一张消失的纸质发票，能给公司节省多少成本？
以数字化的方式来优化组织和改革，是中小企业的不二选择。
出品 | 创业最前线
作者 | 韩韩
晚上11点12分，李迎裹紧大衣走出公司大门后，迅速跨进一辆黑色网约车中。他身后，是依旧灯火通明的大厦。
又是一个加班的深夜，还好他入职的新公司提供了免费的加班打车服务，能让每个晚下班的时刻不再那么难熬。上车不一会儿，李迎就在后座安心又疲惫地睡去了。
过去几个月，因为向公司全员开放了滴滴企业版的权限，拉勾的一千多名员工，都能像李迎一样享受到便捷的企业用车服务。
在互联网的中心北京海淀中关村，如果你在10点之后打车，站在路边扬招出租车可能要等上好半天，如果是企业版的拼车，那可能只需要15分钟不到。科技不仅改变了出行方式，也在影响着互联网公司的工作方式和效率。
虽然并不鼓励996，但出于业务发展需求，互联网公司加班的情况屡见不鲜。事实上，为了更好地关怀员工和方便出行，滴滴企业版已经成为互联网公司的标配。据不完全统计，阿里巴巴、字节跳动、中国平安、德邦等多个领域的公司，都使用滴滴企业版来为员工提供出行服务。
对拉勾而言，改变是在今年发生的。
今年六、七月是拉勾的业务关键增长期。疫情后，互联网用户对职场学习充电的需求持续扩大，2019年拉勾新推出的职业在线教育业务迎来高速发展期，很多业务同学选择主动加班推进业务快速发展，成为常有的事儿。
在以往的工作流程中，员工加班企业往往只能报销出租车的打车发票，但纸质发票报销时间长、流程繁琐，员工工作积极性也会因此有所损失。对拉勾而言，业务发展需求正强烈，把时间浪费在报销这件小事上，对公司来说并不划算。
“那时候教育团队的伙伴很多都主动留下来加班，他们实在太辛苦了，所以我们就想更系统化地解决报销这件小事。”拉勾行政主管王蒙说到，于是公司把滴滴企业版面向全员开放，员工差旅、加班都通过数字化出行平台来解决。
一个明显的变化是，提供企业出行服务后，员工的满意度更高了，加班时的感受和体验也就更好了。“因为不用考虑怎么回家的问题，打车也更节省时间，所以一般我会尽量在公司把手上的工作做完。”一位拉勾的员工表示。
和拉勾一样，很多公司会把为员工提供打车报销服务当作福利之一。诚然，从行政的角度来讲，企业提供用车服务，一是体现了员工关怀；二是解决了加班报销和路费等问题，能够让员工更好地利用时间。
但实际上，为员工提供企业用车服务的价值，不仅仅停留在行政的人文关怀层面，同样也是企业降本增效的关键所在。
拉勾公司财务相关负责人表示，采用滴滴企业版后解决的最大痛点，是员工贴票和财务审核问题。企业用车数字化能够实现月末统一结算，帮助公司解决了报销时间长和贴票繁琐的问题，同时也节省了财务审核的时间，减轻财务人员负担。
“另一方面来讲，也让员工和财务人员更轻松，因为有时加班到半夜，员工不用再去考虑是不是能报销，也不用再给财务同学发消息询问，彼此的沟通成本都减少了。”上述财务负责人表示，外地同事报销时寄票到总部的问题也因此解决，节省了时间成本和快递支出。
其实，早在2015年拉勾就已经开始在公司内部使用滴滴企业版，彼时只针对公司部分管理层和项目组，项目结束后，成员的用车权限也便随之关闭。但根据《2019中国企业出行白皮书》显示，企业里有47.4%的员工每月都有8-15次的因公出行需求。
今年以来，受疫情影响，在线教育、直播、在线办公等行业发展迅速。不少像拉勾这样的互联网中小公司存在激增的加班需求，另一方面虽然企业跨省商务差旅需求相对减少，但安全性的考虑被大大提高。
在这样的情况下，对中小企业来说，如何既能保证公司高速发展，又能在员工用车环节降本增效，成了难题。为了满足员工对用车的需求，拉勾向公司全员开放了滴滴企业版的权限。
根据艾瑞咨询调研，2019年底我国中小微企业总数在1.2亿左右，其中实现初级数字化的中小微企业数占比总数不及10%。企业出行的数字化升级，是其进化的方向之一。
在差旅层面，传统出行报销存在着诸多痛点，如财务流程繁杂、审批慢、效率低下。有数据显示，每年企业财务要审核的员工贴票数量接近36万张，这类纯劳动型的工作，本应就被科技来改变。此外，中小企业人手紧凑，发展速度快，效率要求更高。
“纸质发票还有一个问题是梳理起来工作量特别大，年底的时候，一看支出老板就会有疑问，为什么在差旅上花了这么多钱？如果不是特别有条理，你就很难回答上来。”一位财务从业人士对传统出行报销也深恶痛绝，滴滴企业版的数字化后台系统帮她解决了这一问题。
打车报销让员工更加头疼，他们需要在垫付、开票、审批等环节，耗费掉大量时间和精力在非核心业务上。
“我时常得写清楚具体原因，好表明我不是在占公司便宜。”一位在一家传媒公司工作的白领吐槽道，“有次做项目太忙忘了报销，等再去看的时候，出租车发票上的金额已经不太清楚，无法进行报销，最后我只好自己倒贴了200块钱。”
在使用了滴滴企业版后，这些问题不再成为困扰。德邦快递相关负责人曾分享过德邦的数字化出行管理经验，他表示，滴滴企业版的免贴票、免报销，减少了员工报销贴票和财务审核的工作量，节省的审批流程在90%以上；线上化、透明化的管理则减少了员工违规出行、报销舞弊等现象。
随着滴滴产品本身的不断优化，不少公司通过滴滴企业版为员工提供了快车、优享、专车、拼车等多种出行方式，提高了员工的出行效率，也间接提高了其工作效率。
聪明的企业，懂得如何利用好的工具来解决管理难题和提升效率。特别是在疫情时代背景下的关键时期，中小企业发展面临着极大的挑战，面对未来的不确定性，他们不仅要开源，更要节流。通过外部工具，以数字化的方式来优化组织和改革，是中小企业的不二选择。
从另一方面来讲，未来企业之争，也是人才之争。对追求自我的新一代年轻人而言，一份工作自己是否喜欢，企业文化是否让人舒适，在团队中能否感受到关怀，才是吸引其的主要原因。而数字化出行不仅是高效率的体现，也是团队文化的体现，能够帮助企业更好地留住人才。
截至目前，滴滴企业版已经服务了30万家企业、1700万职场人群。这样的数字化出行平台，也正在通过不断的技术和服务升级，帮助中小企业从出行环节的精细化把控中合理降本，增强其市场竞争力，让中小企业在发展的路上，走得更轻快，更舒适。