无纸化办公环境如何加强商业秘密的管理和保护[商业秘密专题100篇]
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无纸化办公环境如何加强商业秘密的管理和保护
编者注：本文摘自唐青林律师主编的《商业秘密百案评析与企业保密体系建设指南》（中国法制出版社2013年出版）。
针对互联网无纸化办公的工作模式，权利人可以从静态和动态，即从商业秘密的权属管理和日常使用两方面来进行商业秘密的管理和保护。一方面，明晰工作电脑内部信息的权属；另一方面，通过物理隔离和各种加密程序以及监管措施并举，实现对企业商业秘密的有效管理。
随着计算机网络技术和互联网行业的发展，给商业秘密的保护带来了前所未有的挑战。互联网无纸化办公的工作模式，无疑将给企业技术信息和经营信息的保护带来压力，这类纠纷在企业与员工之间非常常见。本案中，原告亚讯公司主张封存于何某某工作电脑的硬盘中的涉案源代码和数据库等相关内容为企业的商业秘密，但始终未能证明其对何某某硬盘中存储的内容享有合法权利，也无法明确涉案商业信息的具体内容，故法院认为原告缺乏主张商业秘密权利的基础而宣告其败诉。那么，在互联网行业中，该如何克服无纸化载体的不足、实现对商业秘密的有效管理呢？
北京唐青林律师在商业秘密领域有丰富的经验（电话18601900636，邮箱lawyer3721@163.com），办理了大量的涉及商业秘密法律的诉讼案件，还为数百家大中型公司设计了商业秘密保密体系，在商业秘密领域著有《业秘密保护实务精解与百案评析（中国法制出版社2011年出版）》和《商业秘密百案评析与企业保密体系建设指南（中国法制出版社2013年出版）》等著作，在商业秘密领域有丰富的经验。唐青林律师认为：可以从静态和动态，即从商业秘密的权属管理和日常使用两方面来进行分析。
1、权属管理方面，即对员工制作或者存储于员工电脑终端机中的软件的权属予以明确。
作为涉密信息的直接接触者，员工制作并对企业涉密信息有直接操作的权利，这就很容易发生员工在原有的核心技术的基础上变更或者改进软件源代码等行为，从而使得企业和员工之间对于软件的权属发生纠纷。如在本案中，由于涉案源代码和数据库一直存于被告何某某的硬盘中，原告亚讯公司始终没有充分证据证明其对涉案信息的所有权。因此，这就需要权利人和员工之间对涉及的商业秘密的权属进行明确约定，约定员工的职务成果均为公司所有，员工对企业的商业秘密具有保密义务，员工不得利用工作电脑从事除本职工作以外的其他事务，企业对员工电脑中的一切事物均享有所有权和管理权。
2、日常使用方面。
（1）涉密电脑隔离放置，并实行专机专用，定岗定责。将放置有涉密信息的电脑，与日常工作的电脑和工作区域隔离开来，并由专人设置密码，非指定人员无权使用隔离电脑，隔离的涉密计算机不连接互联网，防止黑客侵入，窃取企业的商业秘密；同时对于每个人的电脑，也实行专人专用，通过设定开机密码、定时锁定程序等方式，禁止他人私自动用他人电脑。
（2）采取加密措施。对于员工使用网络传输涉及商业秘密的文件、信息时，可以使用加密计算机程序，取得解密“钥匙”。信息的被送达人享有该钥匙，进行解密，而取得信息。这种措施对于传送文件、信息途中的窃取、窃听，以及员工因过失按错送达对象按钮，都可以有效保守秘密。但也要注意员工滥用、钥匙丢失等情况发生。
（3）对对外传输的信息，采取加密认证措施。在涉及到涉密信息的对外传输时，企业可以使用加密程序，要求信息的获取中必须享有解密的“密钥”方可获取信息，这一方面防止了不法人员的非法获取，同时也能减少员工因误发而导致的信息损失。
（4）在电脑终端中安装操作历史记录程序，对员工使用硬盘、软盘、U盘等拷贝、复制企业涉密信息的时间和次数进行准确备案。一般情况下，严禁员工私自使用个人的硬盘等外在工具对涉密信息进行拷贝；确需拷贝的，需登录记录程序，将拷贝的时间、内容、人员等进行详细备案。
（5）企业高层管理者（雇主）对员工使用网络行为进行监视。对此，企业可以在员工第一次工作或开始用网络进行业务活动时，就通过规章、守则、计算机屏幕画面等明确宣布，企业将监视每一个员工的网络中所传输的信息，包括私人的（用办公计算机设备）电子邮件等，并定期不断进行此种规定的宣传教育，以阻却个别员工的不法行为；也为今后实施监视措施时，不会引起毫无精神准备的员工的不满。
相关商业秘密专项法律问题
1、QQ聊天记录可否作为商业秘密的证据？
《合同法》第十一条规定：“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”《民事诉讼法》第六十三条的规定：“证据包括：（一）当事人的陈述；（二）书证；（三）物证；（四）视听资料；（五）电子数据；（六）证人证言；（七）鉴定意见；（八）勘验笔录。证据必须查证属实，才能作为认定事实的根据”。所谓电子数据，是指与案件事实有关的电子邮件、网上聊天记录、电子签名、网络访问记录等电子形式的证据。可见，QQ聊天记录应当属于电子证据的范畴可以作为民事诉讼的法定证据类型之一。
2、在审判过程中，该如何进行QQ聊天记录的举证？
与大多数电子证据一样，QQ聊天记录具有无形性、易破坏性、多样性、高科技性等特征，存在着许多先天不足，证明力较弱。
根据《中华人民共和国电子签名法》第五条的规定：“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改”。《最高院关于民事诉讼证据的若干规定》第二十二条规定：“调查人员调查收集计算机数据或者录音、录像等视听资料的，应当要求被调查人提供有关资料的原始载体。提供原始载体确有困难的，可以提供复制件。提供复制件的，调查人员应当在调查笔录中说明其来源和制作经过。”
因此，为了保证电子证据的证明效力，对于QQ聊天记录等电子证据的取证过程，应当特别注重对电子证据的固化，尽量保持电子证据的完整性。对此，当事人可以请公证机关作出公证文书，也可以采取律师见证、外交机构认证、工商行政管理部门鉴证以及利用先进的电子设备制成视听资料等方式保存证据，或者申请人民法院采取诉前证据保全。
作者唐青林律师简介
作者唐青林律师，毕业于中国人民大学法学院，法学硕士学位。十余年以来，在商业秘密法律领域办理过大量案件，曾在最高法院代理商业秘密案件并获胜诉；论文曾发表在最高法院《民事审判指导与参考》；在中国法制出版社出版《商业秘密法律精解与百案评析》、《商业秘密百案评析与企业保密体系建设指南》等著作。多次就商业秘密问题接受人民网、知识产权报、科技日报等媒体采访报道。受邀在清华大学等高校或大型企业举办《商业秘密法律保护实务》讲座。
唐青林律师出版著作
唐青林律师在商业秘密领域业务实践精湛，注重理论升华和经验的总结，在中国法制出版社主编出版了两本商业秘密专著，分别是《商业秘密保护实务精解与百案评析》（2011年出版）和《商业秘密百案评析与企业保密体系建设指南》（2013年出版）。欲购买该书，可以在当当或京东或淘宝购买。
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（1）代理侵犯商业秘密案件民事诉讼案件中的原告或被告；
（2）协助企业追究侵犯商业秘密人员刑事责任（指导组织证据、协助配合司法鉴定等关键步骤）；
（3）商业秘密犯罪案件的刑事辩护（根据案情组织有效的罪轻、无罪辩护证据和法律依据）；
（4）为企业建立健全商业秘密保护体系（采取保密措施、预防商业秘密泄露）。
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