【小兰老师】立档单位和全宗历史考证的编写方法

1、立档单位和全宗历史考证

在整理零散文件时，一般是调查研究和了解立档单位的沿革和档案状况，并将其写成书面材料，这个材料就是“立档单位和全宗历史考证”。它可以作为档案整理工作方案的一部分，也可以作为一份单行材料。

（1）对档案的管理和利用的作用

① 正确的制定整理工作方案和科学的组织档案整理工作的依据；

对该全宗各个部分档案整理的具体要求和方法（如制定档案分类方案），都只有深刻全面地研究立档单位和全宗历史的基础才能确定。

② 它是档案整理中必要的参考材料；

在判定档案所属全宗、考证文件日期和所属组织机构档案的归类等方面，都能提供一些可以参考的材料。

③ 它是鉴定档案价值有辅助作用

了解和明确立档单位的主要职能和任务以及领导关系和档案被保存的程度以后，便于正确地鉴别文件的价值，比较准确地划分档案的保管期限。

④ 它可以作为编制各种检索工具时的基础材料；

档案馆（室）在编制各种检索工具时，需要了解各个全宗以及立档单位的历史，才能编的精确、全面，尤其是编制全宗指南、档案馆指南等较大型检索工具更需要参考历史考证。

（2）一般包括的内容

一是立档单位的历史沿革

① 立档单位成立、停办、撤销的时间和原因；

② 立档单位的性质、任务和职权范围及其变动情况；

③ 立档单位在社会中的作用及领导关系与隶属关系的变化情况；

④ 立档单位内部组织机构的设置、职能及其变更情况，立档单位及其组织机构负责人姓名；

⑤ 立档单位文书工作制度及其变化情况，文书处理中的印章及其作用。

二是全宗档案情况

① 全宗档案内容与成分的概况；

② 档案入馆前的保管处所和保管情况。档案保时入馆，是否受过损失，是否经过鉴定、销毁数量等；

③ 档案被利用的情况。

（3）应注意的问题

立档单位和全宗历史考证应该由档案工作人员或文书处理工作人员中，比较熟悉立档单位历史情况的同志来编写。考证的内容必须简要明确并有根据，不允许单凭回忆或印象编写，应当严肃认真，作出恰如其分的考证。