产品经理必备！这些工具和工作习惯能极大提升工作效率

分享一个鹅厂高级产品经理 lilacsun(孙叶) 提升工作效率所使用的“Time Block工作法”。

Time Block 是一种不断将目标分解，以时间块展示周规划、日规划，最后以消除时间块为乐趣的工作法。

一、说明书

【工作法名称】Time Block
【成 份】周时间块、日时间块、小时时间块、事件时间块。
【性 状】一种看不见摸不到的时间管理思维。
【功 能 主 治】提高工作效率。用于对日常工作中的「周规划」、「日规划」感到迷茫
助，患有周一恐惧症、不敢结束每一天、不敢开始每一天的患者。
【用 法 用 量】每天、每时、每分、每秒，建议长期使用。
【不 良 反 应】对于工作效率的提升可能导致过于兴奋，需要冷静。
【禁 忌】无禁忌。
【储 藏 建 议】大脑中永久储藏。
【有 效 期】永久有效。
【执 行 标 准】Tencent-CSIG-2020
【说明书修订日期】2020-03-15

二、说明书详细说明

1、适用人群：患有工作焦虑症

1.1 重度患者

• 病情描述：事情繁多且复杂、无从下手
• 发病场景：患有周一恐惧症，总是对即将到来的一周充满恐惧，纷繁杂乱的事情，不知道如何安排，如何解决？感觉自己忙到八只手都不够用；面对每一天时，没有勇气结束这一天，又没有勇气开始这一天～

1.2 中度患者

• 病情描述：安排的事情总是无法按时达成，没有输出，不知道最后做了什么
• 发病场景：规划型选手，对于每一周的工作可以安排的很好，但是忽略了需求的实现难度和依赖条件，导致经常性延期；或者是没有制定每周的核心目标，导致每件事情“雨露均沾”却没有可以完整呈现的内容；

1.3 轻度患者

• 病情描述：工作安排的井井有条，然而无法专心，总是被打断
• 发病场景：我已经很清楚今天该做什么了，好的！撸起袖子开始干吧！隔壁老王“来～我们开个会对齐一下这个需求”，25 mins 后，刚坐下，隔壁小李“这个系统订单有问题，需要重新提交一下～”然后一天过去了～诶～我本来要做什么来的？

2、功能介绍

2.1 核心设计思路

• 针对上述患者的病情描述，可以发现核心需要解决的问题为以下两个方面

1. 如何合理的安排「每周规划」

• 每周工作的安排能够帮助团队整体目标的实现
• 预估每项工作完成的时间周期合理安排时间段
• 设计每周核心工作，专注核心目标的达成
• 具有一定的挑战性和成就感

2. 如何保证「每天工作」的按时完成

• 针对每周规划，根据工作优先级、紧急程度设计每天任务
• 对于工作进行类型划分，设计不同工作类型的时间占比，严格执行
• 专注核心需求，为自己提供优质时间

2.2 「周规划」设计方法

2.2.1 目标分解

• 我们作为公司、团队的一员，在为公司的共同愿景和目标而努力着～因此，每个年度老板们也会制定今年的公司目标，通过OKR的方式，逐渐拆解到BG，部门，再到每个团队；

• 如上图，我们通过OKR工作法，已经将目标逐渐拆分，一般团队目标会定义到季度或者月的维度；那么周、日、小时的规划则完全取决于个人如何设计和实施了，可以看到上图在分解目标的过程中，其实是将目标以时间维度，不断拆分细化的过程。到了周、日维度时，就像一个个块状体，于是我将这个方法称之为“Time Block”，接下来，我们具体看看「周规划」和「日规划」是如何利用”Time Block“高效进行的吧。

2.2.2 周规划-目标设计：利用游戏化思维建立关卡机制

• 当我们确定个人的年度到月到周目标后，就可以 利用游戏化设计中的“关卡设计理念”来进行关卡设计，为自己的日常工作设计一个个有趣的小关卡，逐一突破，实现最后的胜利。这个过程是一个逐渐将目标细节化，可视化的过程。
• 当我们顺利完成一个个小关卡时，则可以有效激发我们对于「自尊、信心、成就感、尊重他人、被他人尊重」的马斯洛需求的第四层级----人类对于尊重需求的渴望。同时，也会不断的向第五层级----自我需求的实现发起挑战，越战越勇。

Step1-列出本月工作Todo List，确保与团队目标一致

Step2-根据优先级安排每个需求在本周的完成目标

• 1. 对每个需求进行 优先级排序和周期预估
• P0-最高优先级 > P1 > P2
• 【周期】指需求完成的时间预估，需要比较久比如3～4周，有些需求1～2周

• 2. 根据优先级和周期长度，将每个需求的不同”关卡“（不同阶段）“塞入”周时间块
• 【关卡】指的是该需求需要经历的每个环节，可以将其定义为这个需求的小小关卡。这里主要以产品需求开发为例设置关卡，不同职能的同学，可以自己定义自己所负责工作的一些工作流程，里程碑时间是什么，将其设计为一个个关卡；
• 【周时间块】可以看到每个需求在每周时间安排里，都有一个目标时间块，可以理解为需求在这一周的里程碑事件。
• Tips：自己使用周时间块时，相比具体到日期的甘特图，会觉得更有整体感，会更加聚焦本周核心里程碑事件，每周的目标很明确；同时块数相比展示每个需求每日时间点的日时间块少一些，能够稍稍缓解一些工作焦虑感。周规划聚焦周目标的设计，接下来会介绍日时间块的方法，两者结合相得益彰；
• 【关键时间点】标记一些有强制要求的时间点：可以在周规划中标记「发布时间3月28日等」提醒自己随时复盘时间周期是否有变动，是否有风险，同时也可以遍于当周做日规划时的安排；

实际使用时的图例⬇

Step3-标注每周核心工作，重点完成

• 接下来，我们需要逐一击破周时间块，消除它。
• 【“推土机”法】在周规划中勾选出本周所有需求的目标块，它就像推土机一样每周收割一波周时间块-我们可以叫它小怪兽。
• 【核心标记】标记本周的工作核心时刻记住它，它就是本周的大BOSS！
• 【工作总结】每周工作总结时，可以同时标记出上周和下周的“推土机”就可以看到需求是否进展顺利，是否有延期和风险出现

• 【工作延期】被耽误的时间块无法被消除，请用红色标记出来，复盘时可以看出来是因为什么被延期了。

Step4-视情况而定，安排一些具有成就感，挑战感的工作

• 1.可以根据本周工作强度安排适当安排一些具有挑战的任务，完成时会对本周非常有成就感，从而形成周规划的良性循环，每周都期望能够完成一件小挑战！
• 它有可能是本周工作中，非常复杂的一件事情，自己一直没有处理，或者处于逃避状态，那就把它作为本周大BOSS，专注打怪！
• 如果业务需求强度适中，就可以安排一些自己之前想做，但一直没做的事情，比如 写专利，做文章总结等，把这样的事情作为小挑战！
• 2. 心流体验
• 游戏设计中，经常提到心流体验：它是一种注意力高度集中的状态，等同于全神贯注于某种活动的感觉。
• 想要在工作中达到心流体验，就需要我们不断的提升工作技能和工作挑战！

2.3 「日规划」设计方法

Step1-对本周计划标记优先级、时间要求等

• 这个时候只需要在上一步的结果中，把关于本周的时间块都拎出来即可～
• 针对本周的计划进行优先级的排序

Step2-根据工作类型的时间占比原则，将工作分配到每一个时间块里

• 1. 设计不同工作类型的时间占比
• 1.1 工作进行类型划分（我根据自己的习惯大致可以分为这样几类）
• 【业务需求（自己主导完成的部分）】方案设计/市场分析/数据分析/产品体验/用户调研等
• 【业务需求（需要与他人沟通完成）】交互方案讨论/视觉需求沟通/开发细节对接等
• 【团队需求】公共事件/面试招聘等
• 【系统需求】一些繁琐的订单/流程/审批等
• Tips：每个人可以自己设计适合自己的类型划分
• 1.2设计原则：根据每周核心目标，针对工作类型所需时间进行划分，避免雨露均沾，眉毛胡子一把抓。
• 【50%-业务需求（自己主导完成对部分）】比如本周的核心是要完成某个产品方案的交付，那就需要在本周内，设计较多“优质时间块“来完成核心部分。
• 【30%-业务需求（需要与他人沟通完成）】若本周处于跟进中的需求较多，则无法避免需要与各环节同学沟通，但时间占比会低于自己完成的部分。同时，对于这一块的时间可通过一些其他方法尽量缩短
• Tips：需求单提交时内容尽可能详尽和完善，避免对方不理解，然后需要再次花费时间沟通。
• Tips：提高决策质量，与他人沟通时最担心谈论很久没有结论，这里需要不断的进行时间把控并提升决策速度和质量。比如：对于某个需求的沟通可以自定目标，5分钟/15分钟内作出决策等。通过这样的方式不断锻炼自己对于讨论议题的专注和效率；
• 【20%-团队需求&系统需求】
• 方法1-安排统一时间统一解决
• 方法2-安排在零碎时间段里逐一解决，比如：吃饭完、午睡前的休息时间可以研究研究如何操作系统/筛选下简历等，避免在优质时间穿插类似事件，会影响心情，从而影响重要时间块的完成质量；
• 对于本周的时间如何利用，已经有了明确的目标后，就开始设计每天的闯关小游戏吧。
• 2. 设计每天闯关关卡的4个原则（可根据不同工作属性调整）
• 2.1 有时效性要求的优先排
• 比如某需求在Deadline之前一定要完成的，需要考虑其前置需求是什么？尽量安排在前半周完成留有buffer。
• 2.2 与他人关联的需求排在早上
• 进度跟进类的可以早上时间就提醒相关同学，了解进度，下午或晚上进行进度跟踪；
• 2.3 为核心需求设计优质时间块
• 本周闯关的大Boss需要有单独且长时间的时间块（选择自己最适合深度思考的时间块）
• 2.4 运用游戏设计中的心情曲线安排需求
• 复杂具有挑战的事情安排在前半周，后半周可以排一些相对轻松的任务

Step3-专注-为自己增加“优质时间”

• 当我们完成前两个步骤后，我们终于非常明确本周每一天的小怪兽分别是什么了，接下来的难题就是“如何保证能够按时完成”消灭它们呢，接下来介绍一些小方法：
• 1. 提升解决小怪兽的效率（非核心需求提升解决效率）
• 1.1 提升资源收集整理的效率
• 做任何事前先想想有没有更快/更好的方式
• 1.2 提前准备好与他人沟通的方案，提高沟通效率，减少无效会议
• 每次沟通，明确目标，准备好辅助的资源或思路高效解决
• 1.3选择合适的沟通方式
• 非紧急事件，向对方留言等待回复
• 紧急事件电话联系
• 重要且紧急事件，当面沟通
• 1.4 提升产品核心技能，加速做出正确决策的速度
• 不断的提升自己的知识图谱，技能，深度思考的能力等等等，才能有效帮助我们快、准、狠地作出高效决策

• 2. 提升解决大怪兽的质量
• 2.1找到适合自己的深度思考时间段
• 有人适合早上，有人适合晚上找到适合你自己的时间段；
• 2.2 保持专注的思考，增加优质时间
• 2.3 学会说不
• 在思考期间有人打扰可以说能否晚点回复你，或者15分钟后我去找你；
• 2.4每周保持4～5次深度思考的时间做最重要的事情

Step4-每完成一个就划线去掉一个=击碎砖块，利用游戏核心因素：成就感，每天都获得鼓励，让自己成就感满满

• 实际场景应用案例
• 使用过很多日程管理的工具，都因为操作复杂，交互复杂而放弃了，最终还是觉得Excel最好用，加上有在线文档，调整顺序、变颜色、划线消除都非常方便

三、总结

1、Time Block

• Time Block是一种不断将目标分解，以时间块展示周规划、日规划，最后以消除时间块为乐趣的工作法。

2、周规划&日规划

• 面对工作目标，我们通过 Year-Quarter-Month-Week-Day-Time的方式逐层分解后，本文主要介绍的是每个人工作中迭代速度最快的周和日的维度来进行工作效率优化。
• 日常工作中，周规划表和日规划表就是提升效率的两大利器，需要配合使用。

3、文章核心

• 文中介绍了很多我们以前就有听过的工作法，比如项目管理中的甘特图，或者是个人工作中的时间分配和专注力培养。但本文的核心，其实是以一种游戏化的思维，将工作内容合理的分成时间块，最终不断消除时间块达成目标成就的思想。工作，有时也许会让人心情很烦躁，但是换种思维来看它，也许就会变得不一样。