特种设备设备技术档案管理制度

2020-11-16为了建立健全我公司特种设备安全技术档案管理工作,加强对本单位特种设备安全技术档案的科学管理,有效地保护和利用档案,结合本单位实际情况,特制定本办法。一、本单位档案管理体制1、  本单位档案管理机构:安监部统一管理本单位的特种设备技术档案。2、  本单位指定专人管理特种设备技术档案工作,保管人必须维护档案的完整与安全,并接受必要的培训。二、立卷归档制度1、档案的收集:收集工作是建立在归档制度上的。特种设备管理部门将办理完毕的文件材料,经过挑选,立卷,定期移交档案室集中保存。2、归档范围:凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括特种设备注册登记表、使用证复印件、设计文件、制造单位的产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料;特种设备定期检验和定期自行检查的记录;特种设备的日常使用状况记录;特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录;特种设备运行故意和事故及处理记录;特种设备重大修理改造竣工档案;停用、缓检的相关申请资料等。以及特种设备有关往来函件(含传真、电子邮件等)、照片等各种形式、载体的文件。3、归档时间:办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档:3、1、按年形成的文件,第二年上半年归档。3、2、凡是有法律效用的文件材料,一生效就归档。3、3、凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。3、4、特种设备电梯重大维修验收及年检验收合格后,三个月内归档。4、归档要求4、1、材料完整齐全。4、2、系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料,均要按其不同特征组卷,尽量保持它的内在联系,区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。4、3、立卷时,要求将文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复等统一立卷,不得分散。4、4、在进行卷内文件排列时,要合理安排文件的先后秩序,按时间先后排列。对于同一事情的同一文件,应统一规定进行,比如:正件与附件,应正件在前,附件在后等。4、5、由档案部门对特种设备管理部门加以指导,协助特种设备管理部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续,双方在移交清册签字。5、归档要求5、1、编制立卷项目,将办理完毕的文件按有关条款归入卷内,便于次年立卷。5、2、文件按时间顺序排列,最近的在最上面。5、3、一台特种设备一个立卷,一个档案盒。5、4、定时交档案室:文件量少的,一年交一次,次年上半年收集。文件量大的,一年交两次,次年上半年和下半年各一次。6、 记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下,须用A4纸。三、档案管理工作1、档案的管理:区分全宗,正确立档单位;分类,依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。2、档案保管:本单位设立专用文件库保存档案。3、档案的鉴定:从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值,确定各类档案的保管期限,编制成表。4、档案的销毁编制销毁清册;办理销毁手续,经总经理批准,方能销毁;销毁要有二人以上监销,并在清册上签字。四、档案利用工作1、凡需调阅档案,均须填写档案借阅单,依据借阅权限和档案密级,经有关领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记,注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。2、档案利用方式有:提供档案原件;提供档案复印件;提供文献索引资料。3、依据国家统计和有关法律法规,做好本公司档案统计工作。

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