企业存在大量重复流程审批效率低的本质原因 || 流程管理实践052
老板一定很困惑:我们企业内部效率怎么就这么低?屁大的事,批来批去有什么好批的?企业就是这么奇妙和充满荒诞感,人人痛恨低效,但人人又被受困于此,而且人人还很无辜且无助。今天我们就通过案例分析背后的结构性问题以及本质性原因。
举一个例子:某项业务办理后,首先需要相关部门/岗位/领导对业务进行审批把控,然后基于法律风险管控的需要,再走合同审批流程,再基于用章风险的原因,另外走用章申请流程,最后,一个事情办理完需要走三个流程,而且这三个流程存在大量重复岗位审批。每一个流程设计得看似都很有道理,但同一个事情走三个流程就没道理了。
这个案例告诉我们:企业流程存在大量的重复审批是因为大量的管控设计了专门的流程。
解决思路:
1 整合设计。业务审批和管控点审批整合设计在一个流程中,即业务流程审批完,直接到印章管理员审核盖章,业务流程设计时满足印章管理制度的风险管控要求;
2 特殊情况下,可独立设计。除大部分直接集成设计在业务流程上,管控点审批有时候还可以保留独立的审批流,因为有一些场景缺乏穷尽的业务场景和业务流程载体,比如一些对外函件的法律风险把控等;
3 整合设计的好处。把大部分管控点审批直接集成在业务审批流程上还有一个好处,就是倒逼管控制度基于业务场景化分类细化设计,因为并不是所有的公章每次都需要N多领导层层审批,比如,偶发事件当然需要严格把关,但是如果用来天天投标用的资质盖章由用章管理员直接把控即可。很多企业单纯基于管控目的设计制度,往往就不关心业务场景,导致管控标准宽泛,执行流程冗长。
4 双赢选择。有一些企业,管控部门有“强迫症”,希望所有的管控流程集中管控,也不是说完全不可以。
(1)需要It支持,业务流程走完后,根据表单选择条件,自动跳转到管控流程,并自动屏蔽相关重复审批点,审批后自动跳转回原业务流程关闭;
(2)优势是便于归口管理和数据统计。
但千万不可因为“强迫症”,而让业务部门委曲求全,因为如果没有业务,其他部门都没有存在的价值。
说明:从今天开始,我有时也会分享一些非视频类信息,因为录制视频时间成本太高,遇到突发事情就导致无法及时分享。很显然,及时分享比形式更重要。