彼得·德鲁克:如何掌控自己的时间?

作者:弘禾师兄

这是弘禾师兄的第142期分享

每个人的工作必须是有效的,才会对组织产生价值。而使工作高效的核心就是:管理好自己的时间。

高效的管理者与普通人最大的区别就是:他们更善于管理自己的时间。

高效的管理者并不是一开始就着手于工作,而是先从时间安排上着手。

他们会剔除掉那些非生产性工作所占用的时间,最后再将可自由运动的时间,由零星而集中成大块而连续性的时间。

管理者有效性的基础,需要做到三个步骤:

1、记录时间

2、管理时间

3、统计安排时间

有效的管理者都非常重视时间,因为他们知道时间是最稀有的资源,它没办法通过任何途径来增加的。

所以要管理好自己的时间,首先需要知道自己的时间究竟是怎么浪费的。

时间对管理者的压力

身为管理者,要比一般人处理更多繁杂的事情,他们放在非生产性事情上的时间就会更多,挑战也更大。

(1)管理者的时间,常常受到琐碎的事情影响。

作为管理者,想要高效工作,就必须能将时间做整块的运用。

如果将时间分割开零星的使用,即使时间的总和一样多,工作所产生的成果也大不相同。

(2)管理者的时间,会受到使用其知识成果的人的影响。

他需要知道别人对自己工作成果的期望,对必须使用其知识成果的人的工作情况,也需要了解。

比如,主管就需要使用经理的知识成果,因为主管经常需要请示经理后才能开展工作。

(3)管理者的时间,常会被与员工协调沟通占用时间。

管理者想要取得成果和绩效,就必须着眼于整个组织的成果和绩效。

在大型组织中,那些绩效表现好的管理者,往往是因为他们的上级领导能定期抽出时间与他们交流。

你认为我们组织的领导,对你的工作应该了解些什么?

你对我们这个组织有什么看法?

你觉得我们还有哪些尚未开拓的机会?

你觉得我们有哪些尚未察觉的危机?

你希望从我这里知道些什么?

……

这样的交流很有必要,如果没有这样的交流,工作者们就容易丧失热情,不能有效与组织联系在一起。

但是这样的交流,要求管理者要腾出整块的时间来进行,会占用管理者的时间。

(4)管理者的时间,常常要被处理人际关系和工作关系占用

任何组织都需要人际关系和工作关系的协调沟通,但这些沟通会浪费管理者很多时间。

而组织规模越大,管理的人员越多,管理者需要处理的人际关系和工作关系就会越多,而真正用于工作上的时间就会越少。

(5)管理者的时间,常常要被决策人事问题占用

而那些卓有成效的管理者们,对于人事问题的决策,都非常谨慎,往往需要耗费很长的时间。

(6)管理者的时间,常常被组织的快速发展需要更多

现在组织的发展,越来越需要管理者的时间,只有这样组织才能更快速的发展。

以上种种都需要管理者的时间投入,这使得管理者不得不去有效管理自己的时间了。

而高效的管理时间,首先需要知道自己的时间都用在了哪里。

如何诊断自己的时间

(1)记录时间

要提高管理者的有效性,首先要学会记录时间。

记录时间的方法有很多,比如:用笔记本记录、请助理帮忙记录、用电子设备帮忙记录等。

但无论使用哪种方法记录,都需要在处理工作同时进行记录,不要事后凭记忆记录。

记录时间需要设置时间周期,比如每天、每周、每月、每年进行记录,并阶段性的进行整理分析,这样就能有效的发现自己的时间都浪费在了什么地方。

(2)做有系统的时间管理

首先要将那些浪费时间的事情找出来,并剔除掉。要做到这一步,需要问自己以下几个问题:

首先,找出那些没必要去做的事,即使这些事做了也是在浪费时间,没有结果。

将你之前记录的工作记录拿出来,逐项的问自己:

这件事有没有必要做?如果不做,会有什么样的后果?

如果你认为这件事不做没有影响,那么立即取消做这件事。

比如:参加聚会、应邀演讲等。

其次,该问自己:“时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加又不影响效果?”

很多管理者事必躬亲,把自己搞得很累,其实有很多事情没有必要自己亲自参加。

要学会给下属授权,有些活动可以由下属或他人代为参加,这样自己的时间就节省出来了。

(3)管理者不要随便浪费别人的时间

管理者需要诚恳的询问下属,自己做的哪些事情是在浪费他们的时间,并需要争得下属的真诚回答,才是有效管理者的特色。

比如很多管理者都很喜欢开会,一开会就喜欢叫整个部门的人都来,但其实谈论的问题只与某一个或几个人相关,其他人一起前来实际上就是被管理者浪费了时间。

作为管理者要学会给下属放权,不必事必躬亲,减少自己的工作,并不会使工作的有效性降低。

消除浪费时间的活动

(1)找出因缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素

组织中同一个问题重复出现,往往是由于疏忽和懒散造成的。需要找出这些问题,及时避免。

(2)人员过多,也常造成时间浪费

有些时候,并不是做工作的人越多越好,人员过多,需要协调的关系就越多,就越会浪费时间。

当然这也不是绝对的,但是不能忽略有这种情况的存在。

判断人数是否过多,有一个标准:

当一个管理者不得不得将自己1/10的时间,都拿出来用来处理这些人员之间的关系和摩擦等事情上时,那么很明显,这个单位就是人员过多了。

因此要及时避免这种情况。

(3)组织不健全(如,开会太多)也会导致时间的浪费

良好的组织是不需要时常开会的,当组织不健全时,才会选择用会议的方式让大家参与工作。

但是人的时间有限,在开会时就无法工作,如果会议太多,势必会占用太多的时间,造成时间的浪费。

原则上,管理者的时间不应该被会议占用太多,如果被太多的会议占用,那便是组织不健全和职位混乱的表现。

评估开会时间多的标准:如果会议的时间占用你总时间的1/4,那就是会议过多了,需要进行调整。

(4)信息功能不健全

有些组织中有不同的部门,每个部门之间的信息是不互通的,在协作的时候就会出现很多问题,这都是信息功能不健全导致的。

比如,市场部在做宣传活动时,要根据销售部门的准确数据,才能有效的控制好活动的场次。

但是市场部没有销售部的精准数据,每次都只是大概预估,而销售部门会有精确的数据。

市场部却没有找销售部门要过相关数据,或两个部门不互通,这些都是信息功能不健全的体现。

以上这些问题,看起来不是那么轻易能改善的,但是只要你肯努力,一定能获得改善。

统一安排自己可以支配的时间

有效的管理首先第一步要做的,就是预估出自己可支配的时间,并统一安排自己可以自由支配的时间,连续整块的去使用这些时间。

事实上,无论管理者怎样安排时间,真正能用来处理重要事情的时间大概只有总时间的1/4。

但是对于高效使用时间的管理者来讲,这1/4的时间也足够用来处理重要的事情了。

安排自己可支配时间的方法:

(1)可以每周抽出一天时间在家办公,这样不会被公司其他的琐事打扰;

(2)每天下午抽出一定的时间来集中处理重要的事情;

(3)把特定的零散的事情,集中固定在每周的某一天或某两天来处理等。

但是对于时间的管理,不能一劳永逸,需要不断地做时间记录,定期的进行分析,还需要根据自己可支配的时间,对重要的事情定下完成的期限。

最后的话

时间,是最稀缺的资源,只有管理好时间,才能管理好其他的事情。

而分析时间,也是鉴别自己工作的一项重要方法。

认识你的时间,努力坚持改变,你一定会成功。

—EDN—

弘禾师兄,稷下百家教育创始人兼CEO,一个努力奋斗的创业者。
稷下百家教育,致力于以"生产优质内容,伴你终身成长"为己任,坚信优质内容能帮助你成长,坚信成长即财富。
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