给表格立规矩，让函数当小弟，原来一直被小看的它才是Excel真正的“老大”！
每天一点小技能
职场打怪不得怂
编按：哈喽，五一节后的第一个工作日，大家好！今天，为了让大家一起打起精神！小E特意为大家带来了Excel中号称“爸爸”的应用技能，它是表格的执法机构，也是指派函数的幕后大佬——数据有效性。下面，将用7个实用案例全面剖析它的使用方法。此篇为全篇文章的上篇……
为了保证表格中输入的数据都是有效的，可以提前设置单元格的数据验证功能。通过数据验证设置数据有效性后，不仅可以减少输入错误的概率，保证数据的准确性，还可以圈释无效数据。下面一起来学习下。
一、数据验证的验证条件
在向工作表中输入数据时，为了防止输入错误的数据，可以为单元格设置有效的数据范围，这样可以极大地减少数据处理中的操作复杂性。
选中要设置数据有效性的单元格，用鼠标点击“数据”选项卡下“数据工具”选项组中的“数据验证”按钮。在弹出的“数据验证”对话框中，选择“设置”，在“允许”的下拉列表中选择合适的数据格式类型。
数据格式类型分别有：任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度、自定义。其中大部分都比较好理解，下面，笔者和大家一起熟悉一下。
1.数据格式为“序列”。
序列条件是指为有效性数据制定一个序列，序列的内容可以是单元格引用或公式，也可以是手动输入的内容。
【例1】在性别栏输入男女。
选择B列单元格区域，选择“数据验证”按钮。在弹出的“数据验证”对话框中，选择“允许”下拉列表中的“序列”选项，在“来源”文本框中输入“男,女”。最后，用鼠标点击“确定”按钮即可。
如此，返回工作表中后，用鼠标点击设置了有效验证条件的任意单元格，在单元格右侧都会出现一个下拉按钮，点击按钮即可选择指定的序列内容。
注意：
①输入序列内容时，以半角的逗号隔开不同的内容项。
②如果勾选“提供下拉箭头”复选框，被设置的单元格右侧会出现下拉箭头，用鼠标点击该按钮，序列内容将出现在下拉列表中。（本案例中已勾选“提供下拉箭头”复选框。）
2.数据格式格式为“文本长度”。
“文本长度”条件，将数据输入限制为指定长度的文本。
【例2】输入手机号码。
同上，在弹出的“数据验证”对话框中，选择“允许”下拉菜单中的 “文本长度”选项，在“数据”文本框中选择“等于”，在长度栏输入“11”。最后，用鼠标点击“确定”按钮即可。
如此，当输入的文本长度不等于11时，会提示“此值与此单元格定义的数据验证限制不匹配”。
3.数据格式为“自定义”。
使用自定义类型时，允许用户使用自定义公式、表达式或引用其它单元格的计算值，来判定输入数据的有效性。
【例3】判断车牌输入是否正确。
如下图所示，要求A列的车牌号必须输入以汉字开头，且总长度为7位的内容。输入错误就禁止输入。
数据有效性公式：“=AND(LENB(LEFT(B2))=2,LEN(B2)=7)”。
注意：
汉字占用2个字节，数字和字母占用1个。
【例4】每行输入完成才能输入下一行
如下图，当在excel表格的A:D输入时，只有上一行的四列都输入数据，才能在下一行中输入内容；否则就无法输入并提示错误信息。
操作：
选取A2:D100（写D100是为了能保证所有数据行数被包括到其中，读者也可以依据实际数据来设置），用鼠标依次点击“数据”、“数据验证”、“允许”，选择“自定义”，在来源框中输入以下公式：“=COUNTA($A1:$D1)=4”。
公式说明：
COUNTA()函数可以统计非空单元格个数。$A1:$D1添加$是把范围固定在A:D列。
【例5】库存表中有才能出库
如下图所示，左边为库存表，要求在右边出库表中设置限制。即当出库量大于库存量时,则禁止在出库表中输入内容，并提示“此值与此单元格定义的数据验证限制不匹配”。
操作:
用鼠标依次点击“数据”、“数据验证”、“允许”，选择“自定义”，在来源框中输入以下公式：“=E3<=vlookup(d3,a:b,2,0)”,就可以限制E列中商品的数量为小于B列中该商品对应的数量。
小结：
在数据有效性中使有公式，可以完成复杂的判断和输入限制。对于规范表格的数据输入非常有帮助。
OK，今天大家通过很多例子系统的学习了数据有效性，这样不仅可以减少输入错误的概率，保证数据的准确性，提高工作效率。
关于数据有效性的第二大板块应用技巧，笔者将在后续更新……敬请期待！
小伙伴们，还有别的什么想法，欢迎留言。
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