档案整理之什么是“档号”?档号结构和档案排列编号
什么是“档号”?
档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。
(2)合理性原则
档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
(3)稳定性原则
档号一经确定,一般不应随意改变。
(4)扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。
(5)简单性原则
档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。
档号结构分为三种:
第一种结构为:全宗号 -案卷目录号 - 案卷号 - 件、页(张)号。
第二种结构为:全宗号 - 类别号 -案卷号 -件、页(张)号。
第三种结构为:类别号 - 项目号 - 案卷号 - 件、页(张)号。
国家档案局在新颁布的《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)中,增加了归档文件档号结构和编制要求,标准规定:归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
档号的结构宜为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。 、
文书档案
1、排列编号方法:
按照同一年度,同一保管期限进行排列编制件号;
2、档号:
由全宗号-年度-保管期限-机构号-件号组成;
如:
声像档案
1、编号排列方法:
按照载体不同设置二级类目;照片档案在同一保管期限内、同一盒内进行排列,编制件号,件号在盒内流水,其它载体类档案按照文件类型(01-录音文件、02-录像文件、03 数据文件、图片文件、04-其它)再设置二级类目,在盘号内对文件进行编号。
1.1 照片档案档号:
全宗号—分类号—保管期限—盒号—件号。
如:
1.2 声像档案档号:
全宗号—分类号—二级分类号—件号。
如:
审计档案
1、排列编号方法:
在一级类目下,按审计项目设置编号;
2、档号:
全宗号—分类号—项目号—案卷号—件号
如:
会计档案
1、排列编号方法:
在一级类目下,按照二级类目编制目录号和案卷号;
2、档号:
全宗号—目录号(一级类目代字+二级类目代字+年度号)—案卷号;
二级类目为:凭证 1、账簿 2、报表 3、其他 4。
其中根据公司实际运作情况,可将财务档案按“类别—机构—年度”的分类方法,按不同机构进行立卷归档,分别给予目录号,只有一个机构的,可不做机构号区分。如 SH1.1 表示上海公司第一本会计凭证目录号,其中,第一个“1”表示会计凭证,第二个“1”表示年度号。SH2.1 表示上海公司第一本会计账薄目录号,以此类推。
如:
设备仪器档案
在一级类目下,按设备种类或型号设置;
2、档号:
全宗号—分类号(SB)—设备种类(型号)—案卷号
如:
实物档案
1、排列编号方法:
按照实物载体不同设置二级类目,在同一年度内,编制件号;
2、档号:
全宗号— 一级分类号(实物)—保管期限—件号
如:
来源:CHN档案管理培训
编辑:SAN