合同签订、履行、归档、监督管理制度
合同签订、履行、归档、监督流程制度
为规范公司运行中法律监管制度，保证对外签订合同的合法性，维护公司合法权益，减少合同风险，特制订公司合同制作、修改、审核、批准、归档、监督等流程管理办法。
第一章总则第一条本制度适用于XXXXX有限公司所有职能部门及全体人员签订合同的法律审核。
第二条公司实行合同审查管理制度。所有合同在加盖公章前必须履行审核签字程序。
第三条合同法律审核坚持依法、及时、准确的审核原则。
第二章审核内容第四条合同审核部门对下列合同事项依法进行审核：（一）合同形式。合同形式应采用法律、行政法规规定或当事人约定的形式。
（二）合同实质性条款。合同的实质性条款由合同当事人双方约定。
根据《中华人民共和国合同法》规定，合同实质性条款包括以下内容：1、当事人的名称或者姓名和住所；2、标的；3、数量；4、质量；5、价款或者报酬；6、履行期限、地点和方式；7、违约责任；解决争议的方法。（三）合同效力。签订合同应主体适格，意思真实，目的合法，不损害社会公共利益，不违反法律、行政法规的强制性规定。
第三章审核程序
第五条签约相对人确定
1、公司现有资源。办公室存档文件中，与我公司有过良好合作关系的企业，并能独立完成此次发包工程项目或交易要求的企业。
2、互联网或电话簿的搜索。通过网络搜索寻找，初步审核潜在签约相对人资质，明确公司地址、联系人、公司电话及网址等。
3、股东现有资源。公司董事会成员推荐有足够实力的企事业单位、公司及个人。
4、其他途径。保证选择的企事业单位、公司及个人能保质保量完成项目要求。
业务部门和合同审核部门通过以上途径共同确定，选取3—5家具备相关资质并有能力独立完成提案项目的企业，并由业务部根据价格、质量、资质、安全、服务等各方面的条件出具评比表，报主管领导批示，最终确定合同初审阶段的签约对象。
第六条从合同开始商洽起，相关部门应该邀请合同审核人员参与（50万元以下合同审核人员参与洽谈，50万元以上的法律顾问参与洽谈）。送审部门自行商洽合同后，造成合同审核时间延长的，送审部门人员承担相关责任。
第七条合同的受理。业务部门应及时将拟签合同送交合同审核部门进行审核。相关人员应认真填写《合同审核单》（格式附后），送交拟签合同文本时，应附送下列材料：合同相对方（施工生产经销单位）资信、营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证、税务登记证、资质等级证书、委托代理人授权书、委托代理人身份证、产品检验报告、产品安装标准及生产标准等。附送有关材料不全的，合同审核人员应要求业务部门及时补全。合同审核人员应对送审的合同进行登记，送审人和受理人应在登记表上签字。
第八条任何人员领走合同应签署《法务部签发/修改/起草合同文件统计表》，已备合同审核人员在合同制作或修改后，审批前对合同的跟踪。业务部门对经审核的合同有实质性条款变动的，应将合同送交合同审核部门再审。
第九条合同送审部门是合同的执行者，应严格按照合同签订流程执行，并对合同起草过程中的往来函件妥善保管。必要时应与合同审核人员、法律顾问及时沟通。
第十条审核意见审批程序：由承办人填写《合同审核单》，承办人部门负责人签署意见，然后履行下面的流程：财务总监意见——合同审核人员初审意见、法律顾问初审复核意见——合同审核人员意见、法律顾问意见（合同最终定稿意见）——主管总经理意见——总经理意见——董事长意见。经此流程确定的合同为最终版本。除有特殊情况，由合同审核人员及法律顾问同意且经领导批示，不得变更。合同文稿和电子文本由合同部存档备签。
第十一条合同签订。由我公司经办人、签约相对人（或代理人）、合同审核人员共同出席签署。如合同相对方先签字盖章的合同，送审部门应将合同交由合同审核人员做最终审核。我方先签字盖章的合同，我方签字盖章后，合同文本不能在进行任何改动。如果未经合同审核人员及法律顾问同意而擅自更改合同文本（以合同审核人员及法律顾问存档的电子合同文档为准），应由承办人承担法律责任应由承办人承担法律责任。合同的签订
第十二条审核期限。合同审核原则上应在受理合同之日起三个工作日内完成对送审合同的法律审核。对于重大复杂的合同可延长至五个工作日。
第十三条承办人应将生效合同文本（合同文本必须与合同审核人员和法律顾问留存的电子文档和原审核文本一致）在合同签署后的三个工作日内，将合同原件交合同审核人员留存，以便合同审核人员随时掌握、指导合同的履行。违反规定造成不利后果，承办人及承办部门负责人自担责任。
第四章档案管理第十四条签署的任何合同，我公司至少留存三份原件，分别交财务部一份，交合同审核人员一份，交档案室一份。如相关部门或人员另有需要，请制作合同时明示。
第十五条合同审核人员负责送审合同的接收、登记备案，并将送审合同及相关材料、审核意见的文本予以归档。
第十六条合同及档案管理实行分类编号管理，按照合同名称分类归档，并按照审核顺序制定编号，做到管理规范。
第十七条公司合同实行档案管理制度。所有合同必须编号、归类、建立档案。合同类归档编号为【】XX（ ）字第 号。其中【】里填写年份，（）里填写合同种类，从1号开始编排。
第十八条公司档案管理交专人负责。各部门需要指派专人配合档案管理人员对自己部门的合同进行整理、编号、存档。
第五章监督履行
第十九条合同的履行情况由交办部门指定的承办人全权负责、监督履行。合同履行过程中，根据相对人的实际完成质量进度提报付款建议，交由合同审核人员批复款项，以便单证的存档。如一旦遇到需要法律顾问及合同审核人员协调应对的事件，除及时向有关领导和部门通报外，还应第一时间向法律顾问及合同审核人员说明情况，积极配合法律顾问及合同审核人员开展工作。
第二十条财务部门、法律顾问及合同审核人员对合同履行进行监督管理。
第二十一条财务部门付款时要严格把关，根据合同规定执行付款，严禁按规定办事，杜绝先付款后签约之现象，如有特别请款需向总经理汇报说明，否则将追究相关人员责任。
第二十二条凡是合同应收款账龄超过半年以上（含半年）的，相关部门要如实向公司负责人写明原因及是否需要向法律顾问及合同审核人员寻求协助处理意见。
第二十三条各部门、各公司在合同履行中出现可能给公司造成损失的情形时应及时向相关负责人汇报。
第二十四条凡违反上述合同审查管理制度，给公司造成损失的，公司将追究承办人及相关人员的责任，视情节轻重给予警告、罚款等处罚，直至开除。
第六章附则
第二十五条本办法自公布之日起施行。
二〇一年十二月十日
合同 审 核 单
合同编号：
合同名称
签
约
方
甲方
乙方
合同金额
（小写）
（大写）
承办人意见
业务种类：制作（）修改（）审批（）其他（）【请勾选】
部门主管意见
财务总监意见
合同审核人员
初审：
复审：
法律顾问
初审：
复核：
总经理助理意见：
部门主管意见：
总经理意见：
董事长意见：
说明：1、本表适用于XXXX公司；2、签约各方名称必须为全称，且应与各方公章一致；3、使用此表需附带合同/协议正本，对方（施工/生产经销单位）资信、营业执照、资质等级证书、委托代理人授权书、产品检验报告、产品安装标准及生产标准及制度规定所附材料等；4、本表作为公司合同专用章缮印的依据，并由公司行政部存档
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