容。

结构化思考的结果，或者说经过结构化思考后去推进的任务，才是更有价值的输出。

2、一个方法：10分钟高效任务管理法

在职场中很受欢迎的一种人是做事有条理的人，这种人不但更容易得到领导的赏识，与这种人工作起来也更有效率，更容易产生有价值的结果。

但做事有条理并不是天生的，这个习惯虽然有天赋的影响，但更多的是他们在平时有意识的锻炼的结果。

比如对于朋友团队的两个新人，对于分配任务后的处理习惯：写在纸上和拿脑子记忆。是会带来完全不同的结果。

对于时间管理来说，需要尽可能的清空大脑中的杂念，把精力和创造力用在思考和对结果最重要的事情上。

才能有效的避免琐事的干扰和焦虑的产生，再聪明的大脑，也无法同时记住很多事情，并能长期坚持把工作一一处理好。

有一个很好用的任务管理方法：每日工作清单+回顾。

我曾经给很多朋友推荐过这个简单易用的方法：不论是刚踏入职场的新人，还是苦于提升工作效能的老鸟，简单的方法加上大家根据自己情况合理的调整以及持续的坚持，往往都能带来不错的结果。

每日工作清单+每日回顾，每天只需要10分钟时间，坚持去做，有3个比较明显的好处：

①可以让自己对当天的工作一目了然，做到心中有数，手中不慌。

②可以让自己对重要工作保持持续跟进，保证重要工作不延误。

③可以让自己更好的协调手里的工作，把重点精力放到最重要工作上。

具体的做法也很简单：

↑ 我放在晨间仪式和晚间仪式进行

第一步：每天上班前，最好是在非工作时间，避免工作本身的干扰，比如早起后或者前一天晚上都可以。花5分钟，把当天的工作进行梳理和分配，可以按照重要紧急程度来进行区分，也可以单独列出3项一定要攻克的工作。

第二步：当天执行的时候，有一个原则：除非有极为紧急的事情，否则都依照清单，先把重要的事情处理完。如果涉及到比较复杂的项目，就拆分到具体的可执行任务，每天安排一定的时间进行跟进。

第三步：下班前，花5分钟时间对当天的工作进行一个总结。完成的进度如何，有哪些收获，有哪些需要新跟进的任务。

↑朋友的每日总结示例

结构化思维以及每天的工作清单回顾，原理并不复杂，是一个从忙乱到有序的中转纽带。

这样坚持去做，每天花10分钟的时间，看似简单，实际上是很难的一件事。

在初期需要不断的调整和思考，也需要不断的和我们的惰性进行抗争，当我们找到了适合自己的方法，看到成效。很快就能建立自己的工作节奏，也能更高效的输出有价值的事情。