物业服务“工作留痕”的七个应知应会

关于物业服务工作留痕指导,本文主要包括7个方面:

1,应急处理

2,劝阻管理

3,报修管理

4,催缴记录

5,巡检、巡逻记录

6,  工作记录留痕

7,  交接留痕

针对以上7个方面,给与相关的留痕建议,大家可以根据自身情况自行吸收。

一、应急处理

对于在管区域内,发生的突发意外事件,物业公司应按照相关规定进行处理,并记录相关情况,包括:

1,事件类别、2、事件说明、3、事件发生时间、4、时间发生原因,4、时间处理办法,6、处理人,7、处理结果,8、相关照片证明。

二、劝阻管理

对于没有执法权的物管企业来说,在遇到违规事项时要履行劝阻义务,并记录相关情况,包括:

1、违规类型,2、违法违规行为,3、主管部门,4、认定依据,5、处理处罚依据,6、违规对象,7、违规发生时间,8、违规描述,9、违规影像资料,10、处理时间,11、处理人,12、执行描述,13、处理状态,14、改正状态,15、劝阻结果

这是一个全流程下来的劝阻管理,并且要在每一个环节进行记录,对于勒令 改正但到时间不改正的,按照相关约定处理。

三、报修管理

对于业主报修,物业公司一定要注意的是报修处理的及时性以及报修进度,物业杂事多,可能转身就把业主的报修给忘记了,或者可能安排的相关的师傅过去但是师傅有事忘记了,后续就没有跟进了。所以报修管理,是很重要的,从流程上来说,报修管理都需要记录什么呢?包括:

1、报修人,2、报修事项,3、是否涉及收费,4、报修时间,5、指派维修人,6、维修注意事项,7、维修进度,8、维修结果,9、业主满意度评价

如果把这9个事项都流程化进行,那些来不及分配的、分配了没来得及做的、做了不知道业主满不满意的报修事项,就能很快被发现并解决。

四、催缴记录

常见的物业费催缴方式一般有:单元门贴通知、业主家门贴通知,发短信、发微信、打电话等等。而很多物业企业对于催缴行为并没有作为一个记录留存,催缴记录都有什么作用的?首先是延长“诉讼时效”,民间借贷的诉讼时效是3年,超过诉讼时效的法院则不予支持,而通过催缴记录也可以一定程度的延长诉讼时效。那么催缴记录都需要记录什么东西呢?

1、催缴事项

2、催缴对象

3、催缴时间

4、催缴证明(图片、视频、系统记录)

尤其是催缴证明,是在什么时间进行的催缴行为,需要相关的举证,比如在贴完单元门通知单后即刻拍照留存,使用可以有时间地点水印的相机软件进行拍照。

五、巡检、巡逻记录

巡检是物业的一项很重要的工作,巡检记录的重要性也不必多赘述。

1、巡检、巡逻项目,2、巡检、巡逻注意事项,3、巡检、巡逻记录(图片文字、文字说明),4、巡检、巡逻人,5、换班记录

六、工作记录留痕

1、日常工作任务轨迹留痕

2、工作资料及时记录归档

3、小区事项、特殊约定记录

七、交接留痕

1、工位职责任务交接

2、档案资料交接

3、工作记录交际

4、交接人确认

示例:

1,应急处理

2,劝阻管理

3,报修管理

4、催缴记录

5,巡检、巡逻记录

6,工作记录留痕

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