EDUCAUSE2017年度十大IT议题之七：高等教育经济承受力
编者按：
十大议题 ⑦
高等教育经济承受力
在需求增长而资源有限的情境下，确定IT投资和资源的重点。
Ellen F. Falduto, Patricia Patria, and Marden Paul
“
“我们要将重点放在那些可以帮助我们的学校真正应对与经济承受力有关的问题上。”
——Ellen F. Falduto，伍斯特学院（College of Wooster）首席信息和规划官
经济承受力的问题的动因来自于经济衰退以来的迟缓复苏，人口形势的根本变化，以及与高等教育的成本和资金筹措有关的观念认识和现实状况等。信息技术可以以多种形式为经济承受力做出贡献。
高校能够通过利用现有应用系统的能力来引入高效率，让人们能更易于自行行事，并且当有人离开学校时不必一对一相应地进行补充替代。
IT成本也要加以检查。正如高等教育领导者们正在质疑的，是否每个校区都需要各自版本的心理学课程（或生物学、经济学……等等），他们或许可以以类似的方式质疑为什么那么多的高校（以及校内的单位）都在建设研究生申请系统或奖助学金管理系统，或者为什么每个学院和大学都有大量的电子邮件服务、本地的高性能计算集群、大规模大数据存储阵列，或同一个软件的多个站点授权。不协调的、冗余的开支挤占了其他急需的投资，例如稳定教室技术或尽职的信息安全人员。
在学校和部门层面上要有规划，但是规划也要在某个地方联合，并在地区、全国和某种情况下在全球范围进行评估，因为并没有那么多钱来实现学校领导者、教师和其他人想要做的所有事情，甚至做所有必需的事情都不够。公立学校系统在共享服务的某些方面走在了前面，但是对大多数而言，局部优化依然超越了合作和妥协。
经济承受力不仅是降低成本。资源在任何地方都是有限的。但是在很多高校，尤其是小型私立院校，资源尤其有限。这些院校必须仔细确定投资和项目的优先级，并指望能实现IT投资的最佳利用。
信息技术同样可以在取得学校产出方面发挥作用，从而使得高等教育的费用更易承受。
帮助学生更容易和更迅速地取得和转移学分是技术有助于解决的一项挑战。阻止学生流失同样也能够增加年度收入并降低授予每个学位的成本。
？
谁应当是在IT部门之外最关心这个议题的？
校长和高层领导，要围绕包括IT重点工作和投资在内的“经济承受力”问题来制定学校战略
教师和职员，以为他们不仅是提出思路的人，而且是实现思路的人，最终还是生活在这些思路带来的变革中的人
误解
对初始成本和长期投资的要求会变得极少。（选择新的方案可以尝试解决问题和降低成本，但是这需要正确的基础设施、专业能力和人员水平才能运作良好。初始成本和持续成本都经常被忽视和低估，同样被忽视和低估的还有工作团队在角色和岗位的淘汰和替换中受到的影响。）
问题可以通过部署技术而得到解决。（当技术手段是业务问题解决方案的一部分时，技术行动就会首先实施，甚至早于对业务问题和要求的良好掌握之前；而且，技术本身成了项目的首要目标，业务目的反而退居其次。这样的情况出现的太频繁了。）
经济承受力问题可以通过不断实现最容易目标的方式来应对。（经济承受力问题意味着学校对重点工作做出艰难的选择并相应地匹配资源。这将会导致资源重新配置，即将资源从给一个领域或项目转移到另一个——这会导致怨怒，以及其他的混乱。）
IT预算会保持稳定。（IT成本会持续增长，因为信息技术已经嵌入到了教学法、研究、校园生活，以及行政职能中。每一项技术投资都会产生下游的成本，要在其他某处进行投入或者补偿。）
风险
在缺乏充分的咨询、对话和报告的情况下过快推动项目实施。这会破坏信任、减少结余，而且会因为部门都各自寻求途径而不是相互合作来推进工作，使得学校的情况更加恶化。
轻率或过度地进行（系统和服务的）裁减或合并。这会使原本良好的服务变得糟糕，反而为了弥补丧失的功能而不得不增加工作量或新增影子系统（提供同样服务的非正式系统）。对服务进行变革却不对业务流程进行改造就像是在捏气球：工作还是那些，不过就是换了个地方。这种计划还让学校成员对未来的尝试产生偏见，无论到时的管理水平有多好。
缺乏提升经济承受力的能力。如果高等教育行业不能自行实施计划来提升经济承受力，这个问题将很可能要借助于公共政策和监管规定来解决。
忽视战略重点。这样做会使学校的特色和质量逐步消失。学生将无法理解学校有什么特别之处以及为什么值得在这里投资教育。他们将会选择到别处求学。
机遇
如果高校能有效划分IT投资和资源优先级的话，就能改善盈亏状况、降低学生成本。不必要的IT成本和风险会大大降低。IT部门的服务内容、服务水平和计划会与学校的需求相匹配。
IT服务的供应也将简化。信息技术并不便宜；高校只要能将IT开支控制在合理范围内并指向其战略重点，就可以确认其IT投资是最优的。
建议
起步：
从简单之处开始。确定那些可以利用的机会来使IT部门与学校重点工作相匹配。清点资产并确定成本和资源需求。
与学校领导团队一起，反复地明确、协商和最终确定那些符合学校战略和满足学校需要的重点工作。尝试在此类对话中阐述完全不做和有效实施某项投资所产生效果的差异。
以正确的方式提供内部服务。冗余的、面向校内部分的服务也许会根据局部情况对服务进行优化，但是会占用资金，影响学校统一充分提供同类服务，并降低了学校的经济承受力。因此要从学校领导层明确社群所需的核心服务以及服务水平，预测初始成本和持续成本，开发或购买服务；并确保当学校的服务达到商定的水平时，学校领导层愿意要求学校成员都使用学校的服务。应当有利益相关者组成的代表小组来帮助制定服务水平要求、监督服务表现，并随时间的变迁重新确认或重新商定服务水平，以此为IT部门提供建议和支持。
推进：
实施持续改进来维护前文中建议的服务管理基础。定期地对服务目录和核心服务进行重新评估。确保利益相关者在服务水平和服务改进计划中认真地发表意见和发挥影响。
认识到成本抑减（cost reduction）在面向新的关键需求（如数据管理和分析）以及风险时要比成本节省（cost savings）要好。确定关键领域优先级时，面向未来。
优化：
对提供IT服务所需的成本进行更加深入和更加严格的审视。在IT部门中全面运用基于服务的成本计算，确保全部IT成本能和全部的服务相对应。
为了以较低的成本来提供相似水平的服务，对内部和外部实现的方式进行比较，并确保所有预计能节省的成本都是实际可行的（比如通过减少人手、消除软硬件成本、关闭数据中心）。因为在全面考虑到功能损失（必须在其他地方加以替代弥补）和人手无法减少（如3个全职工作量被分配给7个技能完全不同的人员）等限制条件后，初始估算的可节省成本往往就不复存在了。
重新集中资源，用于协调外部服务，以及用于协定、部署和管理这些服务。
经济承受力的问题不止是IT问题。要了解是否整个学校都强调经济承受力。IT部门经常被要求配合试图解决经济承受力问题的其他部门的工作，因此要推动与学术、学生发展、招生录取、资助管理等其他部门在经济承受力上的合作。
EDUCAUSE2017年度十大IT议题
EDUCAUSE2017年度十大IT议题之二：学生成就和学业完成
EDUCAUSE2017年度十大IT议题之三：数据启发的决策
本文译自EDUCAUSE
翻译：陈强 清华大学信息化工作办公室