六西格玛项目管理工具-甘特图

本文最初出现在The Minitab Blog

在开始新项目之前，重要的是要有明确定义的目标和准则。没有这些划定的步骤，任务和截止日期，项目将朝着多个方向发展，而不是专注于最终结果。最终，这将花费宝贵的时间和金钱。

如果您正在寻找一种可视化任务并使团队在项目过程中保持正常状态的方法，则应使用甘特图。让我们进一步了解这个功能强大的工具，该工具可以帮助您保持项目的及时性和重点。

文中使用的软件是

什么是甘特图？

甘特图是项目中需要在设定的时间内完成的任务的直观视图。甘特图可用于计划各种规模的项目。它们将始终显示项目的开始和结束日期，甚至还可以帮助您查看在给定的一天中必须完成的工作。

良好的甘特图应能为您的项目提供有效的概述，包括：

1. 您需要完成哪些任务;

2. 任务需要完成的顺序;

3. 每个任务应花费多长时间;

4. 在项目期间完成了多长时间的任务。

甘特图可以通过多种方式创建。幸运的是，Minitab Workspace提供了两种不同类型的甘特图模板，标准的甘特图（如下所示）和任务甘特图，它们是该软件中90多种工具的一部分。

因此，现在您知道什么是甘特图，但是为什么要使用它呢？

使用甘特图的好处

甘特图不仅是获取项目的组织概览的直观工具。甘特图还具有以下优点：

1. 增强的沟通

尤其是在许多人远程工作的时代，沟通至关重要。甘特图可以改善团队沟通，因为项目经理可以看到谁在项目的给定部分中工作，向他们提供反馈并轻松地协调信息。当每个人都使用标准的甘特图模板（例如Minitab Workspace中的版本）时，沟通甚至会更加强大。甘特图也非常适合与高管和利益相关者交流高级计划和状态更新，而任务甘特图（如下所示）则更好地显示和与工作团队更详细地交流工作进度。

2. 避免资源过载

甘特图的另一个主要优点是它们可以防止资源过载。当在许多任务中使用的资源太少时，就会出现许多团队问题。甘特图可以帮助您有效地管理资源，确保没有团队成员负担过重。

3. 跟踪进度的能力

使用甘特图，您可以确保遵守时限。您可以轻松查看所有正在进行的任务以及相对于某些项目里程碑的进展情况。单独使用此功能有助于使甘特图对于任何项目都是必不可少的。Minitab Workspace中的里程碑功能特别有用，因为它使您可以以清晰的书面格式轻松跟踪，更新和查看整个项目中的这些关键项目检查点。

甘特图包含什么？

现在您已经准备好启动甘特图，您需要知道正式包含的内容。每个都有几个关键组件：

1. 项目何时开始;

2. 项目的各种任务包括什么;

3. 谁被分配从事每个单独的任务;

4. 当任务应该开始和完成时;

5. 每个任务需要多长时间;

6. 某些团队是否应该在给定项目上进行协作和合作;

7. 项目何时结束。

随着项目的开展，团队成员和经理都可以查看他们分配的任务并直观地看到进度，这可以帮助每个人查看他们的工作相对于项目或特定工作流中其他任务的位置。

在Minitab Workspace中创建甘特图时，最酷的功能之一就是任务列表。如下所示，此书面列表包括甘特图中的所有任务，同时避免了不必要的混乱，并且每个人都易于理解。在此任务列表中进行的任何更改也将立即反映在甘特图中，因此所有团队成员的视觉状态始终是最新的。

最佳做法和提示

根据项目规模，团队成员数量和所涉及的截止日期，将甘特图汇总起来似乎有点不堪重负，但不必担心！以下是甘特图的提示和最佳做法：

1. 在组中创建任务

为了使您的计划更易于阅读，请在组或工作流中输入任务。这将帮助您的团队成员了解哪些任务在时间上重叠，以及它们如何协同工作或相互依赖才能达到最终目标。

2. 详细信息

甘特图非常灵活，可以根据您的需要设计为详细或高级。如前所述，我们建议在Minitab Workspace中使用标准甘特图来高层次地展示任务和里程碑之间的关系，以便为执行人员和利益相关者提供状态和详细信息，而“任务甘特图”可提供更多详细信息并与您的工作团队一起使用。

3. 指定负责方

创建甘特图时，明确指出谁负责任务的每个部分。这将有助于避免有关谁应该在何时处理什么任务的困惑。

4. 记住时间就是一切

不要忘记为每个任务添加特定的开始和结束日期。 很难跟踪进度并使您的团队在没有他们的情况下继续前进。话虽如此，请确保您包括任何假期，以免错过最后期限，因为我们所有人都应不时地得到一些休息和放松。

您最近是否启动了可以使用甘特图帮助的任何项目？也许您已经在开发一个，但是在Minitab Workspace的帮助下完美地管理和执行您的项目永远不会太迟。

本文最初出现在Minitab博客上。