职场拖拉机

据调查,百分之四十以上(41.9%)的员工表示,他们总是不能在标准的八小时工作日内完成工作任务。报告同时显示,近八成员工认为加班对于工作来说是必须的,是可以接受的。如今,拖延症已屡见不鲜,一些职场人士自嘲自己是“超级名磨”、“职场拖拉机”,这些名角着实让企业消受不起。

拖延症带来的后果不言而喻:耽误工作,影响情绪,破坏团队协作和人际关系。拖延症甚至还会拖垮身体。德国研究表明,慢性长期的拖延行为,暗示着潜在的心理及生理紊乱;从另一个方面来说,拖延的人自律性不强:这些人通常习惯晚睡,喝酒和吸烟者也更多。同时拖延症人群还伴随失眠、胃部问题,患感冒和流感的机会也更高一些。卡里加尔大学皮尔斯·斯蒂尔副教授在其《拖延等式》一书中指出,拖延使美国经济每年经受了数千亿的损失。

拖延症是个心理问题

对职场拖延症颇有研究的职场专家根据研究和统计推算出全球可能有近10亿的人患有拖延症。早在上世纪40年代,美国就有了“拖延症俱乐部”,成员主要是律师、作家、记者之类。俱乐部里流传着一个经典笑话:80%的律师死后是没有遗嘱的,因为他们拖拉了一辈子。

心理学家认为,拖延的人真的不是所谓的懒惰或者没有责任心,拖延从根本上来说是一个复杂的心理问题。拖延症背后的心理学因素很复杂,比如害怕失败,害怕成功,害怕被控制……于是他们去做一些有趣或有益的事情来逃避工作,甚至还会去做一些平时讨厌的事情。

研究显示,强迫型人格、依赖型人格和逆反型人格的人最容易成为职场中的“拖拉机”。

  • 强迫型人格的人往往有些完美主义,害怕失败,多是慢工出细活,他们的不合理认知在于我必须做得一点瑕疵都没有。为了追求完美,他们一次次推翻自己的方案,拖延也就变得“合理”。

  • 依赖型人格的人遇事摇摆不定,很难独立完成工作任务。在工作中认为没有别人的帮助,自己肯定做不好。依赖型人格的员工在工作中缺乏自信,如果单独让他完成一项工作,其效率较低。

  • 逆反型人格的人对自我控制感极其敏感,本来喜欢做的事一旦被别人交代去做,他们就用拖拉来对抗。例如,老板交代一个任务,他花了大约1天时间来向老板验证这个任务是不需要做的,其实真正完成这项任务最多也就是需要1天的时间。

员工拖延企业有责

调查显示繁重的工作量(68.1%)被认为是员工无法在标准时间内完成任务的主要原因。这是员工认为自身工作拖延的主要原因。除了工作量过大,员工自身个性原因外,企业文化、工作流程管控水平及领导风格等都是企业拖延症的重要影响因素。

加班成为一种“企业文化”

“以经常加班为荣,以按时下班为耻”——虽然工作制度或员工守则中都没有这样写,但在一些组织中,这已经成为了支配员工行为的准则。在这样的企业之中,员工加班越晚,工作越认真,贡献越大。一些员工即使按时完成了工作,被认为也喜欢拖延到下班以后再提交。拖延在这类企业中自然难以避免。通常情况下,如果一个员工长期处于拖延的状态只有两种可能:一、部门内部分工不公平;二、个人能力不能胜任工作。

过度的、无意义的加班就像慢性毒药,侵蚀着每个人的判断力和执行力。在这样的环境中,员工的注意力不再集中于如何提高工作效率,因为他们意识到无论自己的工作效率如何高,依然还是要和大家一样加班。在这样的环境中,员工不再奢望工作任务能够提前完成,因为他们知道提前完成的代价就是更多的工作和更短的期限。知名科技企业为员工提供一应俱全的生活服务,希望员工有更多的时间呆在办公室,他们投入工作的时间自然也会增加。但是在这类企业中,员工可以自由支配自己的工作时间。这是一种高明的管理之法。

任务目标、分工、管控不合理

调查显示,繁重的工作量(68.1%)被认为是员工无法在标准时间内完成任务的主要原因。员工的工作量繁重主要有三方面的原因:

一、组织对于员工的工作效率、工作量的估算误差比较大;二、一项工作任务往往需要多个员工合作完成,在二次分工中,有些员工的工作量安排不合理,不能按时完成工作,进而影响整个任务的进程;三、任务的管理、协作中管理不利造成员工工作效率低,反复返工,这必然会造成工作的延期。

上司是首席拖延官

事实上,企业中最大的拖延者不是员工而是直接上级。那些需要上司确认的文件,简单的请示,都成了拖延的根源。这些被拖延的事项基本是下属给的,而上级交代的任务,哪怕是琐碎的事,通常都不会被拖延。我们经常听到类似的声音:

  • 领导,你应该做出决定了吧?

  • 我们什么时候采取行动?

  • 我的报告你看过了吗?

  • 需要您签字的文件好了吗?

  • 让我再想一下。

  • 给我一份报告。

  • 看看我能帮你什么。

诺贝尔心理学奖得主斯坦福大学哲学教授约翰·佩里建议,拖延症患者可以采用“结构化拖延法”从小件的、优先性低的事情做起,从而建立一种成就感,然后打起精神完成更重要的工作。佩里先生作为一个慢性拖延症患者,建议同类们选择一个重要的任务,但是在攻克其他工作之前先推迟一阵。

在当前竞争激烈的工作环境中,雇主应帮助员工更好地管理工作量并防止员工不堪工作重负。员工生产力的最大化并不能依靠通过延长工作时间来实现。雇主可以通过高效领导、优化操作流程、指导和监管、即时反馈等方式提升工作的绩效和员工的敬业度。此外,办公环境是影响工作效率的因素之一,企业需要为员工创造一个舒心的工作环境,加强影响时间的因素的运用。比如,在办公室醒目的位置悬挂一个别致的小闹钟,增强员工的时间观念。这些举措对改善员工的拖延问题将有一定的帮助。

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