解读 | 建设项目档案的分类问题

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《机电兵船档案》

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在《建设项目档案的属性探讨》（《机电兵船档案》2019第3期）一文中，我们已经对项目档案的分类问 题进行了初步探讨，由于档案分类属于“档案管理所要解决的核心问题”（《档案工作全书》中国人民大学出版社，1992年），因此对项目档案验收具有直接性影响，所以本文将对项目档案分类问题再深入进行一些探讨。

一、要重视项目档案分类问题

问：为什么要重视项目档案分类问题？

答：档案分类是建立起档案有序化管理的前提条件，在人大档案系的老师们合作编写的《档案工作全书》中提出“档案管理的核心问题，就是使无序状态的档案有序化”(我们觉得，如果把“使无序状态的档案有序化”修订为“使无序状态的归档文件有序化”就更加贴切了)。

如果把这个概念应用在项目档案分类中就是，通过对建设项目归档文件的分类、整 理、固定归档文件位置、提示其内容概要，就实现了项目归档文件从“无序状态”向“有序状态”的转变过程，项目档案从此不再是“乱糟糟”而是“井井有条”。

问：新版DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》标准中对项目档案分类提出了什么要求？

答：我国档案管理主管部门于2018年发布了新版的DA/T28标准，在新版的DA/T28标准中不止一处明确提出了对项目文件的分类要求。如在6.3“档案管理业务规范内容”中就规定建设单位档案室在制定业务管理制度时应当包含“档案分类方案、整理编目细则”等，这与旧版的 DA/T28 形成了鲜明对照。

在 7.3.2.4 条(项目文件应按照形成阶段、专业、内容进行分类)，8.1.1条(建设单位应结合有关规定、行业特点和项目实际制定项目档案分类方案。档案分类方案应符合逻辑性、实用性、可扩展性的原则并保持相对稳定)等，都出现了对项目档案分类的具体要求。由此可见，在实施新版 DA/T28 标准中，分类已经成为主要内容之一。

二、项目档案分类的复杂性

问：如何合理设置项目档案分类层次？

答：由于新版DA/T28标准明确规定了有关项目档案分类的条款，这样在新版 DA/T28 标准实施后，项目档案验收时就要把项目档案的分类是否合理作为验收内容了。但是据我们在项目档案验收现场观察，相当多的单位对如何合理设置项目档案分类层次依然困惑不解，对全面实施新版DA/T28标准造成了一定程度的困扰。

这些困扰表现在以下几个方面：项目档案能作为档案分类一个一级类目吗？如果建设项目没有基建项目或基建项目很少，形成的项目档案划分在哪个类目合适？新形成的项目档案与原有的馆藏档案如何衔接？如果项目档案有不同类型的档案载体，如何合理设置项目档案的档号等等。

问：项目档案能作为档案分类的一个一级类目吗？

答：就目前企业档案分类来说，虽然分类方式很多，但基本上还是以 1992年开始实施的《工业企业档案分类试行规则》(国档发〔1991〕20号，即通常所说的“十大类”分类，把企业档案划分为党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理、产品、科研、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等10个一级类目)为模板而演化、改进而来的。

如果仔细研读DA/T28标准就会发现，无论是旧版还是新版的DA/T28标准，从头到尾都没有明确说要把“项目档案”作为一个新的一级类目来对待；参照新版 DA/T28 标准的 7.3.2.5“项目文件组卷”和 7.3.2.6“项目案卷排列”的相关内容不难看出，在项目档案的整理、组卷过程中，依然明显带有“十大类”分类的痕迹。

按我们对DA/T28标准的理解，DA/T28标准是专门用于规范项目档案验收活动的标准，其管理对象以固定资产投资项目中的基建项目、设备仪器项目为主；有时候只有设备仪器而没有基建项目或者只有建筑改造工程而没有购置设备仪器；个别少数情况下，可能会出现一点产品或科研类型的档案。

因此，我们认为，DA/T28标准不适宜作为档案分类的一级类目，其主要原因是DA/T28标准所涉及的范围有限，难以全面覆盖企业档案的全部内容；但是，在项目档案验收现场，也确实发现有的建设单位把 DA/T28标准作为整个企业档案的分类模板，这样就可能带来“不够分”或“分不下去”的情况。

所以，在实施新版 DA/T28 标准时，其比较“难”的事情就是编制一个相对比较合理的企业档案分类体系(档案分类表)、档号体系表等档案管理工具。

问：如果建设项目没有基建项目或基建项目很少，形成的项目档案划分在哪个类目合适？

答：按我们经常讲的一句话“具体情况具体对待”，对于项目档案分类来说，确实是要具体情况具体对待的。

结合新版 DA/T28 标准中 7.3.2.5“项目文件组卷”和7.3.2.6“项目案卷排列”等与分类相关的内容来看，在建设项目进行过程中形成的归档文件主要是基建、设备仪器两大类，根据建设项目的性质(建设目标)，可能会产生产品或科研等类型的档案等等；由于建设目标不同，可能有的建设项目会产生涵盖基建、设备仪器、产品等内容的项目档案；但也可能由于建设项目内容比较单一，只形成基建或只形成设备仪器档案。因此，进行项目档案分类，就必须根据实际情况来进行。

问：新形成的项目档案与原有的馆藏档案如何衔接？

答：现在让很多建设单位档案人员“挠头”的问题是，如何把新接收的项目档案与原来的档案馆藏进行“匹配”的问题，如果是新建项目还好办，难办的是改造项目形成的归档文件“去哪儿”合适，特别是改造项目既有基建项目也有设备仪器项目，就有点不好对付了。

我们在项目档案验收现场遇到这种情况时，会给建设单位提出建议：按照项目档案的实际内容，结合建设单位的档案分类方案和原有的馆藏结构，把这些新接收的项目档案分别存放在相对应的基建、设备仪器或产品的类目中；如果新形成的归档文件已经组成案卷，就“接续”在原有的案卷后面、补充原有的案卷目录；如果新接收的项目档案不足以构成组卷条件，则打开相应的案卷，把新形成的项目文件“接续”在原有案卷的文件后面，补充原有的卷内目录并在备考表中予以说明。

问：如果项目档案有不同类型的档案载体，如何合理设置项目档案的档号？

答：对归档文件进行整理、组卷的过程是实现项目文件从无序状态转化为有序状态的过程，而实现归档文件有序化的象征就是归档文件被赋予了档号，所以，档号在项目档案分类中具有重要作用。在项目档案中，经常遇到不同的档案载体，除常见的纸质载体外，还会遇到光盘、磁盘、闪存等磁性载体材料归档。

在GB/T11822-2018《科学技术档案案卷构成的一般要求》中，案卷格式中的备考表中所设置的“互见号”(6.5.7互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型)就是为这种情况而使用的，我们通常的说法是统一分类、分别保存，就是既有纸质文件又有磁性载体的归档文件，统一在相关案卷中进行编目，然后对磁性载体的归档文件单独编制保管号、在卷内目录和备考表中著录互见号。

这种做法的依据就是新版 DA/T28 标准中的“8.1.2建设单位档案机构依据项目档案分类方案对全部项目档案进行统一汇总整理和排列上架。记录工程部位的音像档案，宜与该单位工程的纸质档案统一编号，与其他音像档案集中存放保管。”但是，如果磁性载体文件是单独产生、没有对应的纸质文件时，则单独编制档号，保存在专用档案装具中即可。

三、关于档案分类表与归档范围之间的关联性

问：新版DA/T28标准所附的归档范围可以作为分类依据吗？

答：实际上我们已经回答过这个问题，DA/T28标准编制的附件所附的归档范围和保管期限表不适于用来作为项目档案分类的依据，虽然这个附表给人的感觉是有分类作用的。

DA/T28标准的这个附表是以建设工程项目流程为基准，对各个建设阶段可能形成的文件及其归档的范围进行描述，其中对建设工程文件所处的阶段和相关建筑工程文件的名称写得比较详细，所以，很多对档案分类不熟悉的人员，不免会以其为参照来给项目档案进行分类。

但是，正是由于DA/T28标准的这个附表反映的是建设工程项目的流程，所以，如果按这个附表来为项目档案进行分类，一些按照科技档案的属性、本来应该组合在一起的归档文件就被分开了，破坏了科技档案的成套性和归档文件之间的有机联系(如建设项目的“三同时”文件，如果按这个附表来分类组合，就会被分割到前期阶段和竣工验收阶段分别进行组卷)，因此，建议最好是按建设单位的档案分类表来划分项目档案归档文件的类目，赋予其档号。

问：是不是所有的项目文件都要归档保存？

答：我们知道，在档案收集工作中，是反对那种为了“保险”把所有文件都归档保存的做法的，就是说“凡文必档”是不合适的。我们之所以要把有利用价值的项目文件进行归档保存，其目的是为了建设工程在竣工、投入使用后，在需要查找利用相关项目文件时能够提供准确完整的档案信息支持。

在建设工程进行过程中，除了竣工图、施工资料、监理文件等将来可能会查找利用的归档文件外，还有许多反映建设工程进行过程中的事务性文件，如关于节假日放假加强安全管理的通知、建设过程中消防部门对施工现场进行例行消防检查的通知或整改文件、变更作息时间的通知等，此类文件在实施后实际上已经失去了效力，而且今后也不可能有人查找(建设工程的项目部属于临时性机构，随着工程竣工验收完成，项目部已经撤场)，这些文件就可以不归档。此外，多余的重份文件也属于不归档文件，建议把这种类型的项目文件交项目部门进行处理，不进入归档范围为好。

所以，建设单位档案人员在指导项目文件形成部门收集、整理归档文件时，就可以大胆地把这些不需要归档的项目文件拒之门外，这是完全合理也是可行的。

问：是否可以利用新版 DA/T28 标准中关于“归档交底”的规定对不归档文件予以规定？

答：在新版 DA/T28 标准中，有关于“归档交底”的规定(见新版 DA/T28 标准的 5.2.1.3)，建设单位可以利用这个机会，根据工程项目的实际情况在归档交底中列明不归档文件，可能会有助于改善“凡文必档”现象。如果建设单位在制定本单位的建设项目档案管理制度时，对应归档文件和不归档文件予以规定，则更为理想。

四、构建企业档案分类体系的重要性

问：为什么要制定或完善建设单位的档案分类规则？

答：在前文中已经提到，在新版 DA/T28 标准的“6.3档案管理业务规范内容”中，已经规定建设单位在制定业务管理制度时应当包含“档案分类方案、整理编目细则”；而在新版 DA/T28 标准的“8.1.1”中，更加明确地规定：“建设单位应结合有关规定、行业特点和项目实际制定项目档案分类方案。档案分类方案应符合逻辑性、实用性、可扩展性的原则并保持相对稳定。”

这就意味着，在进行项目档案验收时，不仅要对建设项目档案管理(包括分类制度等)的能力进行检查，还要把这个对档案分类的检查延伸到对建设单位档案管理体系的全面检查。这是一个非常重大的规定，希望各建设单位务必重视。

问：怎样完善企业档案分类体系？

答：企业档案分类体系不单纯是项目档案分类的问题，实际上是对整个企业档案管理体系的改进与完善。由于新版 DA/T28 标准发布与实施时间不久的原因，目前很多建设单位还没有意识到新版DA/T28标准所规定的要制定项目档案分类方案的影响，实际上是要求建设单位的企业档案分类体系要把项目档案分类方案有机地结合进去；

在进行项目档案验收时，考察项目档案分类方案，同时也就考察了建设单位的企业档案分类体系的科学与合理。所以，孤立地研读新版DA/T28标准，从各个角度反复提出项目档案的分类是不合适的。

在这种情况下，建议建设单位尽快组织人员，按照新版 DA/T28 标准的规定，把建设单位、建设项目的参建单位的项目档案分类当作保障建设项目顺利进行的必要条件，抓紧时间予以改进。

作者简介：

王毓慧，军工建设项目档案验收专家。

王红琴，河南省汝州市档案局副研究馆员