2000多人都学习了的采购追料葵花宝典之二 / 开普饭

左手职场.右手采购

有故事.有方法.有工具

2020年2月28日

这是2020年第023篇原创文章

总第294篇原创文章

全文2679字，阅读时间约6分钟

2月26号晚上20点，我通过“KEEP精进”直播间做了首场直播，截至目前已经有2000多名小伙伴参加了学习。点击下方二维码可以免费无限次回放。下面是直播的文字精华部分之二。

注：第一次用“千聊”平台的朋友如果操作上有问题，可以加我微信（sound2music）。我一对一指导。这个添加过程稍显复杂，连我这个老司机开始都有点晕。

黄金法则4

沟通、沟通、再沟通！

追料这事，不是采购一个人在战斗。不考虑供应商端，通常和采购打配合的职能部门包括物控、计划和库房，所以部门之间的沟通就变得尤为重要。

有关键缺料的时候，几个部门需要频繁的开会，确定具体的物料，对库存水平，生产计划进行调整来适应新的变化。在这个过程，需要关注以下各点：

* 各个相关部门看的是同一个数据吗？

现实中发现很多次是各看各的表，各说各的话。所以大家始终不在一个频道上（not on the same page）。一个小时的会下来，还在争论到底应该以谁的数据为准这件事上。

其实解决这个问题并不难：

（1）由采购运营（Purchasing or buyer）维护一个主数据文件（master file）。

（2）每天物控在这个主数据文件上更新哪些是关键缺料和具体的需求。

（3）开会的时候，由物控主导过这个文件，采购运营和资源采购更新物料的供应状态。

（4）会后，由采购运营发出重要的跟进点和行动计划。

（5）第二天开会的时候，先过这些行动计划的结果。然后再从第（2）项开始。

* 关键缺料各方有确认过吗？

是否是关键物料由物控决定。因为他们透过计划更靠近需求端，所以应该最清楚当前哪些物料最短缺。

* 沟通有到位吗？

有两个表现：第一是找到对的人直接沟通。第二个是除了描述现状，更重要的是解决方案或者具体的需求。

不要旁敲侧击，

不要欲情故纵，

不要犹抱琵琶半遮面，

直接说问题，

直接说结果，

直接打破砂锅问到底。

* 能避免邮件满天飞吗？

我发现有些同事很喜欢写邮件，不仅数量多，字数也不甘示弱。问题是看了半天，也没看明白想说明什么情况，解决什么问题。

我曾经的一个美国老板曾经这样建议：When there is something wrong, don't hide yourself behind your computer and just send emails. Pick up the phone and even shout if it's needed. 当有事情的时候，不要猫在电脑后面只是发邮件。拿起电话，需要的时候吼上两嗓子也没有什么。

* 简述缺料原因，详述解决方案。

最近缺料，缺人手，缺各种资源让大家忙得不可开交。所以缺料会议不宜过长。而要保证高效会议的前提，一是会前充分准备。物控的同事要非常清楚哪些是关键缺料，以及最新需求的状态。采购则需要非常清楚这些关键缺料的供给状态。这样会上一条一条，一行一行的直截了当的过就行了，都没有拖泥带水的机会。二是要求每个人要简述缺料原因，详述解决方案。缺什么料？为什么缺料？怎么解决？以后怎么避免？而实际的情况是有人说起缺料的原因时滔滔不绝，段子包袱故事尽情地抖落出来，占用了大量的篇幅。说起解决方案时支支吾吾，或者干脆“难产”。八成是他不了解或者没准备交付方案。

* 收到微信请回复，交不上货请沟通。

特殊时期，大家都在家里远程办公。微信（包括企业微信）成了最常用的办公工具。电话会议一个接一个。很多会议因为需要扎堆，临时改期或者取消的现象时有发生。这时候就更要求发送者尽量@接收人，而接收人也要实时关注消息，及时回复。

至于交不上货请沟通不仅仅是针对供应商的，物控也好，采购也罢，都要第一时间根据预设的路径预警，否则资源采购就是各种防不胜防。和运营一起保证供给是资源采购的第一要务，问题是面对涨价潮，资源采购也必须冲上去打硬仗啊！

黄金法则5

重点关注“特殊”供应商

这里的“特殊”供应商特指两类：单一源供应商和客户指定供应商。而它们分别有自己特殊的地方。

提起单一源供应商，很多采购一筹莫展。因为它意味着市场上或者认证供应商里只有一家。

市场只有一家供应商我们通常称之为“唯一源”供应商（Sole Source）。它意味着因为技术壁垒，产权保护，行业限制等等原因，市场上独此一家，没有别的选择。你要不跟它做，要不就不做。

当市场上有多于一家供应商，但是因为供应商战略，比如合作关系，排他协议等等的原因，你只认证了一家的时候，我们称之为“单一认证源”供应商。需要的时候，你可以认证其它供应商，但是需要考虑认证的时间，成本以及供应商关系等等方面。

因为单一源供应商的这些特点，我说单一源供应商是“孤独求败”。

客户指定的供应商的特点是“谁与争锋”，因为既然是客户指定，采购并没有用不用的决定权，只有所谓的管理权。这个你懂的。所以很多客户指定的供应商采购用起来都战战兢兢，生怕因小失大地得罪了金主。可是越是这样，被客户指定的供应商越有可能“飞扬跋扈”。

所以正确的姿势是，无论是单一源供应上，还是客户指定供应商，该上的管理方法一定要上。前提是你得摸到他的脉。比如，

对于单一源供应商来说，他是你的单一源，你也有可能是他的单一源。所以彼此成了一损俱损一荣俱荣的利益共同体，很多话就好说了。另外，如果你有机会让你的采购额占到他们销售额一定的比例，你的话语权自然会提升。

对于客户指定的供应商，大多数客户是指望你管理好他们的，而不是老是通过他们来管理这些供应商。这就好比你希望你的下属管理好他的下属，而不是需要你直接管理。明白了这个道理，实践中就不能绕开“客户指定供应商”这个雷区。豁出来趟几遍，通过提升业绩让客户更加依赖你，形成客户路径依赖，这样供应商也不敢小觑你。

我曾经写过一篇关于如何管理单一源供应商的文章，点击这里访问：要求涨价300万！跟独家供应商谈判的6个建议。

黄金法则6

提前行动，不能守株待兔

这次造成大面积严重缺料的原因之一是供应商的复工日期存在很大的不确定性。因为随着疫情不断发展，各地也不断在调整相应的政策。所以各地的复工步伐不一致，复工标准也不完全一样。比如，大企业，地方的支柱企业，一二线城市的复工条件相对考虑的更全面，以方便企业在符合条件的情况下尽快复工。而在一些三四线城市或者乡镇村，复工有一段时间成了可望不可及的事情，因为复工条件太多，复工申请手续复杂，申请企业排队拥堵严重，办公效率底下。

这种情况下，需要第一时间了解各地复工政策的情况，比如复工的条件是怎样的？行业有没有优先级？除了关乎民生的，如果是当地的支柱产业也有可能得到重视。

当不去了解这些细节的时候，采购就会想当然地认为复工很简单，并因此可能对交付情况作出错误判断。同时，需要实时跟进实际的复工情况。比如，有些供应商开始复工了，后来发现确诊案例又被封厂了。有些也是复工了，但是因为原材料短缺不得不又临时关了工厂。特殊时期，变化可能在每分每秒，需要密切关注实时的情况，掌握第一手信息。

在资源有限的情况下，越早开始未雨绸缪，越容易率先以较低的成本拿到资源。等到“抢人”、“抢车”、“抢原料”大战上演再开始就晚了。

——未完待续——

演讲沟通1-1辅导：

http://t.cn/AiKEcNTY

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2000多人都学习了的采购追料葵花宝典之二

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