为了5分钟的分享,我准备了两个小时

今天的主题是写作,跟同事聊起这个话题,大家表示深受困扰,有货倒不出来,明明素材丰富,却不能有效组织起来;词汇量贫乏,翻来覆去就那几句,空洞无物,索然寡味;担心写不好迟迟动不了笔,临近任务期限草草应付了事;没有良好的写作习惯,不知道怎么搭建框架,想到什么写什么,主题不聚焦,不知不觉就跑题了。

其实,据我了解,很少有人不发怵写作的,不管是发通讯报道,还是写个人工作总结,或者是提炼典型经验,无一例外,都是从网上下载现成的模板,随便改改就交差了。我们不会被这样的内容打动,也不会有眼前一亮的感觉,因为通篇满满的空话套话,没有具体细节,没有特色亮点。只有个性化的内容才吸引人。

我自己也是学工科的,写作也是这几年才开始重视,一路磕磕绊绊跌跌撞撞,从2017年5月开通微信公众号,一直写到了现在。尽管每天都在写,经常也会有不知道写什么的恐惧。说白了,写作是技能,熟能生巧,写多了自然会有感觉。

市面上的写作培训有很多,用处没有想象的那么大。有些方法论,或者叫套路的东西,你如果第一次听说,会有豁然开朗醍醐灌顶之感,但是任何培训都解决不了的问题,就是你必须自己去践行去尝试去积累,没有速成之法。俗话说,光说不练假把式,想都是问题,做才有答案

我买过不少课程,关于写作的也不少。今天晚上跟大家分享的是关于职场写作,有些内容确实比较实用。可以拿来就用,帮助我们改进工作方法,以更职业的姿态完成工作。

文章不要上来就写,而是要先想再写,三个步骤完成构思过程,分别是基调、内容、结构。

第一步,基调。根据文章类型选择合适的基调,职场写作分为四大类:

  1. 工作总结类
  2. 调查报告类
  3. 请示申请类
  4. 项目计划类

年终总结:有深度。出发点是工作成果的回顾,落脚点是未来的行动计划。不列举业绩的流水账,把工作成果拔高,写出意义,提供不一样的观察视角,能够发现问题并提出解决方案。

调查报告:实事求是。做好基础调查工作,充分收集各相关方资料,措辞是“资料显示、数据表明”,而不是我认为、我估计。

请示申请:有主见。找领导要人要钱要资源,一定要有清晰的主见。不要让领导做问答题,让领导做选择题,并且能提供最佳选项,下属的任务就是为领导节省时间。

项目计划:可交付。按照OKR(Objective Key Result)目标管理工具来写,计划是由目标和关键结果构成的,大目标分解成小目标,关键结果用来衡量这些目标有没有完成。

第二步,内容。如果内容不够吸引人,读者随时会停下来,去做其他事情。从作者思维切换到读者思维,重要的事先说,先给出结论,再解释为什么。要激发读者的兴趣和好奇心,读完第一句话,就想看第二句,读完第二句,就像看第三句,一步步抽丝剥茧,解答读者心中的困惑。

比如你要撰写一份项目建议书,简单概括起来,就是你要做什么事,为什么要做这件事,计划怎么做,可以达到什么效果,需要花多少钱等等,一般企业内部都有固定的模板和行文风格,按部就班填充内容即可。

如果是做汇报,就要考虑怎么突出项目的重要性,先说什么再说什么,更容易说服听(领)众(导)。以下逻辑可参考,描绘项目愿景,列举关键痛点,给出解决方案,提供调查结果,展现独特优势,进行财务分析。

首先要描述项目愿景,用一句话总结项目的目标,然后列出关键痛点,解释项目的必要性,接着给出解决方案,并且有调查结果数据支撑,继续强调做成项目具备的独特优势,最后进行财务分析,提供详细的项目预算。

仔细想想,这其实也是销售策略。先说市场痛点,再列举商品价值点,最后报价,有了前面的铺垫,你本能的认为价格还算合理,于是更容易成交。

第三步,结构。文章结构清晰,信息完整,内容才易于阅读。不论你选择并列还是因果,总之一定要有结构。以流行的金字塔结构为例,塔尖是观点或结论,下面两层是案例或论据。不仅有观点,还要有案例,给出结论,就要有论据支撑。

比如前面提到的项目建议书,观点就是我们应该上这个项目,读者自然要问:为什么?金字塔第二层,因为有市场痛点,因为能够创造价值。继续发问:什么痛点?什么价值?这是金字塔第三层解释的内容。

金字塔结构原则是不重不漏,说起来容易,应用起来不简单。需要有意识的控制住发散的思维,凡事向下想三层,配合思维导图,经过一段时间的练习,思维逻辑会更加清晰。

写作要求我们在作者和读者两种角色之间自由切换,写之前你是作者,写完你就是读者。写作时假想对面坐着一个人,你在跟他沟通,你的每一句话都应该有价值。不妨问问自己,说清楚了吗,听明白了吗?

参考资料:有效提升你的职场写作能力

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