干部人事档案整理方法

人事档案

按照干部人事档案管理工作要求，从注重实践、服务一线的目的出发，主要介绍干部人事档案整理的方法，并在“分类'步骤中对人事档案所包含的十类常见材料的收集范围进行举例说明，对干部人事档案有一个直观的了解和基本认识。

干部人事档案整理方法

人事档案的整理，是指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。

第一步 鉴别

归档时限：自材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。

第二步 分类

第三步 排序

（一）确定排序方法，具体有两种：

（二） 编写页码

每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔对每份材料编写类号和页码。

页码编写时注意事项：

第四步 编目

分类、排序完成以后，档案材料从实体上来说就已经形成了一个体系，编目就是要把这种体系体现出来。卷内目录置于一卷之首，是档案内容的纲目和查阅的索引。

提示：

书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

目录编写完毕后，要认真核对，避免出错。

第五步 技术加工

技术加工的范围：

1、对纸张破损或字迹不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。

2、幅面过大的档案材料应进行折叠。

3、幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。比如学历证明复印件，毕业报到证，学生成绩册等，幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张，以方便装订。

提示：

一是档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除，目的是防止氧化生锈，影响材料保存。

二是禁止将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连。为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立。

第六步 装订

1、档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。

2、装订时只要求档案材料左边、下边对齐，不刻意追求“四边齐”。在左侧打孔装订，一般应留够25mm的装订边。做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。

打孔压字的正确做法：先加边，再打孔。

3、选择厚度适宜的档案卷夹。目前使用的干部档案卷夹厚度一般有3种规格：25mm、35mm、45mm，各单位根据所管理档案的实际情况进行选择。