企业收发快递管理：一口寄出，分口收取 附《快递收发管理办法》

一

企业收发快递工作属于行政管理很小很小的一个分支，很多时候企业对其是忽略不计的。尤其是微小型企业一个月收发量10件以下的，更是不值一提。

不过对于当下网上销售货品的企业，日寄送量50件以上的，收发快递管理确属于重中之重的一环，这时候的管理制度在每个细节上都需要涉及，这种形式另当别论。

今天我们分享的快递管理思路和《企业快递邮寄、接收管理办法》是趋于以上两种情况之间的，即收发快递量不大不小，对其的管理如若缺少会显凌乱的情况。

二

现在常见的快递收发管理方式有以下几种：

01 “多口发出、收取”

即各部门自行安排各自部门的快递收发，且各自报销。

这类情形较适合快递极少的情况下，一旦量上起来，就不能采用这种方式。

缺点：企业年度快递费用很难统计，因未有监管，会带来一定的私件公发的现象。

02 “一口发出、一口收取”

就是说，公司所有的快递收发工作皆由综合办公室或物业管理中心一个部门负责。

和第一种方式相比，有监管，快递经费也比较容易核查出，但“一口收取”会增加综合办或物业管理中心的工作负担。如果快递多起来，需专设快递收发岗，会间接造成人员冗余。

三

探究“一口寄出 分口收取”的快递收发管理模式

这种管理模式，延续了上小结“一口寄出”的优点，且将快递收取下放到各部门（快递收取不涉及费用），不仅能保障快递收取的及时性，也能极大减少行政部门的工作量。并且有监管，可极大改变私事公发的现象。

《企业快递邮寄/接收管理办法》全文如下：

企业快递邮寄/接收管理办法
第一章 总则
为规范公司收、发快递管理，确保公司来往邮件及时准确的发送接收，控制物流成本，特制定本制度。
第一条 适用范围
1.快递邮寄范围：公司因公邮寄快递业务；
2.人员范围：适用于公司全体员工。
第二条 快递物品定义
快递物品指公司员工因工作需要，寄送或收取的文件资料、产品样品、货物以及其他与工作相关货品等。
第三条 权责
1.综合办公室负责对需要寄送的快递件进行核准登记，并及时联络快递公司取件发送工作；
2.各部门、项目部负责快递单的填写，并需在综合办公室进行快递登记；
3.快递接收工作：
（1）一般情况下，文件的接收工作按照“谁（部门）对接、谁（部门）接收”的原则进行；
（2）须以公司名义接收的快递，收件地址为公司实际所在地，收发人姓名为综合办公室，电话为具体负责该业务的综合办快递专管员。
第二章 快递寄发
第四条 快递寄发流程
1.各部门、员工需要寄发快递时，需至“企业微信”进行申请批准，操作流程为：“企业微信” —“工作台” —“审批” —“快件寄发”，审批人依次为部门负责人—综合办公室主任，并知会综合办公室快递收发专员；
2. 各部门、员工将寄送快递内容送至综合办公室，并对预发出的快递信息如实登记：
（1）填写快递单时，对收件人姓名、联系电话(座机、手机) ;写清晰；
（2）收件人地址需详尽写明，包括省/市，区，路，门牌号等、邮政编码等。
3. 综合办公室对需要发送的快递件内容进行核验，无误后由综合办公室联络快递公司统一取件寄出。
第五条 邮寄内容及快递选择快递公司的选择上因邮寄内容的不同而不同，具体是：
1.普通文件、非文件类/物品的邮寄：如超重或体积大的物品、日常信件等使用百世快递。
2.加急邮寄：如重要文件(含发票)及收款合同，需使用顺丰快递。3.法务性文件：如合同、函等诉讼文件，需使用EMS，另外对回执单需完好保存。
第三章 寄件注意事项
第六条 快递邮寄要求
1. 因快递公司取件时间不同，寄件人要主动告知综合办快递专员时间需求，以保证能够正常达到。
2. 快递费用按月结算，由综合办公室与快递公司进行对账、请款；特殊情况需当天结算的，有综合办专管员先行垫付，随后请款。
3. 物件寄出后，综合办快递收发专员要将快递单号回至具体寄件人，以便跟踪该邮件的状态，方便确认邮件是否已成功寄出、收取，保障业务顺利进行。
第七条 快递收发业务纪律
1.未经同意，严禁员工直接安排快递公司进行取件服务，否则，费用将由员工自行承担，公司不予报销。
2. 遇紧急急件情况需立马寄出的，经线上审批后（需更详细写明寄件信息并拍照），综合办可联络快递公司至物件所在处直接邮寄。
第四章 附则
第三十五条 本制度的拟定和修改由综合办公室负责，经总经理审核批准后执行。
第三十六条 本制度由综合办公室负责解释。

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