全面解读！纸尿裤企业如何做好采购管理？

如今，纸尿裤行业市场竞争日趋激烈。在企业外部，同行间的价格战不断吞噬着纸尿裤厂商的利润；而企业内部，人力成本费用持续上升，企业组织体系渐渐不能适应行业发展需求。对于纸尿裤行业来说，原材料成本能占到商品总成本的60%~70%，原材料采购在成本控制、保障生产、内部各业务单元间协同、上下游供应链企业的战略合作方面起到了至关重要的作用。所以如何做好采购管理，就成为当下纸尿裤企业突破行业发展困境的有效途径。本文以C公司为例来谈谈纸尿裤企业采购管理所遇到的问题。附：C卫生用品公司是一家专门从事纸尿裤产品的研发、生产和销售的老牌厂商。公司的采购模式比较原始，仍然处在与供应商询比价格签订单阶段，这种原始的采购模式已经严重不能满足C公司的战略发展要求，亟需变革。C公司采购管理存在的问题笔者通过近一个月的调研发现，C公司的采购模式可以说是非常传统、简单的，即其采购部一直沿袭以拉动采购的管理模式进行运作，这种采购体系已经不能跟上卫生用品行业的发展脚步，具体的问题有如下几方面。1订单按时交货率低在C公司的供应商当中，很多供应商企业的管理者管理理念也较为落后，对需求方的交货及时性、准确性以及对整个供应链运行效率的重要意义并未深刻理解。其次，供应商生产运作模式落后，致使在生产计划、加工、运输等任何一生产环节出现问题，导致无法保证交货及时性。2多品种、小批量的生产模式导致采购成本增加C公司的产品线较为丰富，采购管理常进行小批量多品种采购工作，增加了采购人员的工作强度。同时也对供应商交货期提出了较为严格的时效性要求，造成供应商多品种小批量的送货，使得相关系统成本增加(物流费、仓储费、仓库检查、收料费用等)，间接造成采购成本的增加，不利于纸尿裤厂商与供应商间的战略合作。3采购流程问题，极易滋生腐败调查发现，C公司的采购分配管理流程并不明晰，采购分配比例由采购员确定。采购员按照供应商提供的价格、服务、交期等评判标准来分配采购比例，但主要评判还是以价格为主导。在纸尿裤消费淡旺季时，供应商会分别采取低价竞争或选择能从中获得较高利润的客户，导致交货不及时或不接单，这给C公司的生产带来较大影响。另外，C公司并无制定物资采购比例的相关管理办法，采购员分配订单权限过大，极易滋生腐败问题，增加采购员跟供应商勾结串通的可能性。4采购员专业素养急需提高鉴于多品种、小批量的采购业务，导致C公司采购员每天都显得非常忙碌。笔者发现，采购员常常因为不熟悉业务知识、或是太忙碌而盲目地听取供应商建议，导致采购成本增加，甚至对原材料特性及功能了解甚少，这样的情况难以提升采购人员的管理水平。5采购信息系统落后C公司的采购信息系统落后，采购员须手动制定原材料分配表，而每天都有繁多的生产订单要下达，导致采购员整体效率降低，更无从在采购专业知识方面取得突破。6管理层不重视采购管理的战略作用许多纸尿裤厂商的管理者往往忽视采购管理环节所带来的重要影响力，要知道采购部只要将采购成本下降1%，就可以给公司带来5~8%的利润增加。采购、研发、销售三者是企业实现战略目标最为关键的因素，三者缺一不可，只有相互配合，才能发挥纸尿裤产品在市场上的竞争力，增强公司的盈利能力。7呆滞原材料使企业遭受巨大损失采购环境忽略库存管理，C公司每年大量积压原材料进行处置外卖，变现后取得收入仅为原值的50%，对公司增强盈利水平产生了巨大负面影响。采购管理出现问题的原因作为纸尿裤行业老牌厂商，C公司仍然沿用粗放的、原始的以销定产的管理模式，缺乏销售与运营计划体系的协调，内部各部门缺乏有效的衔接跟沟通，无法提前做好与供应商的原材料预测计划。C公司对采购的地位认识高度不够。该公司认为采购主要职责就是保证采购价格低、为生产齐套保驾护航，但并未将采购部放到与营销、研发部同等重要的位置。采购管理流程制度缺乏系统性梳理，各业务部门缺乏有效的衔接。C公司在《采购分配管理办法》《订单需求预测管理办法》等并未制定有效制度，给公司带来诸如滋生腐败、降低系统效率、产生大量积压物资、交货及时性降低、增加管理费用等问题和风险。C公司各部门间缺乏及时的沟通，导致采购原材料过多，产生大量的积压物资。分析其原因既有采购部门对于长周期原材料的过量采购，又有客户订单的变更或是取消订单，造成积压原材料的产生。归根到底还是由于C公司内部各部门缺乏有效的衔接，缺少整体的协同性，导致公司蒙受巨大的经济损失。采购管理问题的解决对策1努力推进采购信息化建设首先，引入SRM系统。SRM系统（供应商关系管理系统）的作用是通过信息化手段与供应商建立战略合作关系，重新构建企业与供应商间新型的管理模式。借助这种先进的信息技术平台，既节约了与供应商间的沟通成本、减少了信息传递失误所带来的损失，也让信息传递更加及时有效。供应商可通过信息平台及时了解其配送信息，配套产品质量反馈信息，达到信息传递透明化的目标，在节省传真电话等费用的同时给供应商提供了公平、公正的竞争平台。其次，启用供应商网上报价。传统报价主要是通过邮件或传真的方式参与报价，很可能会出现采购人员将其他原材料供应商报价告知行贿供应商，导致不公平竞争。在引入供应商网上报价系统后，有效的控制内外部勾结风险，同时提高了纸尿裤企业的运营效率、缩短了审批流程、降低了采购成本。2针对不同类别供应商采取不同采购策略在卫生用品行业里，不同种类原材料的需求差异性较强，C公司必须对原材料进行分析，明确不同原材料的各自特性，根据这些独有特性进行分类分级，制定不同的采购策略。C公司通过原材料的价值量与供给风险两个维度，可将原材料分为日常原材料、杠杆原材料、瓶颈原材料和关键原材料四种进行综合分析。这四种原材料在供应商数量、市场供给情况、产品属性、采购金额、采购风险方面都有不同的特点，如下表所示：四类原材料特点对比表原材料类型供应商数量市场供给情况产品属性采购金额采购风险瓶颈原材料少紧非通用小高关键原材料少紧非通用大高杠杆原材料多松通用大低一般原材料多松通用小低对于瓶颈原材料的操作策略：主要还是控制缺货带来的运营风险，在价格方面不做过多要求随行就市即可，同时加快推进采购部门寻找替代或可操作性方案，定期搜集其原厂的技术和市场动态，开发新供应商，提前与供应商做好需求预测，配置适当安全库存。对于关键原材料的操作策略：主要控制原材料缺货及原材料跌价带来运营风险。抓住对方的利益诉求点，与供应商建立长远的战略合作关系策略，建立长效的共赢机制并在价格上争取更多的资源。对于杠杆原材料的操作策略：明确以供应原材料的质量、交货及共同降低成本为主要诉求，保持与供应商紧密的合作关系。由于供应的原材料通用性较强，能满足供应的供应商数量较多，供给情况也不太紧张，采购策略可将采购量集中到一家供应商。对于一般性原材料的操作策略：这个类型的原材料主要集中在C公司的低值易耗品采购，采购部门应该采取定期搜集公司各部门需求，减少供应商数量，按特定的时点进行批量采购，增加采购数量，降低采购的成本。但当供应商能力不足时，应引入新的供应商，确保价格与交货等方面的优势，有助于供应商企业之间的良性竞争、优胜劣汰。3完善采购人员的绩效考核体系C卫生用品公司应通过完善采购人员的绩效考核体系，对采购人员实行定量考评，客观地将被考评者与既定的标准进行比较。其中采购人员绩效考核应从二个维度出发：采购业绩和供应商管理。下表为采购人员绩效考核的指标。采购人员绩效考核的指标表考核项目考核子项权重评分标准（满分100分）采购业绩采购订单准时性20%准时完成20分，超过一个工作日0分采购按订单数量交货20%根据下单给供应商数量与供应商交货数量比值，若供应商交货数量100%完成得20分，90%以下记0分来料合格率20%根据每批来料物资合格率来确定得分，合格率每降低1%，扣2分。供应商管理整合供应商关系管理20%供应商数量与供应商数量控制策略不符合时，超过或不足额定值一家扣1分，超过或不足两家扣2分，最低0分。原材料通用化管理10%根据流程规范引进原材料，每发现一款不合理引入的原材料扣1分，最低0分。供应商配合管理10%根据供应商配合企业情况，供应商反应速度、参与共同研发的积极性、合同订单的签订速度等判定，每发现一项条件不符扣1分4建立S&OP销售运作组织C公司亟需成立S&OP （Sales and operation plan）销售与运作小组，更紧密的将各部门连接在一起，重新梳理了销售与运作间关系，加强各部门间协同，减少积压物资的产生，减轻采购部门的按需采购与处理积压物资难度。具体来说，C公司营销部门需要征集客户未来三个月~四个月的订单需求，详细评估后制定销售计划并将计划提交给S&OP销售与运作小组。随后，S&OP小组根据销售计划，组织各业务部门召开联席会议，根据会议议程逐个检查每项内容，达成一致后确定主生产计划，采购部门根据主生产计划对供应商进行下单采购原材料。高效的沟通机制的建立，能有效保证采购部按照计划进行采购，避免了采购部门自由发挥进行采购订单的下达，确保了整个组织在高效的机制中得以良好地运行。总的来说，采购管理做为企业经营活动的关键环节，在纸尿裤企业的产品研发、质量保证、供应链管理中起着极其重要的作用，同时也是企业获取利润的重要源泉。广大纸尿裤企业一定要适时变革原始粗放的采购管理模式，充分利用信息化工具来优化公司的流程和制度，将采购人员从简单的、庞杂的事务性工作中解放出来，着重培养采购人员在业务领域内的专业性，以确保纸尿裤企业采购业务的顺利展开。来源：博卫传媒