云亭法评|公司合规篇之——公司证照管理
公司合规篇之——公司证照管理
作者/肖义刚（北京云亭律师事务所）
就在今年年初大家都在积极响应尽量不出家门的号召，大众少有乐趣的时候，突然一则新闻当当创始人李国庆在四个大汉的保护下，迅速进入公司并取走公司公章和资料的新闻报道掀起了一阵全民热议，就在李国庆“抢走”公章之后，随即发表了其系持有股东会决议和董事会决议接管的公章和财务章，并且给原保管者写了收条的声明。那么其的这一行为到底是否合法，拿到了公司证章是否就意味着已经取得了公司的控制权？如果不是，当当公司又该如何反制？公司证照对外代表着公司的意志，因公司证照返还引发的纠纷，表面上是返还证照，但实质上是公司内部治理中对公司控制权的争夺。本文就公司应该如何正确的管理证照以防止侵害公司控制权给出建议。
一、公司证照的种类与范围
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公司营业执照—是拟制法人的身份许可，是企业享受权利和承担义务的主体资格，企业的基本证照还有：《营业执照》、《经营许可证》、《组织机构代码》、《税务登记证》、《行业资质证书》、《信誉等级证》、《质量认证》、《安全生产合格证》等。及公司开展经营活动所需的其他证照。有一些行业还需要专门的证书，如进出口企业还需要《海关报关注册登记证》、《检验检疫备案证书》、外商投资企业需要《外商投资企批准证书》《外汇登记证》等，如果涉及其他特殊行业，还需要该行业许可证。
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公司印鉴—公司印鉴是公司从事商业活动的重要工具。在当今商业活动中，公司离不开公司印鉴。印鉴已经成为一个公司对外主要意思的表示。公司印鉴包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人章、各部门章等印鉴。
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其他重要文件：如股东名册、财务帐薄、账册等。
二、案例释法
（案例一）
中青投资咨询（无锡）有限公司诉成之德等公司证照返还纠纷案
裁判要旨
公司董事、经理等高管人员对公司负有忠实义务和勤勉义务，在公司章程未明确规定公司证照保管责任的情形下，以上高管在职期间应负有保管公司证照、印鉴章、财务账薄等法定义务，无论其是否实际经营、管理公司。在其离任后，应负有向公司移交返还公司证照等的义务。此外，在公司证照返还纠纷案件中，公司高管对其履行保管公司证照等法定义务的情况应承担举证责任。
案情简介
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中青无锡公司系中青投资有限公司（以下简称中青公司）全额出资设立的外商独资企业，中青公司原委任成之德担任中青无锡公司的执行董事、法定代表人，聘任胡锡昌担任总经理。2011年5月13日，中青公司作出中青无锡公司的免职决定、委任书，撤销成之德的执行董事、法定代表人的职务，撤销胡锡昌的总经理职务，委任陈玉进为中青无锡公司的执行董事、法定代表人和总经理。
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上述决定作出以后，中青无锡公司要求成之德、胡锡昌（以下简称两被告）交还公司证照、印签章、账册，并要求配合办理法定代表人工商变更手续，但是两被告拒绝交还，也拒不配合办理变更手续。由于证照、公章均缺失，中青无锡公司虽有合法的撤换法定代表人的股东决议，却无法办理相应的工商变更手续，也无法维持正常的经营活动。
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中青无锡公司遂起诉两被告，要求其返还公司证照，两被告辩称：一、本案原告主体不适格，因起诉状上没有中青无锡公司的印鉴，不能证明起诉是原告的真实意思表示；诉状中只有陈玉进的签名，但工商登记资料显示该公司法定代表人是成之德，陈玉进无权代表该公司签字提起诉讼。二、中青无锡公司行使原物返还请求权须证明成之德占有或保管了上述公司财物。三、成之德虽然是公司法定代表人，只是参与重大决策，不清楚公司的具体负责管理证照人员。要求驳回原告的起诉。
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经法院一审、二审，均判决两被告败诉，支持了原告的诉讼请求，理由是公司股东依法享有选择管理者等权利。虽然中青无锡公司未办理法定代表人的工商变更手续，但工商变更仅是形式要件，未登记不影响股东会的决议的效力；而董事、监事、高级管理人员应当遵守法律、行政法规和公司章程，对公司负有忠实义务和勤勉义务。无论两被告是直接占有还是授权他人保管，其对中青无锡公司的证照、印鉴章、财务账册都有监管的法定责任。
（案例二）
离婚诉讼中女方起诉男方要求返还公司证照案
案情简介
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女方和配偶共同成立一家文化艺术类公司。由于女方在文化艺术类方面有特有的才干。夫妻双方一致同意公司由女方持有公司90％的股权并兼任公司执行董事，男方持有10％股权并兼任公司监事。
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公司在双方共同努力下承接了大量文化艺术展览等业务，获得了较好的收入，同时该企业也成了业界小有名气的文化艺术类公司，因为公司仅有夫妻双方两名股东，所以公司未对公司证照、印鉴等使用情况制定专门规定，由于女方经常外出与客户商务谈判，公司的证照、印鉴基本由男方管理，但是并没有保管的记录。
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此后，因男女双方感情破裂，女方向法院起诉要求与男方离婚。就在离婚案件进行审理中，女方因业务需要使用公章，但男方却否认其保管公司的证照及印鉴。在双方协商无果的情形下，女方一纸诉状又将男方告上法庭，要求男方返还公司的所有证照与印鉴，后因无证据证明只好撤诉。
上述二个案件产生的主要原因都是由于公司对其证照、印鉴的保管没有严格合规的规章制度所致。在具体诉讼纷争中，对方只要矢口否认证照在自己手里，主张权利者往往显得很被动，因为自己没有对方保管证照的证明；第一个案例比较特殊，因为原告即使没有证据，但法院利用公司高管的勤勉义务推定法定代表人和总经理有保管以及授权保管的义务和责任，而第二个案例中，公司对于证照、印鉴的保管没有任何的规章制度，女方并没有证据证明公司证照、印鉴均由男方实际保管和掌握，最终女方只能选择撤诉。虽然女方后来采取了一定的补救措施，利用其执行董事的身份出具了一份董事决定书，主要内容为决定公司的所有证照、印鉴自董事决定定书出具之日起由女方持有，同时要求男方返还相关的证照、印鉴，若不及时返还则会重新申请相关的证照与印鉴。虽然这样的行为能起到一定的补救措施，解决了相关证照、印鉴的遗失问题，但同时也蕴含了很大的风险。如男方利用自己手中掌握的印鉴对外签订合同或做一些损害公司利益的事务。即使公司可以追责，但能否追回损失也未可知。
三、法条释义
因公司证照返还纠纷提起的诉讼，处理纠纷的法律依据主要是《公司法》《物权法》和《民法通则》等相关规定。另外还要综合考虑公司所在地来确定管辖法院。
《公司法》
第四条：公司股东依法享有资产收益、参与重大决策和选择管理者等权利。
第一百四十八条：董事、监事、高级管理人员应当遵守法律、行政法规和公司章程，对公司负有忠实义务和勤勉义务。董事、监事、高级管理人员不得利用职权收受贿赂或者其他非法收入，不得侵占公司的财产。
第一百五十条：董事、监事、高级管理人员执行公司职务时违反法律、行政法规或者公司章程的规定，给公司造成损失的，应当承担赔偿责任。
《物权法》
第三十四条：无权占有不动产或者动产的，权利人可以请求返还原物。
《民法通则》
第一百一十七条：侵占国家的、集体的财产或者他人财产的，应当返还财产不能返还财产的，应当折价赔偿。损坏国家的、集体的财产或者他人财产的，应当恢复原状或者折价赔偿。受害人因此遭受其他重大损失的，侵害人并应当赔偿损失。
根据上述法律规定，笔者认为有以下几点需要注意：
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《公司法》对公司高管对公司负有忠实、勤勉义务进行了规定，虽然公司法未明文规定由公司高管直接保管证照、印鉴，但笔者认为该条款应类似于民法中的诚实信用原则一样，具有帝王条款的性质，对于公司证照、印鉴如此重要的公司财产理应承担严格责任。
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公司作为独立的法人对公司的证照、印鉴享有财产所有权。因此，公司有权向非法占有公司证照、印鉴的人员提起公司证照返还之诉。公司证照、印鉴的返还请求权应由该证照的唯一权利人即公司享有。
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公司不但有权提起公司证照返还之诉，若相关无权占有人员基于其非法占有公司证照、印鉴目的，而对公司财产造成损失的，公司可以根据实际损失的情况向侵权人追究赔偿损失的侵权责任。
四、合规建议
根据笔者的实务经验，公司董事、高管在代表公司对外行使职权时经常被赋予使用公司证照、印鉴的权利。一旦公司对于证照、印鉴的管理制度不完善时，就很容易导致该权利被滥用，给公司造成带来潜在的或无法估量的损失。所以务必做好相应的规章制度，公司应根据各个印鉴的性质，对印鉴具体使用的授权，及权限核准的设定，印鉴盖章的流程都做出详细规定，公司证照、印鉴应当分别由不同的公司机关及人员实际占有、控制。如公司营业执照、公司公章、财务章及法人代表章等必须由专人保管并对保管及使用制定严格的制定，杜绝任意滥用公司证照、印鉴的行为。保管人、使用人均应当做详细的登记和记录。同时将具体印鉴的保管、使用人设为第一责任人，部门领导具有直接领导责任。总经理为间接领导责任。当公司相关人员发生相应的变化以后，此前有权保管、持有公司证照、印鉴的人员一定要完成交接手续并签订一系列的证明文件。这样万一将来出现纠纷至少有准确的书面证据，便于依法维护权利。
在涉及股权财产分割的离婚案件中，由于仅夫妻二人作为股东的有限责任公司现实中比较常见。通常这类公司的公司制度并不规范，由夫妻中的一方控制公司证照的情况较多。当夫妻感情好时，这样的操作方式可以提高效率，公司可以快速抓住商业机会;但当夫妻感情恶化、甚至到了离婚的地步，控制证照的一方往往会利用自己的优势掌握主动权。因此，在涉及股权财产分割的离婚案件中合理利用证照返还之诉，配偶一方可以要求另一方返还公司证照、印鉴等，以防止持有公章一方恶意以公司的名义对外活动，主要就是向外借款及担保；同时，可以进行公司证照、印鉴返还之诉，迫使对方回到理性的谈判中来。，如果以上都达不到目的，则可以像案例二中的女主人公一样通过公司合法的决议，将相关证照挂失后重新申请颁发公司营业执照或重新申请刻制公司印鉴。