【学习参考】电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理办法
来源：《新智慧·下旬刊》
原标题：电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理办法
作者：王睿卓
摘 要
01
电子档案与纸质档案并存
电子档案和纸质档案在形式中有所不同，但是本质上是一样的，都是对收集到的信息进行整理和存储，并把资料信息形成档案方便后续的使用。两种形式的档案在使用的过程中都有各自的优势和不足，如果将电子档案和纸质档案结合在一起，实现优势互补，可以促进档案管理工作的发展。
想要将纸质档案和电子档案结合在一起，档案工作管理人员需要了解和掌握目前档案管理工作的发展形式，在原有档案管理模式的基础上进行创新，建立新的管理的方法，并制定科学的管理制度。电子档案的管理模式需要根据目前档案管理工作的实际发展情况来作出改变，使其可以充分发挥出自身的优势。
02
电子档案与纸质档案的各自特点分析
（一）电子档案的特点
1.档案信息存储丰富性
电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，具有“海量存储”之称，大大高于纸质载体所存储的信息，这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间，又简化了各种档案管理环节。
2.档案信息生动形象性
随着网络技术的成熟，电子档案与多媒体信息相结合，通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态，形象生动地再现历史活动状况，从而改变了纸质档案记录信息的单一性，使反映出的信息图、文、声、像并茂，对人类社会活动的概貌进行全息化再现。
（二）纸质档案的特点
1.信息与载体的依附性
由于载体与信息的统一，构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面，也体现在其存储介质的原始依附性上。在传统介质上，信息与载体是密不可分的，一旦信息与载体结合，就很难将其分离。
2.档案信息的原始凭证性
从其形成过程来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。它客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的凭证功能。与档案信息相依托的载体，是由特定的责任人在特定的条件下制作完成的实体材料。
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电子档案和纸质档案并存时期的档案管理措施
（一）同步归档工作
对收集到的信息进行归档工作时，纸质档案要先将资料信息记录下来，然后进行信息资料的整理和存储。使用互联网技术进行信息收集时，管理人员需要对信息资料的真实性进行审核，审核通过后对其进行及时的归档处理。无论使用哪种档案，一定要按照档案管理流程来操作，确定资料信息没有问题之后，才可以对其进行归档工作。电子档案在保存时，要保存在制定位置，并做好记录。
（二）同步整理工作
要保证档案管理工作有效的进行，在整理的过程中就要选择折中的方法，把电子档案和纸质档案进行同步整理，因为二者之间都具有档案的共同特点，档案号也是一致的，所以在信息的录入上也是基本相同的，所以完全可以使用合二为一的方法，同时对电子档案和纸质档案进行整理，这样就可以实现整理纸质档案的同时也完成了对电子档案的归档工作。
（三）同步利用
在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
04
加快档案管理工作人员的知识结构变革
加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，做好开放教育电子档案的管理工作。
05
结语
综合来看，上面所讲述的对电子档案和纸质档案之间的观点和具体要求，我们清楚了解电子档案和纸质档案两者有一定的关系，两者各取所长，补己之短，要实现档案管理的共同发展，就要对电子档案和纸质档案进行科学的整合，这样的管理，不光能弥补各自的不足，还能将电子档案和纸质档案的优势都发挥的更好，更能促进档案管理事业的长足发展。
参考文献：
[1]张力丹.电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理[J].魅力中国，2017（z1）.
编辑：SAN