工厂规范管理（4）--办公室的管理

文／振业注塑汇（ID:zy-plas）

作者／杨建宏，蔡老师

要~努~力！

振业注塑汇 工厂规范管理(4)---办公室的管理

■电脑文件可视化管理 ：

电脑文件规范管理，能快速查找所需资料，提高工作效率.

■管理方法:

1.建立电脑文件目录文档.

2.个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚.

3.公司文件要进行文件分类并标识清楚(思路见后).

4.公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚.

■文件夹摆放的标示:

固定文件夹摆放的位置，避免出现文件随意放置的现象，节约查找文件的时间.

■管理方法:

1.制作统一规格尺寸的文件标签.

2.确定文件夹的保管位置顺序.

3.制作或粘贴一条斜线或三角形.

4.不同层的文件可选用不同颜色的斜线.

5.线条宽度为25mm.

■文件处理状态的标示：

区分待处理、需跟踪、已处理文件，实现文件状态的可视化，递送者、取拿文件者可以节约查找文件时间，提高内部业务处理效率

■管理方法：

1.制作长方形文件状态标签.

2.规格：长66mm*宽15mm，不干胶单面印刷.

3.粘贴于文件架前端或侧面各层中部，下边距3mm.

4.两层文件架：上层为待处理文件、下层为已处理文件.

5.三层文件架：上层为待处理文件、中层为需跟踪文件、下层为已处理文件.

■资料柜、文件柜的标示：

明确文件柜/资料柜的责任人、所属部门及柜内物品的分类情况，节约查找时间，提高业务效率，同时整齐美观.

■管理方法:

1.制作长方形标签.

2.规格：90mm*60mm，不干胶单面印刷.

3.粘贴于柜门左上角，边距各为3mm.

4.标签上的字体要统一.

■文件夹层别索引的标示:

快速、及时的查找到文件夹内所需资料、文件，使用完毕能及时归位.

■管理方法:

1.按分类的文件类别建立分类目录，并按序号排列.

2.放置位置：该类文件资料首页.

3.分类目录下必须建立明细索引，即此类文件资料所有信息.例：序号、名称、文件编号、页码、发放日期(具体内容可根据部门实际所需修改).

4.分类明细索引可先采取手写添加，字迹必须工整，1页填写完后采用电脑打印代替.

■垃圾分类回收的标示:

对物资流向进行把关，提高环保意识，提倡回收再利用，降低回收成本 .

■管理方法:

1.指定垃圾箱存放区域.

2.对垃圾箱进行分类摆放，并用颜色标示.

分别为：生活垃圾(黄色)、绿色垃圾(纸类)、蓝色垃圾(塑料)、蓝色垃圾(金属)、红色垃圾(毒害).

3.地面定位标识：红色 规格：45mm.

4.定期回收，2次/天.

■开关控制范围的标示：

预先把握照明开关的状态，提倡节约意识

■管理方法：

1.画出电器或照明灯的平面布置图.

2.画出电源开关的平面布置图.

3.开关和控制的电器用统一颜色区分.

4.适当配以文字说明，增强节能意识

■电源线的标示 ：

规范公司内电源线的管理，统一标识.

■管理方法:

1.标识规格：61mm×11mm，不干胶单面印刷.

2.颜色：不同电源线采用不同的颜色标识.

3.粘贴位置：距插头50mm.

■空调风口的标示

在很远的位置就能一眼看出空调是否在正常运转，提高检查效率.

■管理方法:

1.制作红色飘带(如图所示).

2.彩带规格：长100mm*宽10mm.

3.张贴在中央或两端位置.

■办公桌桌面定位的标示

规范办公桌上物品的摆放，使工作现场更整洁.

■管理方法:

1.按顺序依次摆放各类物品.

2.可放置桌面的物品：电脑、文件栏、电话、笔筒、台历、茶杯、打印机各一个.

3.部门放置位置必须统一.

4.离开座位时间(0.5H以上)离开时，文件、物品必须归位.

■抽屉的标示

明确各抽屉保管物品的分类，节约查找时间，提高工作效率.

■管理方法:

1.规格：长65mm*宽15mm，黑体，绿底、红底、蓝底，白色字.

2.标签粘贴在抽屉的左上角,右上角粘贴管理责任人标签.

3.集中办公桌的抽屉第一层为办公用品，第二层为私人用品，第三层为办公资料，其它办公桌多出来的抽屉根据抽屉内实际物品张贴.

■公用办公文具管理的标示

指定文具存放位置，避免乱摆乱放的现象，进行形迹管理，便于取拿、存放和管理.

■管理方法：

1.办公室设立公用办公文具区，位置选定易取拿的地方，例：办公桌面.

2.可使用泡沫或者其它材料进行形迹管理.

3.标签规格：使用12mm胶带，颜色：黄色.

4.标签贴在放置文具位置的中央.

■个人名牌的标示

明确办公人员岗位名称和职能，便于其他部门进行业务办理，提高工作效率.

■管理方法:

1.规格：名牌长160mm*宽120mm.

2.材料：PC,单面印刷.

3.摆放于桌面或显示器上端统一位置.

4.注明姓名、部门、岗位，可根据公司需要增加座右铭等等.

■室内植物名牌的标示

了解花的生长习性及属于什么科别，实现人性化管理.

■管理方法:

1.在所养殖的花盆上或者悬挂在花的枝上，形状自行制作标识卡.

2.制作圆形花卉原位置标签.

3.标签规格：直径50mm，不干胶单面印刷.

4.粘贴位置：花卉位置正中央.

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